Este funcţia care are menirea de a închide un ciclu al procesului de management şi în acelaşi timp de a crea premisele pentru un nou ciclu, fiind premergătoare previzionării şi reproiectării serviciului public.
Funcţia de control-evaluare poate fi definită ca: “ansamblul proceselor prin care performanţele firmei, subsistemelor şi componenţilor acesteia sunt măsurate şi comparate cu obiectivele şi standardele stabilite iniţial, în vederea eliminării deficienţelor constatate şi integrării abaterilor pozitive.[1]
Într-o altă opinie, definiţia este strâns legată de managementul resurselor umane, apreciindu-se că “funcţia managerială de control constă în măsurarea şi corectarea performanţelor înregistrate în activitatea subordonaţilor, în scopul îndeplinirii corespunzătoare a tuturor obiectivelor şi planurilor stabilite”.[2]
Din analiza definiţiilor prezentate, rezultă că activitatea de control-evaluare presupune în mod obligatoriu parcurgerea unor etape succesive, după cum urmează:
- stabilirea standardelor de performanţă;
- evaluarea performanţelor efective;
- compararea performanţelor efective cu standardele, stabilirea abaterilor precum şi a cauzelor care le-au generat;
- adoptarea măsurilor de reglare a organizaţiei şi a verigilor ei organizatorice.
Cu alte cuvinte, îndeplinirea în condiţii corespunzătoare a acestei funcţii implică respectarea unor cerinţe esenţiale, astfel:
- controlul reprezintă reversul previziunii şi, în consecinţă, trebuie să urmărească modul de îndeplinire a unor planuri stabilite anterior; cu cât aceste planuri sunt mai clare, detaliate şi integrate la nivelul întregii organizaţii, cu atât controlul va fi mai eficient.
- controlul presupune existenţa unei structuri organizatorice clare, cu precizarea explicită a sarcinilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor pentru fiecare salariat în parte; cu cât structura organizatorică este stabilită mai clar, detaliat şi unitar, cu atât controlul va putea fi mai eficace;
- controlul trebuie să aibă un caracter continuu, să se desfăşoare permanent, pe tot parcursul anului şi să vizeze întreaga activitatea a organizaţiei;
- controlul trebuie să fie flexibil, adaptat la particularităţile fiecărei organizaţii, fără să piardă din rigurozitate;
- să aibă un caracter corectiv, prin stabilirea corecţiilor necesare, punctul de plecare constituindu-l eliminarea cauzelor care au generat sau, după caz, au favorizat abaterile;
- să aibă un caracter sancţionator faţă de salariaţii vinovaţi de neîndeplinirea şi/sau îndeplinirea parţială şi defectuoasă a atribuţiilor şi sarcinilor de serviciu.
Sub aspectul funcţiei de control managementul serviciilor publice locale prezintă, de asemenea, anumite note de particularitate, ea fiind exercitată atât de către conducătorul serviciului public, precum şi de administraţia publică locală.
Relevante în acest sens sunt dispoziţiile art.13 din Legea nr.326/2001, care prevăd:
“În exercitarea competenţei şi a responsabilităţii, autorităţile administraţiei publice locale au următoarele obligaţii faţă de utilizatorii serviciilor publice de gospodărie comunală:
.
.
- c) monitorizarea şi controlul periodic ale activităţilor de prestare a serviciilor publice de gospodărie comunală şi luarea de măsuri în cazul în care operatorul nu asigură performanţele pentru care s-a obligat.”
Din interpretarea textului legal citat se desprind două concluzii:
- autorităţile administraţiei publice locale exercită controlul serviciilor publice pe care le-a organizat în virtutea raporturilor de subordonare;
- activitatea de control apare ca o obligaţie a administraţiei publice faţă de cetăţeni, utilizatorii serviciilor publice, astfel încât aceştia să beneficieze de servicii calitativ superioare şi la termenele prestabilite prin contract.
Acest control prezintă următoarele caracteristici:
- este un control extern, subiectul activ al controlului fiind reprezentat de consiliul local sau judeţean, după caz, prin compartimentele de specialitate din aparatul propriu, iar subiectul pasiv al controlului este reprezentat de serviciul public local;
- este un control general, în sensul că vizează întreaga activitate a serviciului public local;
- este un control ierarhic exercitat în virtutea raporturilor de subordonare.
În ceea ce priveşte controlul exercitat de conducătorul serviciului public relevăm că, în conformitate cu dispoziţiile O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar preventiv, acesta este obligat să-şi organizeze controlul intern. Articolul 2 lit. i din ordonanţă defineşte, controlul intern ca fiind “ansamblul măsurilor intreprinse la nivelul unei instituţii publice cu privire la structurile organizatorice, metodele, procedurile şi sistemele de control şi de evaluare, instituite în scopul: realizării atribuţiilor la un nivel calitativ corespunzător şi îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace şi eficient, a politicilor adoptate, respectării legalităţii şi a dispoziţiilor conducerii, protejării activelor şi resurselor; efectuării şi menţinerii de înregistrări contabile corecte şi complete; furnizării la timp de informaţii corecte şi complete pentru fundamentarea deciziilor conducerii”.
Această formă de control, se organizează de conducătorul serviciului public prin dispoziţie şi prezintă următoarele particularităţi:
- este un control intern, ceea ce înseamnă că atât subiectul activ al controlului, cât şi cel pasiv fac parte din serviciul public respectiv;
- este un control ierarhic, fiind exercitat de şefii ierarhici asupra activităţii desfăşurate de subordonaţi;
- este un control specializat, în cazurile în care vizează un anumit domeniu, exercitat fiind de anumite compartimente specializate (ex. compartimentul de audit intern, contabilul şef în scopul acordării vizei de control financiar preventiv, oficiu juridic, etc.).
Funcţia de control - evaluare este o funcţie complexă şi deosebit de importantă în managementul serviciilor publice, de eficienţa ei depinzând calitatea şi promptitudinea serviciilor prestate.
[1] O.Nicolescu., I.Veboncu, op. citată, p.48
[2] C. Russu, op. citată, p.174