Administrație publică

Noţiuni generale privind comunicarea. Modalităţi si modele de comunicare

Comunicarea – schimbul de informaţii, idei şi sentimente – a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere şi recepţie de simboluri care au ataşate înţelesuri. Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea de legături între oameni, între instituţii şi între instituţii şi oameni, legături asemănătoare unor punţi invizibile de esenţă informaţională.[1]

Unii specialişti au ajuns la concluzia potrivit careia, comunicarea reprezinta un principiu fundamental pentru toate componentele specifice activităţii manageriale[2], respectiv: comunicarea (schimb de informaţii de naturi diferite pe cale orală şi scrisă), care ocupă aproximativ o treime din timpul de lucru; managementul tradiţional (planificare, luare de decizii şi control), care ocupă aproximativ tot o treime din timpul de lucru; corelarea (interacţiunea, tot prin comunicare, cu cei din jur, din interior şi exteriorul organizaţiei), care ocupă în jur de o cincime din timp; managementul resurselor umane (motivare/încurajare, sfătuire/disciplinare, managementul conflictului, angajare de personal). In continuare se arata ca, pentru realizarea obiectivelor sale, managerul se va baza pe următoarele funcţii ale comunicării:

Funcţia de informare – organizaţiile au nevoie de interacţiuni în mediul exterior în care funcţionează şi în mediul interior între părţile ei componente. Cei mai importanţi sunt oamenii. Managerul este pus în faţa monitorizării la două feluri de informaţie: informaţia externă – trimisă şi primită prin intermediul activitatilor de marketing, reclama, aprovizionare, relaţii publice etc. şi informaţia internă – care circulă prin canalele formale şi neformale de comunicare.

Funcţia de comandă şi instruire – această funcţie a comunicării se referă la modalităţile prin care managerii se asigură că oamenii şi departamentele acţionează continuu în direcţia obiectivelor organizaţiei.

Funcţia de influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire – prin această funcţie se realizează moduri specifice de control asupra informaţiei şi asupra comportării membrilor organizaţiei.

Funcţia de integrare şi menţinere – funcţie ce trebuie privită sub următoarele aspecte:

• păstrarea organizaţiei în stare operaţională prin cursivitatea informaţiei;
• folosirea corectă a canalelor de comunicare pentru a evita încărcarea cu informaţie inutilă;
• sortarea şi verificarea datelor; integrarea părţilor în întreg prin raportarea lor la acesta şi la contextul în care părţile trebuie să funcţioneze.

Prin comunicare managerul poate asigura circulaţia informaţiei, in sensul ca informaţia corectă şi utilă trebuie să ajungă la locul potrivit în momentul potrivit astfel că eforturile tuturor să se coordoneze între ele. Pe de o parte managerii publici ştiu că succesul lor depinde în mare măsură de abilitatea lor de a comunica. Pe de altă parte, cel mai adesea, managerii nu ştiu ce înseamnă o comunicare perfectă şi eficientă. Unii afirmă că dacă, angajaţii şi-ar înţelege bine managerii, organizaţiile ar funcţiona mai uşor. Totuşi “neînţelegerile” s-ar putea dovedi utile, precum în cazul angajatului care percepe critica sarcastică a unui manager ca pe o sugestie.

O asemenea neînţelegere ar putea menţine temporar “pacea”. În general, comportamentele comunicaţionale ale managerilor se circumscriu unuia dintre următoarele modele: modelul săgeata şi modelul dans.

Modelul săgeată corespunde schemei Shannon-Weaver a comunicării conform căreia partenerii au roluri bine definite (emiţător şi receptor) iar receptorul percepe mesajul exact în forma şi cu conţinutul dorit de emiţător.

Intr-o adaptare după modelul Shannon – Weaver, procesul comunicarii poate fi reprezentat grafic, astfel:

În această schemă se observă că singura formă a retroacţiunii comunicării este „feed-back”-ul.

Studiile recente au arătat însă că putem vorbi şi de o retroacţiune de tip „feed-forward”. Diferenţa dintre cele două noţiuni este următoarea: feed-back-ul intră în funcţiune după atingerea finalităţii, oferind informaţii asupra felului cum a fost receptat mesajul (fluxul informaţional ce porneşte de la receptor la emiţător) şi asupra felului cum trebuie receptat mesajul (fluxul informaţional se porneşte de la emiţător la receptor); feed-forward-ul intră în funcţiune preventiv, anticipând o anumită evoluţie şi pe baza acestei anticipări persoana acţionează pentru a îmbunătăţi şansele de a atinge obiectivele dorite.

Modelul dans, aşa cum arată şi numele, este întemeiat pe o comparaţie între dans şi comunicare, între cele două tipuri de interacţiuni existând numeroase asemănări. Iată doar câteva, dintre cele mai importante: Comunicarea e folosită în scopuri multiple; Comunicarea implică o bună coordonare a înţelesurilor; Comunicarea presupune capacitatea de a anticipa reacţiile celorlalţi; Când comunicarea se întrerupe, nu e întotdeauna rezultatul neînţelegerilor, ci mai degrabă fiindcă unul din parteneri nu are capacitatea de a prevedea reacţiile celuilalt;

Comunicarea e guvernată de reguli. Există două tipuri de reguli care funcţionează în conversaţii – reguli de interpretare şi reguli de reglare. Comunicatorii deţin un repertoriu de abilitaţi care pot trece dincolo de nivelul conştient; Comunicarea, poate fi privită ca o activitate schematizată; Reuşita în comunicare, e o funcţie a gradului de coordonare, a modului în care şti să te adaptezi la mediu şi la partener.

Referitor la modalitatile de comunicare in managementul public, in mod asemenator managementului privat, intalnim comunicarea orală, comunicarea în scris si comunicarea non-verbală.

Situaţiile specifice de comunicare managerială orală sunt următoarele:

• Comunicarea faţă în faţă cu o persoană are avantajul că este directă şi că permite folosirea tuturor mijloacelor verbale şi nonverbale de comunicare. De asemenea poate fi interactivă, permiţând ajustarea mesajelor pe parcurs, pe baza feed-back-ului verbal şi nonverbal.
• Comunicarea interpersonală este importantă în situaţii de evaluare a performanţei şi motivare, de dare de instrucţiuni, de rezolvare de conflicte, de negociere etc. Comunicarea interpersonală focalizată pe construirea de relaţii interpersonale este necesară în procesul de îndrumare şi sfătuire a angajaţilor.
• Comunicarea managerială în grup are funcţiuni caracteristice cum sunt: ajută la definirea grupului, sprijină procesul de implementare a deciziilor şi schimbării. O formă a comunicării în grup este comunicarea în faţa unui auditoriu; ea are ca scop formarea unei imagini proprii, a grupului sau a organizaţiei.
• Comunicarea orală, ca mod de comunicare a managerului, trebuie să ţină cont de mulţi factori de context cum ar fi: cultura organizaţională, experienţele avute de a lungul comunicării anterioare, diverse motive care stau la baza relaţiilor personale, sociale şi profesionale. Adresarea orală are ca forme specifice mai importante prezentarea, briefingul, raportul de situaţie şi raportul final.[3]

Alt tip de comunicare orală este cea prin telefon. Aspectul distinctiv al acestei comunicări este lipsa din mesaj a elementelor de natură nonverbală. Aceasta generează o distanţă psihologică faţă de interlocutor care duce în mod firesc la un conţinut depersonalizat al mesajului.

Comunicarea cu mass-media poate îmbrăca forme diferite: interviurile exclusive şi spontane; comunicatele de presă; conferinţele de presă.

Planurile strategice ale organizaţiei trebuie să includă şi un plan în legătură cu relaţiile de comunicare cu mass-media.

In ceea ce priveste comunicarea în scris, un mesaj scris pentru a fi eficient trebuie sa intruneasca anume caracteristici, respectiv, să fie uşor de citit; corect; adecvat direcţiei de transmitere; să fie bine gândit.

Înainte de a comunica ceva, institutia publica, trebuie să stabileasca scopul pentru care doreste să transmita un mesaj, astfel incat, trebuie să clarifice dacă: este oportună transmiterea mesajului;  reacţia de răspuns este favorabilă;  mesajul transmis are şanse să-şi atingă scopul.

Pasul următor în procesul de scriere este clarificarea şi sistematizarea gândurilor în legătură cu materialul asupra caruia s-a decis că este oportun să il transmita. Acest proces cuprinde următoarele faze: generarea;  sistematizarea;  organizarea materialului.

Ultimul pas constă în scrierea propriu-zisă a mesajului, începând cu redactarea lui şi continuând cu editarea şi punerea lui în forma adecvată. Este extrem de important să se conştientizeze faptul că a gândi şi a scrie sunt două procese diferite. În general, etapa de gândire constituie aproximativ 40% din timpul necesar întocmirii unui mesaj scris, iar etapa a doua, de scriere propriu-zisă, restul.

În cadrul comunicarii non-verbale se poate analiza şi mediul în care are loc comunicarea. Este foarte important de stiut în ce mediu poate avea loc un dialog sau altul, astfel incat, ambientul contribuie la o bună desfăşurare a şedinţelor sau întrevederilor de orice fel.

Mediile prin care se transmit informaţiile de la emiţător la receptor reprezintă canalele de comunicare. Pentru a înţelege importanţa şi complexitatea comunicării prezentăm mai jos principalele canale de comunicare în instituţiile publice.

O configurare neformală a comunicării într-o instituţie publică o reprezintă generarea (lansarea) zvonurilor. Circulaţia zvonurilor poate scurcircuita canalele formale de comunicare. Lansarea unui zvon vizează :

• ţinta (obiectivul zvonului);
• declaraţia (ceea ce trebuie comunicat mediului ţintă);
• sursa (emiţătorul).

La nivel organizaţional există tendinţa de evitare a comunicării veştilor neplăcute care poate provoca uneori blocarea activităţii economice,

Unul dintre instrumentele strategiilor de schimbare a organizaţiei publice, il reprezinta comunicarea managerială eficientă. În multe dintre organizaţiile din economiile performante se constată în prezent tendinţa de descentralizare a structurii organizaţionale şi trecerea de la cea desfăşurată pe verticală la cea desfăşurată pe orizontală. Există tendinţa de adoptare a principiilor TQM (Total Quality Management), a ideii împuternicirii şi implicării angajaţilor şi a lucrului în echipe.

Comunicarea internă eficace devine un element cheie al strategiei organizaţiei, caracteristicile esenţiale ale acesteia devin astfel:

• comunicarea trebuie să aibă loc fără încetare şi prin orice mijloace;
• comunicarea trebuie să funcţioneze la nivel emoţional mai degrabă decât intelectual.

Comunicarea managerială include aspecte complexe corelate cu procesul de schimbare nu numai în comunicarea internă, cu angajaţii, ci şi în comunicarea externă, cu furnizorii, investitori, etc.

Comunicarea externă, impune efortul spre dezvoltarea deprinderilor de comunicare managerială între culturi organizaţionale şi naţionale diferite. Se observă schimbări fundamentale în comportarea presei şi a auditoriului organizaţiei:

• apariţia unor probleme extrem de complexe (Ex. responsabilitatea organizaţiei faţă de mediu);
• nevoia de transparenţă a sistemului de decizii;
• nevoia de a comunica totul şi imediat;
• credibilitatea internă şi externă a conducerilor organizaţiilor;
• nevoia schimbării percepţiei investitorilor faţă de organizaţie;
• nevoia parteneriatului cu sindicatele.

Relatiile publice, elemente ale procesului de comunicare la nivelul instituţiei publice 

Conceptul de „relaţii publice”, a fost folosit la jumătatea secolului al XIX-lea în SUA, când, din nevoi practice, s-a conturat o nouă optică privind stabilirea şi menţinerea relaţiilor întreprinderilor producătoare cu publicul consumator, conceptul de „relaţii publice” sau “public relations” fiind din ce în ce mai utilizat şi în managementul public românesc.[4]

În Europa, conceptul de “public relations – PR-” a pătruns prin mijlocire franceză, extinzîndu-se foarte mult în a doua jumătate a secolului XX. În prezent, nu există instituţie publica, întreprindere ori firmă care se respectă fără să aibă propriul serviciu de PR.

Definirea conceptului de „PR” a fost influenţată de poziţia pe care s-au situate diferiţi teoreticieni. Astfel, conceptul de PR a fost primit de către unii din punct de vedere psihologic, de către alţii din punct de vedere sociologic, filosofic, teoretic sau aplicativ etc., ceea ce explică existenţa numai în literatură americană a peste 1000 de definiţii.

În ciuda marii lor varietăţi, aceste definiţii exprimă, evident în maniere diferite, o concepţie nouă despre modul în care o instituţie trebuie să-şi creeze relaţii cu oamenii, să le menţină şi să le dezvolte.

Prin exemplificarea unor definiţii elaborate de autorităţi în materie consideram ca vom putea obtine o imagine clara asupra notiunii de relaţii publice:

Asociaţia Internaţională a Relaţii Publice (1978): “Practica relaţiilor publice este arta şi ştiinţa socială a analizării unor tendinţe, a anticipării consecinţelor lor, a sfătuirii liderilor unei organizaţii şi a implementării unor programe de acţiune, care vor servi atît interesele organizaţiei, cît şi interesele publicului”.

Public Relations News (1994): “Relaţiile Publice sunt funcţia de conducere care evaluează atitudinile publicului, apropie politicile şi procedurile unui individ sau ale unei organizaţii de interesele publicului, planifică şi execută un program de acţiune pentru a cîştiga înţelegerea şi acceptarea publicului”. 

Cezar Caluschi (2006): “Relaţiile Publice sunt acele procedee de comunicare ce ajută la atingerea mai multor categorii de obiective, cum ar fi: preîntîmpinarea şi rezolvarea unor crize, rafinarea metodelor de obţinere şi maximizare a profitului, crearea, schimbarea sau cosmetizarea imaginii unei organizaţii”.[5]

Fata de cele mai sus expuse si departe de confuzia cu fenomenul publicitar, consideram ca o definiţie simplă, a notiunii de Relaţii Publice ar putea fi: „ansamblul instrumentelor, mijloacelor si metodologiei  folosite de către o instituţie pentru a crea un climat de încredere şi simpatie în randul publicului si al propriului personal”.

In ceea ce priveste institutia publica, relaţiile publice, prin scopul lor general şi prin maniera specifică în care se realizează, nu numai că sunt necesare dar sunt şi posibile la orice instituţie şi la orice nivel începand cu nivelul central al statului şi pana la palierul administraţiei locale.

În noţiunea generală de relaţii publice sunt incluse urmatoarele  tipuri de activităţi:

• cercetarea
• elaborarea mesajelor
• relaţiile cu presa
• activităţile de management
• consilierea
• organizarea de evenimente speciale
• training pentru apariţiile publice
• serviciile publice

Ne vom referi în cele ce urmează la activitatea de Relaţii Publice într-o institutie publică, sintagmă foarte des confundabilă, atat din cauza traducerii nepotrivite (relaţii cu publicul), cît şi a neînţelegerii corecte a sensului.

Prin noţiunea de “Public Relations” (Relaţii Publice), apărută în Occident încă de la începutul sec. XIX, se subînţelegea o comunicare unilaterală – de la o organizaţie / instituţie către public. Pe parcursul anilor fenomenul în cauză a fost supus unor evoluţii importante, devenind o comunicare bilaterală, care implică şi activitatea de cercetare, de planificare a serviciilor şi persuasiune a publicului asupra eficienţei activităţii corespondente serviciilor publice.

Specialiştii în Relaţii Publice (RP) au propus mai multe definiţii pentru această noţiune, numind RP “profesia cu o mie de definiţii”. După profesorul M. Regneală, specialist în ştiinţa informării, Relaţiile Publice sunt o funcţie a managementului care permite definirea şi menţinerea identităţii unei organizaţii prin ameliorarea comunicării externe şi interne.[6]

In ceea ce priveste dimensiunea interna, putem exemplifica relaţiile dintre angajaţii unei primarii pentru a asigura informaţia la timp, favorizînd, astfel, bunul mers al instituţiei.

Dimensiunea externa presupune o atenţie deosebită acordata publicului, relaţiile de colaborare şi parteneriat, relaţiile cu mass-media. Acestea urmăresc asigurarea şi menţinerea încrederii diferitelor categorii de public, atragerea şi implicarea lor în activitatea acestora.

Tehnicile de lucru utilizate de RP sunt preluate din marketing, reclamă, publicitate şi se intersectează mai ales ca finalitate, impunînd şi ele unele clarificări terminologice.[7] Relaţiile Publice, însă, constituie o funcţie complementară a marketingului care ajută la realizarea scopurilor organizatorice, prin crearea unui mediu favorabil de activitate şi a unei imagini care să definească locul institutiei respective în cadrul altor instituţii publice, făcînd uz de instrumentele publicităţii. Ele trebuie să pună în evidenţă informaţia sau serviciul, pentru a captiva atenţia publicului.  La baza RP se află efortul de a convinge, ceea ce presupune cunoaştere, argumentare, raţiune. În acest sens ele nu pot fi o alternativă la propagandă, care reprezenta pe timpuri impunerea opiniilor şi a convingerilor în mod conştient şi constant. Acum propaganda poate fi mai curînd un termen “istoric” şi nu ar trebui să reprezinte o sursă de confuzie. Persuasiunea operează cu nişte metode mult mai subtile, bazate pe credibilitate, încrederea şi receptivitatea publicului – principii democratice care separă RP de propagandă. Spre exemplu, o institutie nu poate funcţiona eficient dacă nu cunoaşte suficient de bine comunitatea în care activează: cetatenii, beneficiarii serviciilor publice, partenerii, angajaţii. Iar fără RP adecvate nu poate să funcţioneze eficient nici democraţia. E necesar de monitorizat permanent opinia publică, obţinînd un feed-back real, încercînd ca acesta să fie luat în considerare în activitatea de viitor.

Cele mai importante activităţi de RP sunt:

• Informarea permanentă a publicului despre serviciile şi activitatile oferite  
• Consultarea publicului şi armonizarea activităţii la doleanţele lui
• Asigurarea transparenţei accesului la informaţie
• Activitatea de promovare a valorilor cu caracter general uman
• Formarea şi menţinerea imaginii
• Colaborarea cu alte instituţii
• Conlucrarea cu colaboratorii altor servicii
• Convingerea prin argumente ra-ţionale pentru a cîştiga încredere
• Asigurarea unei comunicări eficiente.

Prin urmare, RP reprezintă o activitate universală, la baza căreia stau două repere principale – informarea şi comunicarea. Important e ca la beneficiar să ajungă exact informaţia de care are nevoie pentru a-şi forma sau schimba atitudinea faţă de bibliotecă.

RP nu implică angajarea în institutie a noilor specialişti - e necesară, doar multiplicarea competenţelor şi creşterea responsabilităţilor acestora. Şi dacă luăm în considerare că principalul rol în activitatea unei institutii publice il are cetateanul, utilizatorul serviciilor publice, putem aprecia mai bine amploarea şi influenţa RP, care se ocupă de relaţiile dintre organizaţie şi publicul implicat în activitatea acesteia.

In ceea ce priveste comunicarea interna, aceasta reprezintă unul dintre cele mai dificile aspecte ale muncii unui manager. Sursa majorităţii problemelor de comunicare o constituie diferenţa dintre conţinutul mesajului sau impactul pe care managerul intenţionează să-l transmită şi modul în care ceilalţi membri ai organizaţiei recepţionează mesajul. Acest aspect se refera la câteva dintre modalităţile prin care managerii pot reduce diferenţa dintre mesajul transmis de ei şi mesajul receptat de angajaţi.[8]        

Relaţiile Publice se bazează în totalitate pe sentimentul de încredere pe care îl creează persoanele sau instituţiile interesate, la nivelul altor instituţii sau al publicului larg. Pentru a cîştiga acest sentiment de încredere se desfăşoară un ansamblu de activităţi care trebuie derulate pe o perioadă de timp delimitată sau nelimitată, unde sunt angrenaţi mai mulţi angajaţi şi care acţionează pe baza unui plan foarte bine stabilit, respectîndu-se reguli semantice. Toate aceste elemente trebuie private ca un întreg şi mai mult decît atat, rezultatul este planificat, prevăzut şi aşteptat chiar.

Avand în vedere aceste considerente apreciem că avem de-a face nu cu o derulare de activităţi la nivelul instituţiilor, ci cu un întreg proces care poartă numele de proces de relaţii publice. Astfel, este vorba de un adevărat proces care funcţionează pe baza unor reguli bine structurate şi care se regăsesc în mecanismul psihologic de formare a încrederii.

În încercarea de definire a mecanismului psihologic de formare a încrederii, marea majoritate a autorilor s-au referit, mai ales, la schimbările sau modificările ce au avut loc la nivelul psihicului uman, atunci cand acesta este supus unui proces de relaţii publice, şi mai puţin la mecanismele care declanşează aceste modificări sau schimbări. Cea mai potrivită opinie ni s-a părut cea a domnului Stancu Şerb, opinie potrivit căreia procesul de relaţii publice are ca scop principal cîştigarea încrederii şi poate fi reprezentat ca un ansamblu de vectori care acţionează în mai multe etape şi la niveluri diferite, avînd drept scop schimbarea sau modificarea unor reprezentări, despre un obiect sau fenomen.[9]

Ajunse la un anumit punct, acestea au rolul de a face un individ sau o instituţie să accepte o nouă versiune a respectivului obiect sau fenomen.

În concluzie, putem afirma că:

• relaţiile publice sunt o funcţie a conducerii instituţiei
• relaţiile publice sunt o activitate planificată
• relaţiile publice nu pot fi eficiente fără apelul la cercetarea publicului şi la metodele şi teoriile din ştiinţele sociale
• relaţiile publice se bazează pe comunicare totală
• relaţiile publice implică o responsabilitate socială.

In ceea ce priveste imaginea institutiei, reputatul viitorolog Alvin Toffler, în celebra sa carte “Puterea în mişcare”, dă contrar unui adevăr al zilelor noastre triumviratul “muşchii, banii şi mintea”, care a fost motor al dezvoltării societăţii omeneşti din cele mai vechi timpuri şi până în prezent, tinde să se restrângă.

Astăzi, se constată că puterea revine prevalent aceluia care controlează (deţine, creează, foloseşte) informaţia (prin informaţie înţelegîndu-se atît noutatea banală cît şi tehnologiile ultrasofisticate).

După cum se observa, noua eră se clădeşte, în special, pe extraordinara dezvoltare a sistemelor informaţionale, pe multiplele aplicaţii ale acumulării, transmiterii şi valorificării cuceririlor ştiinţei moderne care duce, inevitabil, la o nouă organizare a vieţii economico-sociale, cu implicaţii multiple pe plan politic.

In general institutia publica este interesata de impactul pe care informaţia îl are asupra imaginii sale.  În ultima vreme, practica a dovedit faptul că imaginea unor instituţii/organizaţii are o valoare patrimonială şi este uneori esenţială în scopul creşterii credibilităţii acesteia.

In concluzie, prin notiunea de imagine a institutiei, se intelege un atribut al vieţii publice, dar şi psihosociale bazat pe capacitatea psihicului uman de a-şi construi reprezentări mentale, capacitate care este esenţială în actul comunicării. “Imaginea poate să influenţeze puterea de decizie a unui individ sau a unei colectivităţi.[10] Această concluzie ne conduce la altă definiţie şi anume că, prin imagine se înţelege reprezentarea unor atitudini, opinii sau prejudecăţi cu privire la o persoană, un grup de persoane ori la opinia publică faţă de o instituţie. Altfel spus, imaginea este o părere a unei persoane, grup de persoane sau a opiniei publice despre instituţia respectivă.

Înţelegerea termenului de imagine şi identificarea tehnicilor sau metodelor de formare a acesteia ne este facilitată de conceptul de reprezentare. Astfel cum am mentionat, psihicul uman are capacitatea de a-şi construi reprezentări mintale cu privire la diferite aspecte ale vieţii sociale sau politice, ori cu privire la o persoană, o instituţie sau un obiect. Aceste reprezentări sunt puternic condiţionate de modul nostru de a gandi, a acţiona, a percepe ori a organiza informaţiile pe care le deţinem.

Se poate astfel afirma că repezentarea unor obiecte sau instituţii constituie un atribut al vieţii psihice a fiecărui individ astfel încît, pot exista mai multe reprezentări decît persoane.[11] În concluzie, numai o reprezentare corectă va schimba sau va forma imaginea pozitiva a unei institutii.

Respectul fata de cetateni, instrument eficace de buna gestionare a imaginii unei institutii publice. Dincolo de aserţiunile pur teoretice privind conceptul de reprezentare stă un fapt cu profunde semnificaţii în planul relaţiilor publice: imaginea instituţiei. Formarea imaginii  se poate realiza aplicând o anumită politică ce ţine, pe de o parte, de stilul managerial al conducătorului instituţiei şi, pe de altă parte, de activitatea desfăşurată de “angajaţi”. În practică, această politică se traduce într-o serie de activităţi de relaţii publice concertate şi defalcate în timp, care au menirea de a forma, schimba sau menţine imaginea instituţiei.

Aceste activităţi sunt:

• Dezvoltarea unui management de înaltă performanţă la nivelul institutional. Succesul la nivelul institutional pentru a forma, schimba sau menţine imaginea este derularea unei activităţi performante. În practica relaţiilor publice se vorbeşte de un slogan care este esenţial pentru imagine: “ să faci lucruri bune şi să spui cu tărie acest lucru”; prin “lucruri bune” se înţelege fie un serviciu public de calitate sau un produs informaţional, cel mai bun în domeniu sau la nivelul celor mai bune, fie servicii de informare şi documentare ireproşabile. În cazul  instituţiilor de stat puse în slujba cetăţeanului, un management defectuos poate duce la perturbarea unei activităţi şi, de aici, pot apărea încălcări ale drepturilor şi libertăţilor cetăţeneşti. Dacă mai era necesar, iată încă o justificare a necesităţii ca managementul desfăşurat în gestionarea imaginii să fie performant.
• Dezvoltarea la nivelul institutiei a unei strategii de cîştigare a încrederii şi simpatiei propriilor functionari. Acest tip de strategie de relaţii publice presupune o “îndoctrinare” a personalului cu o filosofie a instituţiei administratitve, în care elementul esenţial este înţelegerea rostului – cultural, social, economic etc. – al acesteia. Aceasta înseamnă că fiecare angajat trebuie făcut să se simtă coparticipant la activitatea instituţiei, iar în mintea sa instituţia să fie proiectată ca fiind aceea care-i permite să-şi manifeste din plin spiritul inventiv, creator şi, în ultimă instanţă, personalitatea. Desigur, e uşor de spus, dar mai greu de realizat, întrucît activitatea în sine presupune o investiţie de timp, răbdare şi pasiune din partea managerilor publici, înţelegere şi răbdare din partea functionarilor publici.

         Consideram in sinteza că educaţia permanentă a personalului în acest sens, in primul rand, trebuie să vizeze respectul faţă de cetăţeni, adica, înţelegerea faptului că specialistul în relatii publice şi ştiinţa informării este la dispoziţia cetăţeanului, şi nu invers. De asemenea, se inscriu aici si respectul faţă de lege; conduită ireproşabilă atît la locul de muncă, cît şi în societate în familie,; dorinţa de autodepăşire, de a promova, de a-şi perfecţiona pregătirea; dorinţa de a contribui cu toată energia lui creatoare la bunul mers al institutiei din care face parte.

• Desfăşurarea unei campanii publicitare susţinute. Practica demonstrează că, pentru a fi crezut, este necesar să arăţi celorlalţi – beneficiarilor potenţiali, propriilor beneficiari, comunităţii pe care o serveşti – că produsele culturale sau informaţionale, serviciile pe care le pui la dispoziţie sunt de calitate. În acest sens, spoturile, care redau o anume idee de echilibru, prezentate, dacă se poate, de cîteva ori pe zi, în perioadele de maximă audienţă a mijloacelor de informare în masă, pot avea un impact puternic asupra beneficiarilor potenţiali. De asemenea, campania publicitară trebuie să fie o acţiune de informare corectă a publicului larg despre: obiectivele şi sarcinile institutiei publice; atribuţiile institutiei publice conferite de lege; metode folosite în activitate; succese; dificultăţi întâmpinate în muncă.

Activitatea de informare a comunităţii  trebuie să se desfăşoare regulat, după un anumit orar sau periodic, în cadrul unor emisiuni distincte la mijloacele de informare în masă cu cea mai mare audienţă în rândul publicului.

• Folosirea parteneriatelor ca suport de promovare a imaginii.În activitatea de relaţii publice, organizatiile folosesc ca suport de promovare a imaginii, sponsorizarea. Instituţiile publice, dependente de ordonatorii de credite, cu un buget care abia îi acoperă cheltuielile care îi permit să supravieţuiască, trebuie să ducă o politică de parteneriate care să-i servească drept suport de promovare a imaginii. Atunci cînd parteneriatele sunt gestionate corect, ele pot aduce servicii imaginii instituţiei.
• Angajarea unui personal foarte bine pregătit, cu o comportare decentă şi îndepărtarea celor care comit abateri. Personalul autoritatilor publice are un rol esenţial în promovarea unei imagini de marcă a acesteia. Bunul mers al institutiei şi, categoric, succesul acesteia depinde de calitatea personalului. Din acest punct de vedere, indiferent de specificul activităţii desfăşurate în in respectiva organizatie, se vor avea in vedere elemente de management de resurse umane:[12]

Tot în legătură cu calitatea personalului se pune problema îndepărtării acelor persoane care sunt compromise sau au o imagine publică negativă, deoarece publicul asociază imaginea institutiei cu imaginea negativă a acelor functionari.

 În acest context, specialistul în relaţii publice are un rol esenţial. Profilul acestuia arată în felul următor:

• abilităţi  de rezolvare a problemelor
• colaborare
• de scriere asumarea răspunderii
• de vorbire
• de ascultare             
• cunoştinţe - echilibru şi bun simţ
• media - iniţiativă şi entuziasm
• management - curiozitate intelectuală
• domeniul de afaceri - tolerează frustrarea
• aptitudini

Întreţinerea unor relaţii foarte bune cu mass-media. Aceasta este o condiţie indispensabilă succesului. Nu avem nici un motiv să păstrăm la distanţă presa, întrucît interesul nostru este diametral opus. Ceea ce noi ne dorim este să fim cunoscuţi la adevărata noastră valoare. De regulă, acest lucru se întîmplă cu ocazia campaniilor publicitare prilejuite de anumite evenimente. În restul timpului, este necesar să abordăm relaţia cu ei cat mai deschis.

“Relatii publice” sau “relatii cu publicul”. Confuzii terminologice. In aceasta sectiune Nu vom incerca sa dam explicatiile cuvintelor “relatii” si “public” pe care le ofera dictionarul ci ne vom referi anume la asemanarile si diferentele dintre notiunile mentionate in titlu. Pentru a fi cit mai expliciti vom apela la unele definitii formulate de catre specialistii in comunicare. Intr-o opinie doctrinara se mentioneaza urmatoarele:[13] "Notiunea de relatii cu publicul ca sfera de realizare a comunicarii institutionale este dimensionata in peste 500 de definitii…" Iata cateva dintre acestea:

"Activitatea deliberata, programata si continua spre a stabili si mentine intelegerea reciproca intre organizatie si publicul sau." ( Lloyd, 1987)

"Tentativa de a obtine sustinerea unei activitati, a unei cauze, a unei miscari sau a unei institutii din partea publicului prin informatie, convingere si adaptare."(Bernays 1952)

"Arta si stiinta in obtinerea armoniei prin intelegerea reciproca in baza adevarului si a informatiei depline." (Black, 1994)

"Efortul planificat si organizat pe care-l depune o firma sau o institutie pentru a stabili raporturi mutuale benefice cu diverse publicuri." (Barquero Cabrero, 1994).

"Relatiile publice pot fi definite ca ansamblu de mijloace folosite de catre institutii si intreprinderi pentru a crea un climat de incredre si simpatie in rindul propriului personal, precum si in rindul publicului."[14]      

Toate aceste definitii releva urmatoarele trasaturi comune:    

• Este o activitate informationala deliberata, neintrerupta, programata;
• Comunicare interactiva;       
• Relationare a institutiei cu divers public;    
• Este o arta, dar si o stiinta;   
  • Rentabilitate de durata.

Titulatura de “Relaţii cu publicul” reprezintă numai un segment din RP – contactul cu publicul larg căruia îi oferă informaţii, îi prestează servicii şi diverse programe culturale. Prin RP, însă, înţelegem un ansamblu de mijloace folosite de institutia publică pentru a crea un climat de încredere şi bună colaborare nu numai cu beneficiarii serviciilor lor, respectiv, cetatenii, dar şi cu alte persoane: între functionarii instituitiei, autoritatile administrative, mass-media, alte instituţii de cultură.

Aşadar, aceste două noţiuni nicidecum nu desemnează aceeaşi activitate şi nu pot fi utilizate ca sinonime. E o confundare regretabilă a două activităţi diferite, care comportă sensuri diferite, şi avînd tehnici distincte. Comun pentru ele este operarea cu ajutorul aceluiaşi instrument de bază – comunicarea, conştientizînd, astfel, rolul transparenţei şi implicării publicului în procesele decizionale.

Pentru a evita confuziile, pe lîngă termenul de RP se mai foloseşte şi cel de Public Affairs (Afaceri Publice), care pentru o instituţie publica pare nu prea potrivit, “afacerile” nefiind compatibile cu administratia de stat. Mai potrivită pentru institutii publice este totuşi, expresia “Relaţii Publice”, o noţiune mai largă, care vizează toate persoanele şi organizaţiile cu care contactează respectiva institutie în scopul stabilirii relaţiilor favorabile cu publicul larg şi crearea imaginii pozitive in societate.

Specialistii in domeniu PR-lui (Public Relations) din spatiul romanesc s-au impartit in doua tabere.Primii sustin ca termenul de relatii cu publicul si relatii publice nu sunt sinonime, perecum cred ceilalti. Ei considera ca sint doua activitati total difrite. Intiiul termen se refera strict la relatia cu publicul intern sau extern, pe cind cel de al doilea are un cimp de activitate mult mai vast (crearea imaginii, solutionarea situatiilor de criza, consilierea liderilor in privinta imaginii proprii si a institutiei, organizarea evenimentelor speciale, scrierea si editarea de mesaje etc.) si care il include pe primul (relatiile cu publicurile institutiei).            

Cei din urma, insa inteleg aceste notiuni ca fiind absolut identice din considerentul ca toate actiunile intreprinse de catre specialistul in PR se fac doar pentru publicul unei organizatii indiferent care ar fi el din interior sau exterior.

Managementul, funcţie fără de care nu poate activa eficient nici o entitate sociala, cu atat mai mult o institutie publica,  implică unele tehnici care interferează mai multe tipuri de activităţi: marketing, relaţii publice, reclamă, promovare servicii publice ş.a., dar care împreună au acelaşi scop principal – stabilirea şi menţinerea imaginii institutiei prin comunicare şi colaborare cu publicul, urmărind în permanenţă extinderea segmentului de utilizatori.

Esenţial pentru imaginea unei institutii publice este „să faci lucruri bune şi “să spui cu tărie acest lucru”, prin “lucruri bune” înţelegîndu-se oferirea informaţiilor de calitate şi servicii ireproşabile pentru cetateni, cu maxim de eficienţă şi cu efort raţional.

Imaginea unei autoritati administrative, in esenta consta in:

• Management performant
• Marketing şi relaţii publice profesioniste
• Codul etic al functionarilor publici.

Dimensiunea juridica privind liberul acces la informaţiile de interes public si transparenta decizionala

Daca in administratia particulara, managementul este dirijat catre organizarea rationala a resurselor si mijloacelor pentru obtinerea unui maxim de profit, in administratia publica exista particularitati de organizare impuse de insasi pozitia acesteia de mecanism intermediar de executie al puterii politice, slujind un interes general statal.

Asfel, realizarea unor valori politico-sociale prin faptul administrativ local impune la nivel de organizare, anumite imperative care nu intotdeauna tin seama de pretul de cost si de randament. Bunăoară, interesele publice au cerut ca, la nivel local, in Sectorul 1 al Municipiului Bucuresti, sa se infiinteze o şcoală de arte si meserii numai pentru câtiva elevi, deşi acest lucru este deosebit de costisitor şi nerentabil.

Fata de aceste realitati importanta transparentizarii bugetului local apare deasupra oricarei discutii. Sub acest aspect trebuie luate in considerare determinarile si influentele actiunilor cetatenesti, ca mediu social, asupra administratiei publice locale si in mod corelativ, rolul care acesta din urma il are in evolutia colectivitatii locale.Este vorba despre un complex de relatii intre cele doua sisteme, care relatii se completeaza si se presupun reciproc.  

Astfel, sistemul administratiei publice locale, privit ca un sistem de organizare sociala bazat pe relatiile intre oamenii ce desfasoara activitatea de organizare a executarii legii si exsecutare in concret a legii, trebuie privit sub aspectul raporturilor cu Sistemul Social Global, adica societatea in ansamblul sau, respectiv, colectivitatea locala in cazul sistemului administratiei publice locale.

Relatiile dintre administratia locala si colectivitatea guvernata se bazeaza, asa cum specialistii sociologi au afirmat, pe de o parte - pe determinarile si influentele exercitate de colectivitatea locala asupra sistemului administrativ, exprimate prin notiunile de socialitate si sociabilitate administrativa (Claude Gayard – Despre instrumentele sociale – Tratat de stiinte adnministrative, Ed Mouton Paris, 1966),pe de alta parte – pe rolul activ al sistemului administratiei publice locale fata de transformarile ce au loc in societate.Determinarile si influentele exercitate de colectivitatea locala asupra sistemului administrativ ; socialitatea administrativa – determinarile sociale asupra functionalitatii        

Avand in vedere realitatile dinamicii sociale, nu se poate vorbi despre un sistem abstract de administratie publica, ci de un tip istoric concret de administratie publica intr-o tara sau alta. Sub acest aspect se observa ca sistemul administrativ local exista in timp si spatiu in raport cu un anumit tip de societate locala care isi pune amprenta structurilor si stratificarilor sale asupra guvernului local si aparatului de specialitate al acestuia. Spre exemplu, socialitatea se refera la impactul mediului social asupra administratiei locale si arata trasaturile care particularizeaza o anume administratie locala in raport cu mediul social al colectivitatii locale in care sunt organizate si functioneaza consiliul local si primarul.  In ceea ce priveste mediul social, sunt avute in vedere, elementele caracteristice acestuia, precum, mediul geografic, traditiile cultural istorice si ocupatia oamenilor care alcatuiesc gruparea sociala.

Aceste elemente sociale au determinari, in principal, asupra functionalitatii administratiei publice locale.  Astfel, elementele functionale ale administratiei – specificul activitatilor cu caracter de dispozitie sau prestatie, vor fi configurate in raport cu cerintele mediului social respectiv, in asa fel incat sa poata fi accesibil acestuia. In aceste coordonate, plasarea in teritoriu a serviciilor publice de interes local subordonate consiliului local se va realiza, fie intr-un anumit punct al teritoriului, fie rasfirate in teritoriu, astfel incat sa poata fi mai usor accesibile unui anume grup social integrat colectivitatii locale, respectiv, intregii colectivitati locale.

De exemplu, amplasarea unitatilor scolare sau centrelor de impozite si taxe locale, se va face in  raport cu densitatea populatiei scolare, respectiv populatiei contribuabile, astfel incat sa faciliteze in mod egal accesul la aceste servicii publice.

Sociabilitatea administrativa si gradul de deschidere catre cetateni. Sociabilitatea administraţiei publice locale, ne arată în ce măsură aceasta este deschisa catre mediul social şi în funcţie de gradul de deschidere, ne arată dacă este sau nu compatibilă cu colectivitatea locală administrată.

Exista sisteme compatibile – deschise colectivitatii locale ceea ce faciliteaza penetrarea acestora de catre mediul social, atat sub aspect structural - organic, cat si material – functional.

Exista sisteme incompatibile – atat in ceea ce priveste compozitia sociala a functionarilor ce alcatuiesc sistemul administrativ local, cat si sub aspectul functionalitatii, ca efect al inadaptarii administratiei publice la mediul social, exprimate prin functionare defectuoasa ori respingerea oricaror forme de participare cetateneasca sau din partea societatii civile.

Avand in vedere cele mai sus expuse, vobim asadar despre rolul activ al sistemului administratiei publice locale fata de transformarile ce au loc in societate.

Compatibilitatea presupune în primul rând reglarea structurilor şi acţiunilor administrativ locale în corelaţie  cu nevoile colectivităţii deservite. Atfel, se impune, cunoasterea deplina a nevoilor colectivităţii locale, deoarece, numai o cunoaştere deplină a particularităţilor locale, poate determina un rol activ de natură să acţioneze pentru  perfecţionarea continua a calităţii vieţii membrilor colectivităţii locale.

Acesta cunoastere se realizeaza prin asigurarea procurarii informatiilor necesare de catre administratie, prin orice modalitate, inclusiv forme de participare sociala.

Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public este o lege adoptata in interesul democratiei, ocrotirii valorilor statului de drept si  respectului fata de cetatean.

Consolidarea democratiei si reforma in administratia publica, presupun institutionalizarea transparentei in relatiile cetatean si instituti/autoritati publice. Totodata, legea de fata reprezinta un pas major in schimbarea de mentalitate in relatia dintre cetatean si functionarii publici.

Sunt astfel preluate dispozitii cuprinse in Declaratia Universala a Drepturilor Omului – art.19 si dezvoltate  prevederile constitutionale cuprinse in art. 31 Constitutia Romaniei.[15]

Potrivit Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public si HG nr. 123/2002 ce reglementeza modul de organizare a compartimentelor specializate din instituitii publice, autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia de a organiza compartimente specializate  de informare şi relaţii publice sau de a desemna persoane cu atribuţii în acest domeniu.

Asigurarea de către autorităţile şi instituţiile publice a accesului la informaţiile de interes public se face din oficiu sau la cerere, prin intermediul compartimentului pentru relaţii publice sau al persoanei desemnate în acest scop.

Prin Legea nr. 544/2001, pe de o parte, este circumstanţiat dreptul la petiţionare, ca drept fundamental cetăţenesc relativ la  dreptul persoanei de a solicita  informaţii cu privire la activităţile oricarei instituţii care utilizează resurse financiar publice, adică informaţii care sunt de interes public. Pe de altă parte,  Legea nr. 544/2001 reuneşte în protecţia ei juridică şi reglementează în mod nuanţat două drepturi fundamentale , anume, dreptul la petiţionare, şi dreptul la informaţie înscrise  în art. in art. 47 si art 31 ale Constituţiei Romaniei , de unde şi caracterul de normă mijloc, care asigură traducerea cerinţelor fundamentale de reglementare a ordinii sociale înscrise în Constituţie, în limbaj specific dreptului  în domeniul libertăţii cetatenilor de a se adresa Autoritatilor Publice in vederea realizarii accesului lor liber la orice informaţie de interes public.

Spre deosebire de OG 27/2002, care reglementează dreptul cetăţenilor de a se adresa instituţiilor publice prin petiţii formulate în nume propriu, unde accentul cade pe latura activă a raportului administraţie – cetăţean, respectiv, dreptul subiectiv recunoscut şi ocrotit de lege aparţinând unei persoane fizice sau juridice, Legea nr. 544/2001 are în centrul atenţiei dimensiunea pasivă a acestei relaţii, adică, obligaţia instituţiei publice de a asigura liberul acces la informaţiile de interes public. Această axiomă se desprinde cu uşurinţă din economia legii care obligă instituţiile publice să furnizeze din oficiu informaţii de interes public cu caracter esenţial, şi de asemenea să răspundă în termene relativ scurte solicitărilor scrise sau verbale, respectiv, 10 zile.

Informarea cetăţenilor asupra diferitelor  drepturi subiective ce le aparţin, dar şi asupra mijloacelor legale de protecţie de care dispun în raporturile cu administraţia, reprezintă în Romania unul din elementele esenţiale în efortul de construcţie unei administraţii publice democrate, pentru ca reda transparenţa administrativă. Cu cât  transparenţa administrativă este mai reală, cu atât vor exista mai multe avantaje procedurale, iar costurile suplimentare la nivel societal vor fi compensate mai eficient.

În concret, există anumite exigente ce se cer a fi îndeplinite în aplicarea Legii 544/2001

• Accesul mai bun la informaţii printr-o raţională aplicare şi delimitare a noţiunii de “secret administrativ”;
• Publicarea proiectelor de decizii în vederea consultării şi atragerii cetăţenilor la elaborarea acestora. Se menţine un climat participativ al oamenilor în concordanţă cu Legea nr. 52/2003 privind transparenţa administrativă, de natură să duca la eficientizarea procesului decisional.

Respecterea elementelor de procedură- contradictorie, cu respectarea dreptului cetăţenilor de a cunoaşte conţinutul dosarului şi a primi răspuns formulat în scris în mod corelativ cu obligaţia administraţiei de a motiva în scris răspunsul. Soluţiile adoptate trebuie justificate, astfel încât cetăţenii să înţeleagă şi să însuşească soluţia sau dimpotrivă să o conteste şi să poată motiva un eventual recurs administrativ sau o acţiune în justiţie.

Conform Legii nr. 544/2001, „prin informaţie de interes public” se înţelege „orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei autorităţi publice sau instituţii publice”, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a acelei informaţii"(art. 2, lit.b).

Informaţiilede interes public pot fi obţinute în baza procedurilor reglementate de Legea nr. 544/2001 şi utilizate în cadrul proceselor de elaborare a actelor normative şi de participare la luarea deciziilor, reglementate de Legea nr. 52/2003.

Astfel, remarcăm importanţa deosebită pe care o are înţelegerea a cel puţin două tipuri de distincţii utile punerii în practică a principiului transparenţei - categoriile de informaţii şi categoriile de subiecţi reglementate de Legea nr. 544/2001 şi respectiv de Legea nr. 52/2003.

Coroborând prevederile Legii nr. 544/2001 (mai ales cele din art. 12) cu prevederile altor legi în vigoare, observăm că toate informaţiile produse ori gestionate de autorităţile administraţiei publice (care utilizează fonduri publice) sunt, efectiv, informaţii de interes public.  Accesul la aceste informaţii rămâne să fie nuanţat procedural, observând şi faptul că, în funcţie de criteriul folosit (provenienţă, destinaţie ori afectaţie), informaţiile pot fi categorizate astfel:

1) publice sau private, dacă sursa informaţiilor este o persoană de drept public, respectiv de drept privat[16];

2) publicabile sau nepublicabile, dacă informaţiile sunt sau nu destinate aducerii la cunoştinţa publicului larg;

3) de interes public sau  de interes privat.Aceasta este o distincţie fundamentală între obiectul unei petiţii sau cereri obişnuite[17], care trebuie să fie motivată de un interes personal (fie valorificarea unui drept, fie îndeplinirea unei obligaţii, fie repararea unui prejudiciu), şi obiectul unei solicitări de informaţii în baza Legii nr. 544/2001, care nu trebuie motivată în nici un fel, întrucât se referă la modul în care autorităţile administraţiei publice îşi îndeplinesc obligaţia de bună administrare a treburilor publice;

În funcţie de modalitatea de acces, informaţiile de interes public, astfel delimitate, sunt la rândul lor împărţite pe trei mari categorii:

1) informaţii liber accesibile - toate acele informaţii care trebuie comunicate din oficiu, conform art. 5 din Legea nr. 544/2001 şi conform art. 6, alin. 1, art. 7, alin. 1, art. 10   şi   art.   12   din   Legea   nr.   52/2003,   respectiv informaţiile care se comunică la cerere, conform art. 6 - 11 din Legea nr. 544/2001 şi art. 11, alin. 2 din Legea nr. 52/2003;

2) informaţii restricţionate de la liberul acces[18] - acele informaţii care, fără a fi clasificate drept secrete de stat ori secrete de serviciu (conform Legii nr. 182/2002), nu pot fi totuşi comunicate în mod liber, ci trebuie protejate prin alte măsuri decât cele prevăzute de Legea nr. 182/2002;

3) informaţii clasificate - Legea nr. 182/2002 privind informaţiile clasificate şi care trebuie citită în relaţie cu tema cercetării de faţă, stabileşte criteriile prin care anumite categorii de informaţii produse ori gestionate de autorităţile publice sunt protejate împotriva acţiunilor de spionaj, compromitere sau acces neautorizat, alterării sau modificării acestora, precum şi împotriva sabotajelor ori distrugerilor neautorizate (art. 4, lit. a).

Informaţiile exceptate de la liberul acces - unul din aspectele majore care necesită clarificări în vederea aplicării corecte a legislaţiei se referă la sub-domeniile restricţionate de la aplicarea prevederilor generale de transparenţă, respectiv criteriile utilizate pentru delimitarea (temporară) în afara domeniului reglementat atât de Legea nr. 544/2001, cât şi de Legea nr. 52/2003 a unor activităţi (ori rezultate ale activităţilor) ale autorităţilor adminstraţiei publice.

Managementul modern la nivelul administraţiei publice în Romania, presupune derularea procesului de comunicare în dimensiunile sale clasice, respectiv, comunicarea internă şi cea externă. Comunicarea externă presupune, pe de o parte, activitatea de informare a cetăţenilor – relaţii cu publicul -  şi activitatea de informare a mass media – relaţii publice, pe de altă parte, comunicarea internă presupune informarea personalului propriu.

Pentru desfasurarea optimă a activităţii în aceste domenii şi asigurarea  unei gestionari eficace a imaginii în aplicarea Legii nr. 544/2001, institutiile publice au luat hotararea înfiiţării unor servicii specializate, în principal pe probleme de comunicare, pe de o parte pentru informarea directa a persoanelor  - Servicii de Relaţii cu Publicul şi pentru informarea cetăţenilor  - Servicii de Relaţii Publice, pe de altă parte;

In ceea ce priveste relaţiile cu publicul, informaţiile de interes public referitoare la activitatea şi programul de lucru cu publicul al serviciilor de specialitate din cadrul instituţiei, sunt furnizate pe loc, la cerere,  în vederea realizării drepturilor recunoscute şi ocrotite de lege pentru cetăţeni, conform prevederilor art. 31 Constituţia Romaniei, Legii nr 544/2001 privind liberul acces la informaţile de interes public şi  H.G. 123/2002 privind metodologia de aplicare a legii nr. 544/2001 ;

De asemenea, sunt oferite cetăţenilor cereri tip, pliante, ghiduri şi materiale informative conţinând lista actelor necesare pentru obţinerea diferitelor documente de interes public, etc.  În majoritatea situaţiilor, accesul la informaţiile de interes public se realizează prin consiliere, cetăţenii fiind informaţi asupra drepturilor şi obligaţiilor lor, demersurilor ce trebuie sa le facă înaintea autorităţilor administrative si termenului legal de soluţionare a cererilor, potrivit legii. Legea nr. 544/2001 conferă dreptul oricăror persoane fizice sau juridice de a obţine informaţii de interes public relative la activitatea institutiei. Prin “informatii de interes public” se intelege  toate “informaţiile care se referă sau rezultă din activităţile institutiei”.  Excepţiile sunt detaliate de lege şi privesc numai unele categorii de informaţii din domenii ca: siguranţa naţională, activităţile comerciale, datele personale sau procedurile judiciare.

In ceea ce priveste dimensiunea juridicaa procesului de transparenta decizionala, relativ la contextul politic al adoptării legii cadru, trebuie mentionat ca Legea 52/2003 a fost adoptata de Parlament in 21 ian 2003 (MO nr. 21/03.02.2003 şi a intrat in vigoare la 04 aprilie 2003. Legea transparenţei decizionale face parte dintr-un pachet legislativ mai larg de instituţionalizare a transparenţei în administraţie şi de combatere a corupţiei, alături de alte reglementări cum ar fi accesul la informaţie, finanţarea partidelor politice, achiziţiile electronice, declararea averilor, declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţilor

Exista trei cerinţe esenţiale pentru reforma relaţiei dintre administraţie şi cetăţean şi pentru instituţionalizarea transparentei:- Accesul la informaţie; – Consultarea; - Participarea civica;Aceste cerinţe se regăsesc atât in normele Uniunii Europene, ale celorlalte organizaţii internaţionale precum, Consiliul Europei, OSCE, OECD, cat şi in practica tarilor democratice, mai ales in democraţia nord- americana, anglo-saxona şi, mai nou, in tarile baltice.

Legea se inspira din Sunshine Law din SUA şi din reglementările OECD. Legea se adresează tuturor cetăţenilor şi formelor asociative dar principalii beneficiari vizaţi de legiuitor sunt asociaţiile oamenilor de afaceri, sindicatele şi organizaţiile neguvernamentale.

Legea se aplica ministerelor şi agenţiilor neguvernamentale, autorităţilor publice autonome, serviciilor descentralizate, primăriilor şi consiliilor de la nivel judeţean şi local. Este o schimbare fundamentala de optica şi practica in relaţia dintre administraţie-ca gestionara a banului public şi cetăţean - în calitate de contribuabil de la principiul „noi ştim sa decidem ce e mai bine pentru voi” la principiul „ noi va consultam şi decidem împreună cu voi”.

Nu este vorba aici de democraţie directă, ci de o democraţie participativă în care nu se înlocuieşte, ci se creşte responsabilitatea gestionarii actului administrativ. Responsabilitatea pentru conţinutul actelor normative sau deciziile luate aparţine însă integral celor aleşi sau desemnaţi să conducă instituţiile publice.

Conform prevederilor Legii nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, procesul decizional are două componente majore - elaborarea actelor normative şi luarea deciziilor în şedinţele forurilor deliberative. Totuşi, înainte de a analiza aceste două componente ale procesului decizional, se impune precizat încă o dată că produsele acestui proces sunt, la rândul lor, informaţii de interes public, care urmează să fie transmise comunităţii prin intermediul mijloacelor de informare în masă.

Pe de altă parte, în funcţie de raza teritorială a aplicării lor, actele administrative se împart în acte cu aplicare generală (pe întreg teritoriul ţării) şi acte cu aplicare locală (în unităţi administrativ-teritoriale bine definite). Nu în ultimul rând, mai distingem, în funcţie de domeniile de activitate în care se aplică, acte de administraţie generală (cu aplicare în toate domeniile de activitate) şi acte de administraţie specială (cu aplicare în sectoare de activitate bine determinate).[19]

Astfel, ţinând cont de aceste clasificări şi de intenţia legiuitorului (care decurge inclusiv din conţinutul recomandărilor SIGMA), conchidem că prevederile Legii nr. 52/2003 se aplică în privinţa actelor administrative normative, în special cu efecte externe, emise de autorităţile enumerate în art. 4, indiferent de sfera de aplicare teritorială ori de domeniile de aplicabilitate[20].

Art. 4 al Legii nr. 52/2003 exclude din sfera de aplicare puterea legislativă (Parlament) şi puterea judecătorească (instanţe), cărora li se pot aplica prevederile art. 6 doar cu privire la elaborarea unor acte administrative normative cu efecte interne. Mergând însă mai departe cu distincţiile, să observăm că procesul elaborării actelor normative (art. 6 din Legea nr. 52/2003) se aplică în cadrul tuturor autorităţilor administraţiei publice enumerate, pe când procesul participării la şedinţele forurilor deliberative se aplică doar acelor autorităţi care au astfel de structuri. Consiliile locale şi cele judeţene sunt, cel mai evident, astfel de autorităţi, ele fiind constituite ca foruri deliberative de decizie.

Totuşi, în ciuda faptului că şedinţele acestor din urmă foruri nu sunt intitulate şedinţe publice în sensul Legii nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, aceleaşi prevederi se aplică şi consiliilor colegiale de la conducerea ministerelor ori chiar comitetelor inter-ministeriale, care iau decizii în formula şedinţelor publice reglementate de art. 7 - 10 din Legea nr. 52/2003. Administraţia publică se confrună în zilele noastre cu noi exigenţe, ce decurg din însuşi statutul de instituţii publice pe care îl au structurile administraţiei publice şi din specificul lor, acela de a servi interesul general.

Preocuparea pentru imagine este nouă în administraţie, în general, şi aproape inexistentă pentru instituţiile publice din România. Natura însăşi a serviciului public, de exemplu, este suficientă pentru a determina legitimitatea sa. Este necesară însă o schimbare de mentalitate instituţională în România, într-o nouă paradigmă socială, în care cetăţenii sunt în acelaşi timp şi utilizatori şi acţionari.

Pentru a lucra cu eficacitate, organismele publice trebuie să adopte o politică de comunicare, o politică de informare privind funcţionarea lor, să iniţieze acţiuni de publicitate şi de relaţii publice. Acestor noi exigenţe privind comunicarea externă li se adaugă exigenţe interne, cum ar fi nevoia de coeziune internă şi deci, necesitatea existenţei unei politici de comunicare internă.

Administraţia va trebui să-şi fixeze în etapa actuală două obiective importante, şi anume, cel al calităţii şi cel al notorietăţii, pentru modernizarea administraţiei.

Câteva principii de acţiune ar fi necesare:

− profesionalismul:

− comunicarea internă va fi prioritară, dar se va avea în vedere echilibrul între comunicarea internă şi comunicarea externă;

− comunicarea nu va însemna doar transmiterea de informaţie, ci va implica şi ascultarea, deci va constitui un schimb de informaţii, idei, opini;

− investiţia pe termen lung în tehnica de comunicare, cunoaştere şi capitalul uman.

[1] Daniel Serbanica – “Relatii publice” - Editura Academiei de stiinte economice, Bucuresti, 2005, p. 56

[2] Paul Marinescu - Management public, Editura Universitatii Bucuresti, op. cit, p. 24

[3] Prezentările pot avea loc în interiorul organizaţiei sau în exteriorul ei. În cazul prezentărilor în interiorul organizaţiei se presupune, în general, că auditoriul are caracteristici comune. În legătură cu prezentările în faţa unui auditoriu extern organizaţiei, pot apărea două probleme importante: dificultatea adaptării prezentării şi a vorbitorului la auditoriul şi cadrul extern, mai puţin cunoscute; faza dificilă a întrebărilor şi răspunsurilor.  Câteva din neajunsurile frecvente, în legătură cu prezentările atât interne cât şi externe, pot fi: prezentările sunt confuze (informaţia trebuie astfel organizată încât să poată fi urmată şi înţeleasă); prezentările sunt prea lungi (concizia, alături de claritate, este întotdeauna apreciată pozitiv); prezentările sunt neconvingătoare (auditoriul trebuie convins că informaţia este importantă şi că argumentele sunt corecte); stilul de prezentare a informaţiilor este deficitar. Briefingul este o prezentare mai scurtă cu scop de rezumare a unor informaţii sau cu scop de informare la zi privind activităţi de afaceri, proiecte în desfăşurare, programe sau proceduri. Ca format, briefingul este de obicei o comunicare într-un singur sens, de la vorbitor spre auditoriu; procesul de informare poate să implice şi auditoriul. Raportul are ca scop analiza situaţiei unei activităţi sau proiect şi constă în prezentarea de informaţii relevante pentru o anumită fază a acestora sau pentru finalizarea lor. Raportul de situaţie se face printr-o prezentare de 30-40 minute. Scopul raportului de situaţie este de a familiariza auditoriul cu starea la zi a proiectului sau activităţii şi, uneori, să facă referiri la proiecţii în viitor.  Raportul final este o prezentare formală majoră de 40-60 minute, destinată analizei muncii la întregul proiect, de la început până la sfârşit. Are ca scop recomandarea pentru luarea unor decizii sau rezolvarea unei probleme, prezentarea unui rezultat final al muncii în cadrul unui proiect.  Situaţiile neprevăzute de comunicare orală apar frecvent în activitatea de comunicare a managerului. Calitatea acestei forme de comunicare poate creşte dacă avem în vedere faptul că perioada de graţie (intervalul dintre întrebare şi răspuns) furnizează timpul necesar pentru a decide asupra ideilor ce se vor emite şi pentru a lua decizii legate de mesaj.

[4] Aplicarea conceptului de “PR” în abordarea relaţiei dintre producător şi consumator în SUA, şi-a dovedit eficienţa şi s-a consolidat în sec. al XX-lea, materializîndu-se în numeroase oficii de “consilieri” în relaţii publice, în foarte multe servicii de relaţii publice. De exemplu, în 1957, în această ţară există 1100 de firme de “consilieri” în relaţiile publice, iar peste 5000 de întreprinderi aveau servicii serioase de „relaţii publice”.

[5] Cezar Caluschi - O noua frontiera - comunicarea directa,–Ed Polirom, Iasi 2006

[6] Mircea Regneală - Vocabular de biblioteconomie si stiinta informării  - vol.I-II, - Asociatia Bibliotecarilor din Învătământ - România, Bucuresti, 1995-1996. – p 252p. ; p. 278;

[7]Reclama – are menirea de a atrage atenţia unui produs sau serviciu în scopul comercializării; Publicitatea – este o modalitate de a populariza produsul / serviciul public în scopul de a-l menţine în centrul atenţiei publice. Aceste două domenii ar putea fi doar nişte funcţii ale RP în atingerea scopurilor promoţionale şi de comunicare; Marketingul este un sistem complex de studiere a cererii orientat spre satisfacerea necesităţilor utilizatorului şi crearea unui avantaj competitiv.

[8] Gheorghe Cornescu – Management de la teorie la practica, Ed. Universitatii Bucuresti, Bucuresti, 2001;

[9] Serb Stancu - Relatii publice si comunicare – Ed. Teora, Bucuresti, 2001, p. 21;

[10]Cornelia Bacoş, “Rolul imaginii asupra mentalităţii colective“, Revista Societate şi Cultură nr. 3/1992, p. 23;

[11] În concepţia unor specialişti, reprezentările cu privire la percepţia realităţii se formează în două planuri: 1-un plan al vizibilităţii proximale (nemijlocite), în care instituţia este percepută prin simţuri, avînd practic dimensiuni reduse; 2-un plan al vizibilităţii distale (mijlocite, mediate), inaccesibil în mod direct, dar accesibil prin oricare sistem mijlocitor (media). Ceea ce este important pentru noi, ca instituţie, este că, în cazul grupurilor sociale, reprezentarea instituţiei ţine seama în principal de credinţe, atitudini, opinii, şi nu în ultimul rînd, de principalele valori sociale create de grupul respectiv. Tocmai aceste valori constituie şi vor constitui întotdeauna criteriul esenţial la care se vor raporta toţi atunci cînd îşi formează imaginea despre ceva sau cineva. Cel care doreşte să formeze o imagine, în faţa unui grup social, trebuie să nu piardă din vedere faptul că există unele elemente care nu trebuie atinse, modelate, mişcate sau transformate. Acesta este cazul credinţelor care au o viaţă lungă în conştiinţa grupului respectiv şi care este bine să fie puse în valoare sau amintite, dar nu schimbate. De asemenea, trebuie mult lucrat cu opinii, acestea avînd o situaţie instabilă în conştiinţa colectivă şi de la ele se poate trece foarte uşor la atitudini.

[12] temperamentul candidatului; trăsăturile de caracter; atitudinile, aptitudinile şi abilităţile psihice; interesele, aspiraţiile, dorinţele; nivelul de pregătire profesională şi vîrsta; experienţa în postul pentru care solicită încadrarea; starea de sănătate; activităţile extraprofesionale desfăşurate; comportarea în familie şi societate; situaţia familială; motivul pentru care se face angajarea.

[13] Constatin Marin -  Comunicarea institutionala, Chisinau, 2001;

[14] Stancu Serb, op. cit., p. 56;

[15] In Anexa 1 sunt prezentate Normele internationale si legislatia interna relative la dreptul de informare al cetatenilor si transparenta decizionala

[16] Conform literei legii, o companie naţională poate acţiona ca o barierăîn calealiberului accesla informaţii,obiectând cănu este obligată sa se supună dispoziţiilor Legii nr. 544/2001. De bună seamă, conform spiritului Legii accesului la informaţie, o astfelde atitudineeste regretabilă,dar ease poateintâlni în practică. Situaţia poate fi uşor depăşită dacă se solicită informaţiile respective din partea autorităţii administraţiei publice  care  are  atribuţii  de  control  sau  verificare ori supervizare   asupra   activităţii   unei   astfel   de   companii naţionale, ori care a semnat un contract cu aceasta .Astfel, informaţiile despre activitatea companiei naţionale în cauză rezultă ori privesc activitatea autorităţii administrative către care se îndreaptă solicitarea de informaţii, iar aceasta din urmă operează resurse financiare publice şi nu se poate deroba de obligaţia instituită prin Legea nr. 544/2001.

[17] Reglementate prin Legea nr. 233/2002 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor

[18] Dispoziţiile privind restricţiile legale de la aplicarea principiului liberului acces sunt cuprinse in art.12, alin.1 din Legea nr .544/2001:

 Se exceptează de la accesul liberal cetăţenilor:

1. a) informaţiile din domeniul apărării naţionale, siguranţei şi ordinii publice, dacă fac parte din categoria informaţiilor clasificate, potrivit legii
2. b) informaţiile privind deliberările autorităţilor, precum şi cele care privesc interesele economice şi politice ale României, dacă fac parte din categoria informaţiilor clasificate, conform legii
3. c) informaţiile privind activităţile comericale sau financiare, dacă publicitatea   acestora   aduce   atingere   principiului concurenţei loiale, conform legii
4. d) informaţiile cu privire la datele personale, conform legii
5. e) informaţiile privind procedura în timpul anchetei penale saudisciplinare, dacăse pericliteazarezultatul se dezvăluie surse confidenţiale ori se pun în pericol viaţa, integritatea corporală, sănătatea unei persoane în urma anchetei efectuate sau în curs de desfăşurare
6. f) informaţiile privind procedurile judiciare, dacă publicitatea acestora aduce atingere asigurării unui proces echitabil ori interesului legitim al oricăreia dintre părţile implicate în proces
7. g) informaţiile a căror publicare prejudiciază măsurile de protecţie a tinerilor.

In acelasi sens sunt si prevederile din Legeanr.52/2003,art. 5:

Prevederile prezentei legi nu se aplică procesului de elaborare a actelor normative şi procesului de participare la luarea deciziilor în cadrul] şedinţelor [publice] în care sunt prezentate informaţii privind:

1. a) apărarea naţională, siguranţa naţională şi ordinea publică, interesele strategice economice   ale   ţării,   precum   şi deliberările   autorităţilor,   dacă   fac   parte   din   categoria informaţiilor clasificate, conform legii
2. b) valorile, termenele   de   realizare   si   datele  tehnico-economice ale activităţilor comerciale sau financiare, dacă publicarea acestora aduce atingere principiului concurenţei loiale, potrivit legii
3. c) datele personale, potrivit legii.

[19] Pentru   o  discuţie  detaliată   asupra   clasificării   actelor administrative după o varietate de criterii, a se vedea „Actul administrativ", pag. 75-101, în Brezoianu Dumitru - Drept administrativ şi ştiinţa administraţiei. Bucureşti: Paideia/Me-tropol,1994.

[20] Trebuie remarcat aici că anexele actelor administrative normative fac parte integrantă din actul normativ respectiv şi trebuie supuse procedurii prevăzute la art. 6 în integralitatea lor. Pe cale de consecinţă, documentele de strategie, de dezvoltare ori de precizare a unei poziţii oficiale, pe care o autoritate a administraţiei publice le adoptă prin decizii administrative, sunt acte normative în înţelesul art. 3(a) şi trebuie, de asemenea, supuse procedurii prevăzute de art. 6 (a se vedea, cu precădere, documentele de poziţie care descriu poziţia României cu privire la capitolele de negociere din procesul de aderare la Uniunea Europeană).