Din punct de vedere filosofic, orice fenomen cuprinde două laturi: conţinut şi formă. În general se afirmă unitatea dialectică dintre conţinut şi formă, unitate care joacă un rol deosebit de important în dezvoltarea sistemelor. Această unitate poate fi exprimată în următoarele teze: a) conţinutul este factorul determinant , iar forma este modul de manifestare al conţinutului, cadrul în care acesta capătă caracter concret; b) forma joacă un rol activ, grăbind sau frânând dezvoltarea conţinutului ca mod de existenţă al acesteia. Conţinutul se schimbă întotdeauna înaintea formei, ceea ce conduce la o contradicţie. Rezolvarea ei reclamă înlăturarea formelor învechite.11
Pentru a produce efecte, voinţa subiectelor îndrituite să administreze treburile publice trebuie să se manifeste, să fie exteriorizată în formele prevăzute de lege. Numai în felul acesta ea poate fi cunoscută de participanţii la procesele administrative şi poate conduce, uneori, la stabilirea, modificarea sau stingerea raporturilor juridice de drept administrativ. Sub acest aspect, forma este inerentă oricărui demers, oricărei manifestări de voinţă, a administraţiei publice, producătoare sau nu de consecinţe juridice.
Formele procedurale sunt constituite din formalităţi, ca elemente de detaliu, unele esenţiale, unele accesorii, care alcătuiesc laolaltă forma actului sau altei manifestări de voinţă.
Atunci când forma devine scop în sine şi nu reprezintă expresia conţinutului, ne aflăm în faţa fenomenului de formalism. Formalismul este o exagerare a formei în detrimentul dreptului, care, de cele mai multe ori, este sacrificat
În dreptul administrativ (sau procedural administrativ ca subramură) forma prezintă următoarele caracteristici:
- a) Este, atunci când legea o prescrie, un element esenţial al actului, deoarece în absenţa ei acesta este sancţionat, în principiu, cu nulitatea;
- b) Este obligatorie şi exclusivă, în sensul că pentru efectuarea valabilă a unui act părţile ori administraţia trebuie să respecte forma desemnată de legiuitor.
Într-un domeniu în care voinţa nu dobândeşte eficacitate procedurală decât prin intermediul unei forme determinate, este normal ca substituirea unei forme cu alta să se învecineze cu inexistenţa actului.
- c) Este abstractă şi constantă deoarece pentru acelaşi act forma este invariabil aceeaşi, fără deosebire de conţinutul concret pe care îl cuprinde şi care este diferit, de la caz la caz.
Formele procedurale îndeplinesc printre altele rolul de a permite eficacitatea demersurilor administrative, care nu trebuie de fiecare dată să se reinventeze, dar şi pe cel de protejare a celor administraţi, care pot să îşi valorifice mai uşor drepturile în faţa administraţiei, în cunoştinţă de cauză şi pot fi mai greu de şicanat, ori se pot mai uşor proteja de uşurinţa sau reaua-credinţă a administratorului public.