Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici administrează evidenţa naţională a funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, pe baza datelor transmise de autorităţile şi instituţiile publice (art.25- Legea nr. 188/1999).
Evidenţa funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici în cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice se ţine de Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.
În scopul asigurării gestionării eficiente a resurselor umane, precum şi pentru urmărirea carierei funcţionarului public, autorităţile şi instituţiile publice întocmesc dosarul profesional pentru fiecare funcţionar public.
Funcţionarul are dreptul să cunoască dosarul său profesional, iar instituţia respectivă are obligaţia să permită funcţionarului să-şi exercite dreptul la cunoaşterea dosarului personal şi la eliberarea, la cerere, a unor copii de pe actele existente în dosarul său personal.
Formatul standard al evidenţei funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, precum şi conţinutul dosarului profesional, se stabilesc prin hotărâre a Guvernului, la propunerea Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici.
Autorităţile şi instituţiile publice răspund de întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi asigură păstrarea acestora în condiţii de siguranţă.
În cazurile de transfer sau de încetare a raporturilor de serviciu, autoritatea sau instituţia publică păstrează o copie a dosarului profesional şi înmânează originalul funcţionarului public, pe bază de semnătură.
Autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia de a comunica Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, în termen de 10 zile lucrătoare, orice modificare intervenită în situaţia funcţionarilor publici.
Persoanele care au acces la datele cuprinse în evidenţa naţională a funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, precum şi la dosarul profesional al funcţionarului public au obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor cu caracter personal, în condiţiile legii.
La solicitarea funcţionarului public, autoritatea sau instituţia publică este obligată să elibereze un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, vechimea în muncă, în specialitate şi în funcţia publică.