Pentru ca actul administrativ să fie legal, el trebuie, în primul rând, să fie, aşa cum am menţionat, emis de către autoritatea administrativă competentă, adică de către autoritatea căreia legea îi conferă dreptul şi, totodată, în anumite cazuri, obligaţia de a emite acel act administrativ. Problema competenţei, în emiterea actelor administrative, priveşte nu numai autoritatea de la care emană actul, ci şi persoana din cadrul acelei autorităţi, funcţionarul care emite actul.
Totodată, actul administrativ trebuie să fie în conformitate cu legea, el fiind emis tocmai pe baza şi în vederea executării legii.
De asemenea, la emiterea actelor administrative trebuie respectate condiţiile de formă şi de procedură prescrise de lege pentru emiterea actelor respective. Nerespectarea acestor condiţii duce la neluarea în considerare a acelor acte. Aşa de exemplu, dacă un act administrativ nu poartă semnătura persoanei competente sau ştampila organului emitent, acel act nu este considerat a fi valabil..
În marea lor majoritate, aşa cum arătam, actele administrative sunt emise în formă scrisă, întrucât aceasta prezintă o serie de avantaje.
Astfel, forma scrisă este recomandată spre a se putea cunoaşte exact conţinutul actului administrativ, astfel încât acesta să poată fi executat întocmai de către cei care au această obligaţie. Totodată, forma scrisă constituie un puternic mijloc de probă pentru a se putea dovedi, în caz de litigiu, prin înscrisul respectiv, drepturile şi îndatoririle pe care le conţine.
Totodată, forma scrisă asigură cele mai bune condiţii pentru exercitarea controlului asupra legalităţii actelor administrative.
Forma scrisă este absolut necesară în cazul actelor administrative cu caracter normativ, precum şi în alte situaţii ca, de exemplu, în ceea ce priveşte legitimaţiile, diplomele, certificatele, adeverinţele, procesele-verbale etc..
Forma orală (verbală) a actelor administrative este utilizată, de regulă, în caz de urgenţă când, pentru desfăşurarea anumitor acţiuni, în timpul oportun, nu mai este posibilă emiterea unui act scris, întrucât prin acesta s-ar întârzia prea mult acţiunea respectivă, care trebuie înfăptuită imediat şi de regulă sunt urmate de confirmarea scrisă.
Conform dispoziţiilor Legii contenciosului administrativ, tăcerea autorităţii administraţiei publice este socotită ca refuz de a rezolva favorabil cererea ce i-a fost adresată. Este o soluţie firească, deoarece, în caz contrar, nu se mai justifică acţiunea în justiţie a persoanei interesate.
Alteori, însă, tăcerea ar putea fi interpretată ca aprobare, potrivit adagiului qui tacit consentire videtur (cine tace consimte). De pildă, un organ inferior solicită organului superior aprobarea pentru a acţiona într-un anume fel. în acest caz, tăcerea ar putea fi considerată ca o aprobare.
În ceea ce priveşte procedura emiterii actelor administrative, legea poate stabili şi cerinţa anumitor avize pentru emiterea unui act administrativ, date de către alte organe decât organul emitent.