Pentru exercitarea funcției de control managerii se servesc de un întreg arsenal de metode și mijloace, tehnici și instrumente, procese și operațiuni de prelucrare a informaților de orice natură, provenite din mediul extern și intern al organizației. Așa cum rezultă din studiile realizate de diverși specialiști ai managementului această problemă prezintă o diversitate deosebită. Vom încerca în cele ce urmează a vă prezenta câteva puncte de vedere.
Potrivi autorilor Ivancevich J., Donnelly J., Gibson J. („Management. Principles andFunctions”, Richard D. Irwing Inc., Boston, 1989) există trei metode principale de control:
o Precontrolul - se pot situa aici domeniile resurselor umane (stabilesc o concordanță între cerințele postului și calitățile și abilitățile persoanei care-l ocupă); politicile utilizate (definesc acțiuni viitoare potrivite); luarea deciziilor privind resursele necesare organizației și investițiile (prin prisma profitabilității);
o Controlul direct - efectuat în special prin coordonarea directă a subordonaților și aflat în legătură directă cu funcția comunicării. Prin intermediul acestei metode se determină devierile de la standarde care impun măsuri coercitive rapide și eficiente;
o Post controlul - utilizând drept fundament rezultatele obținute anterior, managerii vor constata în ce măsură au fost realizate directivele/obiectivele propuse. Autorii sugerează luarea în calcul a următoarelor metode de post control:
- Analiza bilanțului financiar - sursa informațiilor asupra perioadei trecute;
- Analiza costurilor - una dintre componentele importante ale managementului științific;
- Evaluarea performanței angajaților - reprezintă activitatea cea mai dificilă din cadrul acestei metode, dat fiind că oamenii - sursa cea mai importantă a oricărei organizații - pot fii cu dificultate evaluați întrucât standardele de performanță sunt rareori obiective și simple;
- Controlul calității - o componentă din ce în ce mai importantă, în condițiile existenței contemporane.
Precontrolul, controlul direct și postcontrolul nu se exclud, ci ele se integrează într-un sistem de evaluare-control care utilizează standardele, informațiile despre performanțe, măsurile corective, în întregul proces organizațional, de la începutul până la sfârșitul acestuia.[1]
Dintre lucrările autorilor români considerăm deosebit de oportună acestei abordări '“Managementul organizației”A5elaborat de către Tiberiu Zorlențan, Eugen Burduș și Gheorghiță Căprărescu. Noutate abordării temei constă în primă instanță în titulatura funcției control-reglare, lucru care pune în atenție atât factorii perturbatori, existenți în cadrul și în afara oricărei organizații, cât și a entropiei[2] [3], care solicită realizarea reglării pentru ducerea la bun sfârșit a obiectivelor prestabilite ale organizației.
În cadrul subcapitolului „Metode, tehnici și instrumente specifice funcției de control - reglare'” sunt enumerate următoarele metode:
- diagnosticării - se efectuează în vederea identificării punctelor forte și a punctelor slabe ale activității organizației, precum și a oportunităților și pericolelor mediului ambiant extern care favorizează sau amenință dezvoltarea acesteia, precum și a cauzelor care le-au generat;
- controlului ierarhic direct - bazată pe observarea directă și controlul documentelor privind realizarea de către subordonați a obiectivelor și sarcinilor atribuite, totodată se verifică și se evaluează realizarea sarcinilor atribuite subordonaților prin fișa postului, precum și a sarcinilor atribuite ocazional;
- managementului prin bugete - bazată pe controlul realizării prevederilor bugetelor întocmite la nivelul firmei și a verigilor ei organizatorice. Metoda impune constituirea centrelor de gestiune internă (de venituri, de cheltuieli, de profit) pentru principalele activități: operativă-aprovizionare, producție și desfacere, investiții, cercetare-dezvoltare, socială și de gospodărire, de management general etc.;
- controlului financiar - vizează activitatea de ansamblu a organizației și evidențiază performanțele și sănătatea financiară a firmei, precum și șansele de a supraviețui. La baza metodei se află instrumente financiar-contabile de sinteză (bilanțul, contul de profit și pierdere, situația fluxului de numerar) și analiză pe bază de indici.
După cum am putut constata funcția de control este strâns legată de cea de planificare, prin obiectivele pe care le are de atins organizația. Funcția de control în cadrul sistemului de management este cea care furnizează informațiile sistemului în vederea luării unor decizii corecte sau a măsurilor de corecție-reglare necesare.
Controlul fiind cel mai prezent, pe întreg circuitul de producție, influențează strategiile de urmat privind:
- planificarea,
- organizarea,
- luarea deciziilor.
Se poate afirma astfel, fără a se greși, că această funcție reprezintă atributul[4] [5] oricărui manager. Mai mult la încheierea ciclului procesului de management, controlul joacă rolul unui feed-back negativ al întregului proces de producție[6]’.
[1] M. Zaharia și colab.- Management. Proces, sistem, funcții, Editura Omnia Uni - S.A.S.T, Brașov, 1997, pag. 299-301
[2] Editura Holding Reporter, București, 1996, pag. 335-354
[3] tendința de dezorganizare a sistemului - n.a
[4] însușire esențială; semn distinctiv, simbol (DEX, ediția a Il-a, Editura Univers enciclopedic, București, 1996, pag. 69)
[5] M.Zaharia și colab. - Management. Proces, sistem, funcții, Editura Omnia Uni - S.A.S.T,