Conceptul de sistem este definit ca un «ansamblu de elemente (principii, reguli, forţe) dependente între ele, care formează un întreg organizat, pune ordine într-un domeniu de gândire teoretică, reglementează..., face ca o activitate practică să funcţioneze potrivit scopului urmărit»19 prin forme diverse de interacţiune şi interdependenţă. Astfel, gruparea de persoane, obiecte, operaţii, procese etc. organizate după anumite principii, modele şi metode de lucru constituie exemple de sisteme, care se pot organiza ca întreprinderi (primării, universităţi, societăţi comerciale), fiinţe (sisteme vii), obiecte, etc.
Un sistem este caracterizat de îndeplinirea simultană a următoarelor condiţii: a) cuprinde un ansamblu de elemente (entităţi) interdependente; b) este delimitat de un domeniu care îl diferenţiază de mediul exterior; c) este interdependent în raport cu mediul prin intermediul intrărilor dinspre mediu şi ale ieşirilor către mediu; d) funcţionează în scopul atingerii unor elemente de finalitate, predefinite ca misiuni şi obiective, care sunt satisfăcute în limitele unor valori sau restricţii propuse a fi respectate.
Utilitatea noţiunii de subsistem este determinată de posibilitatea de a descrie în mod detaliat cum se compune un sistem complex în mai multe componente, punându-se în evidenţă funcţiuni şi caracteristici specifice.
Economia naţională este abordată ca un sistem complex, format dintr-o multitudine de subsisteme a căror finalitate este reprezentată prin eficienţă, eficacitate, etică etc,. Aceste subsisteme sunt industria, agricultura, comerţul, serviciile, administraţia publică centrală şi locală, ştiinţa, cultura, sportul, ocrotirea sănătăţii şi protecţia socială, etc.
Fiecare dintre sisteme economice şi sociale, sunt formate atât din subsisteme tehnice cât şi vii, sunt organizate sub formă de întreprinderi, şcoli şi grădiniţe, universităţi, spitale şi au obiective de natură economică sau socială. însuşirile comune ale componentelor (subsistemelor) unui sistem, ale căror valori diferă de la o unitate la alta sau de la un grup la altul, indiferent de natura lor poartă denumirea de caracteristici.
Caracteristicile generale ale sistemului serviciilor publice , sunt:
- structura care reflectă modul de organizare sistemului, prin descrierea subsistemelor şi a relaţiilor ce se stabilesc între ele. Deşi este iniţial proiectată la anumiţi parametri, structura sistemului administraţiei publice se modifică ori de câte ori, din mediul intern sau extern apar semnale privind redefinirea obiectivelor sau constângerilor.
- eficacitatea arată gradul de satisfacere a finalităţii sistemului, calitatea sa de a produce efectele aşteptate. Obiectivele economice sau sociale ale sistemului administraţiei publice determină o anumită eficacitate prin producerea efectelor aşteptate, între anumite limite în raport cu valoarea care a fost definită iniţial.
- eficienţa este raportul dintre rezultatele, (realizările) sistemului şi consumul de resurse ocazionat de obţinerea acestor rezultate. Atunci când rezultatele (efecte) şi resursele (cheltuielile) se exprimă în valori financiare, se defineşte eficienţa economică a sistemului;
- robusteţea este proprietatea sistemului de a funcţiona normal în condiţiile prezenţei unor perturbaţii generate de mediul exterior, în limita unor constrângeri;
- ultrafiabilitatea este capacitatea sistemului de a-şi menţine eficacitatea în condiţiile în care o parte din structura sa îşi pierde funcţionalitatea;
- adaptabilitatea este proprietatea de a modifica automat funcţionalitatea şi/sau structura sistemului în vederea menţinerii (maximizării) eficacităţii (eficienţei) în condiţiile unui mediu variabil (turbulent). De regulă, sistemul administraţiei publice se comportă ca fiind unul adaptabil;
- conectivitatea este o caracteristică a sistemului care presupune anumite legături cu alte sisteme şi explică faptul că cel puţin o ieşire a unui sistem poate fi utilizată ca intrare a altui sistem, prin fluxurile de informaţii transmise. Legăturile care se dezvoltă între un sistem şi mediu prin canale de comunicaţie, determină o diversitate de relaţii care implică componentele sistemului propriu-zis;
- interoperativitatea este definită ca fiind acea proprietate de funcţionalitate a mai multor sisteme ce sunt interconectate să funcţioneze împreună;
- capacitatea de a se autoinstrui este proprietatea sistemului de a acumula experienţă şi de a o utiliza pentru creşterea eficienţei şi/sau eficacităţii sale;
- sinergia este acea capacitate a elementelor (subsistemelor) unui sistem de a se interconecta şi asocia pentru a produce mai mult împreună decât separat, îndeplinind aceeaşi funcţiune. Sinergia poate fi realizată în condiţiile în care obiectivele sistemelor sunt compatibile şi există posibilitatea utilizării unor resurse în comun.