Structura organizatorică a unei organizaţii publice locale reprezintă "ansamblul persoanelor şi compartimentelor funcţionale, modul lor de constituire, precum şi relaţiile care se stabilesc între ele în scopul atingerii obiectivelor definite".
Obiectivele sistemului administraţiei publice locală sau centrală pot fi atinse numai într-un cadru coerent de decizie administrativă şi politică. Aceasta presupune crearea unui sistem de interconectare a tuturor activităţilor de diferite tipuri şi identificarea unei ierarhizări a atribuţiilor stabilite pentru persoanele aflate la locurile de muncă din administraţie. Acest lucru devine evident având în vedere că scopul administraţiei publice locale este orienat spre a oferi o diversitate de servicii cetăţenilor, adresându-li-se acestora în calitate de utilizatori.
Structurarea activităţilor este necesară pentru a orienta munca individuală, creativitatea, experienţa şi priceperea funcţionarilor publici către obiectivele administraţiei locale.
Structura organizatorică a unei organizaţii publice este descrisă de următoarele componente:
- compartimentele, rolul acestora ca expresie a diviziunii muncii în cadrul administraţiei locale şi gruparea lor prin subordonarea acestora faţă de conducere;
- stabilirea autorităţii şi a responsabilităţilor angajaţilor;
- relaţiile ce se stabilesc între compartimentele organizaţiilor publice, felul şi natura acestora.
Deşi în sistemul administraţiei publice există o diversitate a condiţiilor concrete de desfăşurare a activităţii, în organizarea structurală se pot identifica elemente comune tuturor structurilor organizatorice:
- postul de muncă - reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică şi se defineşte ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care revin spre exercitare unui angajat. Posturile pot fi manageriale (de conducere) şi de execuţie.
- funcţia reprezintă totalitatea posturilor care prezintă aceleaşi caracteristici principale;
- norma de conducere (ponderea ierarhică) reprezintă numărul de angajaţi care pot fi conduşi în mod nemijlocit de un manager;
- compartimentul de muncă - reprezintă gruparea angajaţilor dispuşi pe acelaşi nivel ierarhic, care efectuează permanent anumite atribuţii şi sunt subordonaţi unei autorităţi unice; în sistemul de management al administraţiei publice compartimentele sunt formate din birouri şi servicii.
Biroul este un compartiment elementar care se organizează pentru îndeplinirea unor lucrări sau activităţi omogene din punct de vedere al naturii lor şi care necesită o activitate distinctă. Birourile pot fi organizate distinct, independente sau în cadrul unor servicii.
Serviciul poate fi un compartiment elementar atunci când grupează activităţi omogene sau complementare care necesită o conducere unitară; volumul de muncă necesită cel puţin 15 posturi; atunci când are în componenţă mai multe birouri, serviciul sau compartimentul poate fi organizat ca divizie, direcţie, etc.
- nivelurile ierarhice reprezintă poziţiile succesive pe care le au faţă de managemetul superior, managerii compartimentelor situate la aceeaşi distanţă ierarhică faţă de aceasta;
- relaţiile (raporturile) dintre nivelurile ierarhice - se stabilesc între diferite posturi şi compartimente ale structurii organizatorice şi asigură funcţionalitatea unitară a întregii organizaţii.
Relaţiile dintre nivelurile ierarhice sunt cele mai vizibile elemente ale structurii organizatorice şi explică procesele de comunicare dintre compartimentele de muncă. Dacă comunicarea informaţiilor este reglementată juridic, relaţiile sunt formale (reglementate) şi permit dezvoltarea unui sistem formal. In administraţia publică există şi multiple legături nereglementate care formează structura informală a organizaţiei.
Cele mai importante relaţii structurale care se pot identifica în administraţia publică sunt:
- relaţii ierarhice - care se stabilesc între ocupanţii posturilor de management şi cei ai posturilor de execuţie sau de management situate pe un nivel ierarhic inferior;
- relaţii funcţionale - care se stabilesc între două compartimente de muncă, dintre care unul are asupra celuilalt autoritate funcţională, concretizată prin transmiterea de regulamente, indicaţii, proceduri, prescripţii etc;
- relaţii de stat major - care apar atunci când unor persoane sau grupuri, li se deleagă de către managementul superior sarcina soluţionării de probleme care afectează obiectivele unuia sau mai multor compartimente;
- relaţii de cooperare - care se stabilesc între/posturi) situate pe acelaşi nivel ierarhic, dar care aparţin unor compartimente diferite;
- relaţii de control - care se stabilesc între compartimente sau angajaţi investiţi cu autoritate de control şi celelalte compartimente de muncă;
- relaţii de reprezentare - care se stabilesc între managementul superior al organizaţiei publice şi reprezentanţi ai salariaţilor.
Structura organizatorică a oricărei organizaţii publice este reprezentată cu ajutorul organigramei. Acest instrument de management oferă o imagine relativ simplă a structurii organizatorice şi se bazează pe manifestarea relaţiilor ierarhice, exprimând subordonarea compartimentelor, numărul de niveluri ierarhice, locul şi rolul fiecărui compartiment în cadrul structurii.
Un alt instrument care oferă o imagine a modului în care se exercită organizarea activităţilor în structura organizatorică adoptată de o organizaţie publică este Regulamentul de ordine internă. In Anexa nr. 1. este prezentat un extras din regulamentul de organizare internă a unei primării de sector.