Organizarea este procesul prin care se prefigurează aria de acţiune şi se realizează alocarea resurselor şi disponibilităţilor, odată cu delegarea autorităţii necesare realizării în cele mai bune condiţiuni a obiectivelor previzionate a fi realizate de un serviciu public.
În literatura de specialitate funcţia de organizare este definită ca fiind “ansamblul proceselor de management prin intermediul cărora se stabilesc şi se delimitează procesele de muncă fizică şi intelectuală şi componentelor lor (mişcări, operaţii, timpi, lucrări, sarcini etc.), precum şi gruparea acestora pe posturi, formaţii de muncă, compartimente şi atribuirea lor personalului, corespunzător anumitor criterii economice, tehnice şi sociale, în vederea realizării în cât mai bune condiţii a obiectivelor previzionate.”[1]
Atunci când este realizată în mod corespunzător, funcţia de organizare clarifică următoarele probleme:
- cine anume şi ce trebuie să facă;
- cine răspunde şi de ce răspunde;
- care sunt canalele de comunicare;
- gruparea optimă a activităţilor omogene şi a celor specializate.
Ca funcţie a managementului serviciilor publice organizarea se particularizează prin:
- delimitarea proceselor de muncă în componentele sale procesuale cu grad de agregare diferit (sarcini, atribuţii, activităţi şi funcţiuni);
- corelarea acestor componente procesuale cu componentele sistemelor de obiective (fundamentale, derivate, specifice, individuale, etc.);
- constituirea de componente structurale optime (posturi, funcţii, compartimente etc.) ca suport organizatoric al derulării proceselor de muncă din cadrul serviciului public.
În doctrină sunt relevate câteva noi tendinţe în ceea ce priveşte evoluţia funcţiei de organizare a managementului serviciilor publice, printre care:
- structurile organizatorice, cu precădere cele din sfera serviciilor publice, tind să devină tot mai descentralizate. Această tendinţă transformată în realitate va elibera de formalism actualele structuri şi le va conferi o independenţă şi o flexibilitate crescânde;
- configuraţia organizatorică va permite stimularea spiritului antreprenorial, organizaţiile devenind mai creative şi mai receptive la nou;
- fiind mai puţin rigide, noile structuri organizatorice vor putea să se adapteze mai rapid la schimbările mediului;
- posturile vor fi adaptabile în funcţie de caracteristicile fiecărei persoane, iar structura grupurilor de muncă va constitui o problemă internă a acestora;
- delegarea de autoritate va conduce la reducerea birocraţiei şi a ierarhiilor.
Atribuţiile administraţiei publice în materie de organizare reprezintă în mod indiscutabil, sub aspect cantitativ şi calitativ, una dintre cele mai importante laturi prin care administraţia îşi realizează funcţiile sale în cadrul sistemului social.
Fiind abilitate de lege cu competenţa de a organiza servicii publice de interes local, autorităţile administraţiei publice locale sunt obligate să asigure şi condiţiile organizatorice şi să aprobe instrumentele manageriale necesare pentru începerea activităţii.
Astfel, potrivit art. 38 alin.2 din Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, consiliile locale “aprobă, la propunerea primarului, în condiţiile legii, organigrama, statul de funcţii, numărul de personal şi regulamentul de organizare şi funcţionare….ale instituţiilor şi serviciilor publice, precum şi ale regiilor autonome de interes local”, iar potrivit art. 38 lit.n “asigură….condiţiile materiale şi financiare necesare bunei funcţionări a instituţiilor şi serviciilor publice de sub autoritatea sa”.
Iată deci, că odată cu organizarea serviciului public administraţia locală îi oferă acestuia şi primele instrumente de management, respectiv regulamentul de organizare şi funcţionare şi organigrama.
Ì Regulamentul de organizare şi funcţionare este principalul document de reglementare internă al oricărei organizaţii, de obicei având următoarea structură:
- Dispoziţii generale
În acest capitol se vor preciza: actual de înfiinţare al serviciului public (hotărârea consiliului local sau judeţean, după caz) denumirea, sediul şi patrimoniul serviciului public, modul de finanţare, statutul juridic al acestuia, forma de organizare (cu sau fără personalitate juridică), obiectul de activitate şi oricare alte reglementări cu caracter general.
- Sistemul de management, care va cuprinde caracteristicile constructive şi funcţionale ale componentelor sale, respectiv:
- subsistemul metodologic;
- subsistemul decizional;
- subsistemul informaţional;
- subsistemul organizatoric;
Aici trebuie reflectate prin intermediul organigramei, toate compartimentele funcţionale, nivelele ierarhice, stabilindu-se în mod obligatoriu relaţiile în care se află unele faţă de altele (ierarhice, funcţionale, cooperare, control, etc.).
- Atribuţiile şi sarcinile compartimentelor
În acest capitol trebuie să fie înserate componenţa diferitelor organe de conducere, modul lor de organizare şi funcţionare, competenţele, responsabilităţile şi atribuţiile specifice tuturor compartimentelor funcţionale din cadrul organizaţiilor. În situaţiile în care delegarea autorităţii nu rezultă direct din lege, trebuie precizată şi delegarea de autoritate.
De regulă, la R.O.F. se anexează şi fişele tuturor posturilor existente în cadrul serviciului public.
- Dispoziţii finale
În acest capitol vor fi prezentate: data aprobării şi intrării în vigoare a regulamentului, organul care i-a aprobat, compartimentul funcţional căruia îi revine sarcina de a face cunoscute prevederile R.O.F.-ului de către tot personalul, modalităţile şi competenţele de modificare şi completarea regulamentului, etc.
Ì Organigrama este instrumentul organizatoric prin intermediul căruia se prezintă în mod grafic structura organizatorică a serviciului public, nivelele ierarhice, compartimentele funcţionale şi relaţiile dintre acestea.
Specific managementului serviciilor publice locale îi este faptul că aceste instrumente sunt aprobate de autorităţile administraţiei publice care înfiinţează serviciul public şi nu de conducerea proprie.
Evident, după organizarea serviciului public şi numirea conducătorului acestora este liber să-şi aleagă mijloacele şi metodele de conducere adecvate pentru realizarea obiectivelor stabilite prin actul de înfiinţare.
[1] O.Nicolescu, I. Verboncu, Management, Ed. Economică, Bucureşti, 1996, p.25