Este indubitabil faptul că, managementul organizaţiei nu poate fi exercitat fără a deţine la momentul optim informaţiile necesare procesului decizional furnizate de mediul extern şi de cel intern al acesteia.
A devenit axiomatică afirmaţia potrivit căreia cine deţine informaţia deţine şi puterea. Cu alte cuvinte, managementul organizaţiilor se află într-o acerbă concurenţă pentru a dobândi informaţiile necesare şi suficiente sub aspect cantitativ şi calitativ care să le permită adoptarea unor decizii optime pentru viaţa organizaţiei.
Cu certitudine, în societatea contemporană informaţia constituie materia primă pentru procesul decizional din cadrul oricărui tip de organizaţie.
Iată de ce, tratarea sistemului informaţional ca o componentă a sistemului managerial, precum şi de sine-stătător este astăzi necesară şi oportună, fapt conştientizat de majoritatea managerilor.
Această afirmaţie este cu atât mai actuală pentru managerii din sectorul public, în care volumul şi diversitatea informaţiilor se situează la parametri superiori celor din organizaţiile private.
Sistemul informaţional a fost definit în doctrină ca fiind „un ansamblu de date, informaţii, fluxuri şi circuite informaţionale, proceduri informaţionale şi mijloace de tratare a informaţiilor ce permit realizarea obiectivelor firmei.”[1]
Din definiţia prezentată rezultă şi componentele sistemului informaţional, respectiv: date, informaţii, fluxuri informaţionale, circuite informaţionale, proceduri informaţionale şi mijloace de tratare a informaţiilor.
Data este definită ca fiind reprezentarea cifrică sau letrică a unui fenomen, proces, activitate, acţiune etc.
Informaţia este o dată care a fost supusă unui proces de prelucare şi aduce un plus de cunoaştere pentru destinatar, furnizându-i elemente noi, valorificabile în exercitarea sarcinilor şi realizarea obiectivelor ce-i revin.[2]
Aşadar, sistemul informaţional ca o componentă indispensabilă a procesului de management înglobează, este în strictă interdependenţă cu procesul de comunicare. Ca fiinţă socială, individul comunică cu alţi indivizi transmiţând ori, după caz, recepţionând date, informaţii, atitudini, sentimente etc.
În alţi termeni, într-un model simplificat, procesul de comunicare presupune existenţa unei persoane care să aibă iniţiativa de a comunica, emitentul mesajului şi o altă persoană (sau mai multe) care să recepţioneze mesajul, denumită primitor, sau nu, fiind astfel doar destinatar.[3]
Este evident că eficienţa procesului decizional din cadrul organizaţiei este condiţionată deopotrivă de calitatea procesului de comunicare şi a informaţiilor receptate de factorul decident.
Calitatea informaţiilor este influenţată de o serie de factori, dintre care amintim:
- dinamismul, în sensul că trebuie să evidenţieze procesele de muncă în evoluţie şi nu în mod static;
- oportunitatea, cu alte cuvinte actualitatea informaţiei, ceea ce implică culegerea, înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea informaţiei într-un termen optim, iar aplicarea sa în practică să presupună costuri minime;
- multilateralitatea, asigurată de abordarea fenomenelor şi proceselor prin prisma interdisciplinară, de natură economică, socială, tehnică etc.
- realismul, în sensul de a reflecta în mod fidel, nedenaturat situaţia organizaţiei şi a mediului extern în care evoluează;
- specificitatea, atribut conform căruia informaţia trebuie adaptată condiţiilor concrete ale utilizatorului.
În ceea ce priveşte sistemul informaţional din cadrul managementului public, trebuie să relevăm faptul că prezintă o serie de particularităţi, printre care amintim:
- volumul şi diversitatea informaţiilor vehiculate şi prelucrate net superioare celor cu care operează organizaţiile private;
- existenţa unor circuite informaţionale formalizate prin acte normative, relaţii pe care le-am analizat în cadrul acestei lucrări;
- organizaţiile publice operează cu mai multe categorii de date şi informaţii şi anume:
- date de interes public;
- date confidenţiale;
- date clasificate ca fiind secrete, secrete de stat etc.
Concluzionând, definim sistemul informaţional ca o componentă a managementului public, format din ansamblul datelor, informaţiilor, circuitelor şi fluxurilor informaţionale precum şi a mijloacelor de tratare a informaţiilor care servesc la fundamentarea şi emiterea deciziei manageriale care urmăreşte satisfacerea interesului public.
Considerăm că fiecare structură, componentă a sectorului public este în acelaşi timp emiţător şi beneficiar al unui însemnat volum de date şi informaţii.
Aşa de exemplu, putem aprecia că având competenţa de a emite decizii manageriale, organizaţiile publice prin intermediul conducerii individuale ori colective transmit date şi informaţii destinate utilizatorilor. Pe de altă parte, deciziile manageriale se fundamentează pe datele şi informaţiile primite de managerii publici din cele mai variate surse.
În altă ordine de idei, dar în legătură cu sistemul informaţional trebuie observat că datorită extinderii apreciabile a utilizării calculatorului electronic în desfăşurarea proceselor de muncă, întâlnim în mod frecvent sintagma de sistem informatic. Cele două noţiuni nu se identifică, sistemul informaţional incluzând în sfera sa de cuprindere şi sistemul informatic. În fapt, sistemul informatic conţine aceleaşi elemente cu sistemul informaţional, dar conceperea şi utilizarea lor este nemijlocit legată de calculator.
[1] I. Verboncu, op. citată, pag. 309
[2] I. Verboncu, op. citată, pag. 309
[3] Rodica M. Cândea, Dan Cândea, Comunicarea managerială, Ed. Expert, Bucureşti, 1996, pag.26