Administrație publică

Desfăşurarea negocierii propriu-zise se referă la derularea efectivă a procesului, implicând angajarea formală a părţilor în discutarea obiectivelor, precizarea – prin analize de clarificare, concesii succesive şi mutuale – a problemelor de interes şi a clauzelor acordului ce urmează a fi redactat.

Desfăşurarea negocierii propriu-zise presupune parcurgerea mai multor etape succesive, şi anume:

1. Deschiderea negocierilor

Această etapă se desfăşoară relativ diferit în funcţie de locul în care va avea loc negocierea.

Astfel, dacă negocierea are loc la sediul partenerului, din prima şedinţă nu trebuie să lipsească aspecte cum ar fi:

• se fac prezentările de către şefii echipelor şi se specifică scopul vizitelor;
• se face schimbul cărţilor de vizită între cele două echipe;
• se mulţumeşte gazdei pentru ospitalitate şi eventual pentru invitaţia de a negocia la sediul său;
• se vor purta discuţii amabile, nelegate de scopul vizitei;
• se va face referire la corespondenţa purtată anterior;
• se arată dorinţa de cooperare în problema supusă negocierii.

În cazul în care negocierea are loc la sediul propriu, prima şedinţă se va derula astfel:

• se acordă participanţilor 3-4 minute pentru a se aşeza şi a-şi pregăti hârtiile;
• se face schimbul cărţilor de vizită;
• are loc prezentarea membrilor echipei de negociere;
• se dă cuvântul şefului echipei partenere pentru a arăta scopul vizitei şi eventual pentru a face propuneri pentru ordinea de zi;
• se ascultă cu atenţie propunerile partenerului;
• se depistează problemele cele mai dificile de rezolvat şi se compară mental cu variantele pregătite anterior;
• se testează dacă toţi membrii echipei adverse sunt sau nu de aceeaşi părere, notându-se răspunsurile şi persoanele care le-au dat;
• se mulţumeşte partenerului pentru expunerea făcută;
• se comunică dorinţa de cooperare şi de realizare a obiectivului comun, subliniindu-se punctele de acord folosind un limbaj cât mai clar.

Obiectivele principale ale acestei prime şedinţe se referă la:

1) estimarea distanţei care separă cele două echipe şi identificarea punctelor în dezacord, păstrându-se o poziţie relativ neutră în raport cu dorinţele exprimate de parteneri;

2) ascultarea dorinţelor partenerilor fără a se arăta punctul de vedere propriu faţă de solicitarea acestora;

3) formularea de către parteneri a unor întrebări de informare şi clasificare a unor probleme mai puţin clare;

4) punerea în prim plan a simpatiei, înţelegerii şi dorinţei de cooperare, scopul acestei etape fiind cunoaşterea cât mai exactă a poziţiei partenerului şi nu rezolvarea imediată a problemelor.

1. Pauza pentru analiza şi crearea unor binoame de concesii

După prima etapă se face, de regulă, o pauză a cărei durată variază în funcţie de importanţa negocierii, acceptarea ei trebuind a fi menţionată în ordinea de zi a şedinţei de negociere.

Trebuie subliniată importanţa stabilirii ordinii de zi a negocierii, întrucât ea:

• poate stabili reguli corecte pentru ambele părţi sau poate fi părtinitoare într-o singură direcţie;
• poate păstra discuţiile la obiect sau poate permite digresiunile;
• poate forţa o decizie rapidă sau poate permite o explorare răbdătoare a faptelor.

Astfel, în situaţia unei negocieri a ordinii de zi, ce reprezintă, în fond, o şansă de a păstra iniţiativa, şi, în ultimă instanţă, de a câştiga, se vor avea în vedere cel puţin următoarele:

• nu se vor accepta propunerile partenerului înainte de a se gândi consecinţele; în acest sens, trebuie cercetat, în mod foarte atent, ce nu cuprind, în mod deliberat, aceste propuneri;
• discutarea problemelor trebuie programată astfel încât să existe timp de gândire;
• partenerul nu trebuie să înţeleagă că propunerile ce le prezintă ca „absolut necesare” pot fi negociate.

Tranziţia de la prima etapă a negocierii la cea de-a doua se poate recunoaşte prin faptul că atmosfera devine mai destinsă, luările de cuvânt sunt mai scurte şi numărul de vorbitori creşte.

Pe timpul pauzei, negociatorii trebuie să utilizeze acest „time out” pentru:

• evaluarea distanţei ce separă cele două poziţii;
• reajustarea limitelor inferioare şi superioare în funcţie de solicitările partenerului şi în limitele mandatului primit;
• crearea unor binoame de concesii care urmează să fie schimbate cu partenerul având valori relativ similare.

De asemenea, pe parcursul negocierii se pot face una sau mai multe pauze. Dat fiind că oricând poate să apară ceva neprevăzut, pauzele sunt deosebit de utile întrucât oferă posibilităţi cum ar fi:

• primirea de noi informaţii;
• revederea reglementărilor legale şi eventual consultarea experţilor;
• efectuarea de analize privind modificările de preţ, specificaţii, termene sau alte clauze;
• dezvoltarea de noi argumente şi pledoarii, discutarea eventualelor concesii;
• explorarea unor noi alternative.

III. Evaluarea concesiilor reciproce posibile

Obiectivul principal al acestei etape este acela de a cunoaşte care sunt concesiile imposibile, sens în care fiecare echipă trebuie să prezinte binoame cu propuneri de schimb, fără însă a confirma schimbul.

Etapa presupune ca negociatorul să aibă o mare capacitate de analiză pentru a judeca oferta şi contra-oferta primită. Comunicarea în această etapă este de tipul „dacă ..., atunci ...” pentru a evita orice angajament şi a pregăti corespunzător etapa următoare.

Negociatorul trebuie să prevadă cu suficientă claritate ceea ce poate obţine de la partener, dar să rămână vag în ceea ce poate oferi în schimb partenerului, ţinând seama şi de variantele de negociere pregătite în prealabil.

Exemplu de binom: „dacă ... dumneavoastră sunteţi gata să ne livraţi produsul înainte de 15 ale lunii viitoare în cele două locuri de destinaţie, atunci ... noi vom lua în considerare participarea la o parte din costul transportului”.

Dacă binomul nu este acceptat de partener, acesta poate face o    contra-propunere, iar dacă nici la aceasta nu se găseşte o soluţie convenabilă ambelor părţi, se va trece la negocierea unui alt punct de pe ordinea de zi, urmând a se reveni asupra binomului nesoluţionat.

Negociatorul nu va face concesii gratuite, ci va aplica permanent dictonul „do ut des” (dau dacă îmi dai) şi nu va fi precis în ce priveşte concesiile pe care le poate face, ci le va condiţiona tot timpul.

Fiecare concesie ipotetică făcută partenerului, cu toate că nu va fi explicită, va constitui un gest de bunăvoinţă pentru cealaltă parte care, desigur, va fi nevoită să facă efortul de reciprocitate.

1. Negocierea fiecărei clauze din contract

În această etapă se urmăreşte obţinerea acordului partenerului pentru fiecare punct în discuţie. Acest lucru se va face luând fiecare binom în parte, calculând şi încercând găsirea unui compromis acceptabil pentru ambele părţi. Compromisul nu înseamnă „50%-50%”, ci trebuie să facă apel la soluţii din cele mai diverse, etapa presupunând creativitate, intuiţie şi capacitate de a decide sub presiunea timpului.

Tactul de care dă dovadă fiecare negociator, concesiile reciproce, susţinerea justificată a unor detalii, adaptarea la motivaţia şi interesul ce-l caracterizează pe partener sunt de natură a apropia treptat poziţiile negociatorilor şi de a mări încrederea reciprocă cu privire la onestitatea afacerii negociate şi prezumarea avantajului de fiecare parte într-o măsură echilibrată.

În această etapă, fiecare din părţi apelează la o serie de strategii, tehnici şi tactici de negociere, care, deşi nu pot fi înglobate într-o „reţetă” universal valabilă, odată cunoscute teoretic, pot fi aplicate în majoritatea cazurilor concrete şi pot garanta succesul.

De asemenea, un element esenţial în această etapă îl constituie argumentaţia, principiile unei argumentaţii judicioase în negocieri fiind următoarele:

• prezentarea partenerului de negocieri a tuturor elementelor importante, nici mai multe, nici mai puţine decât cele strict necesare;
• prezentarea de probe suficiente în spijinul fiecărei afirmaţii susţinute;
• formularea argumentelor într-o formă clară şi logică astfel încât acestea să fie cât mai uşor de înţeles de către parteneri şi care să se bazeze pe o cunoaştere cât mai exactă a intereselor urmărite de ambele părţi;
• formularea întrebărilor şi a răspunsurilor în aşa fel încât să se evite discuţiile nedorite, tensiunile;
• evitarea formulărilor artificiale, a superlativelor, a unor recomandări prea generale.

Aceste principii îi vor ghida pe negociatori pe tot parcursul procesului de negociere, scopul final fiind acela de a determina partenerul să se angajeze în realizarea colaborării, a tranzacţiei dorite.

Argumentarea presupune, la rândul său, o serie de etape, care sunt, de regulă, următoarele:

• delimitarea momentului optim de abordare a interlocutorului pentru a iniţia dialogul;
• identificarea cunoştinţelor partenerului asupra scopului şi obiectului argumentării;
• recapitularea cunoştinţelor proprii asupra partenerului pentru a le integra în compunerea comportamentului în timpul argumentării;
• stabilirea posibilităţilor şi limitelor în ceea ce priveşte compromisurile pe care partenerii le pot face;
• prefigurarea obiecţiilor, a acceptării sau respingerii acestora;
• alegerea unor argumente valabile în cazul respingerii acestor condiţii;
• adoptarea unei noi argumentări care să faciliteze încheierea tranzacţiei.

O strategie de argumentare eficientă trebuie să fie bine construită din punct de vedere logic, dar şi să vizeze starea emotivă a partenerului, să trezească şi să menţină atenţia pentru produsul oferit, să-l ajute să descopere şi să-şi precizeze cerinţele, să-l convingă că oferta este o soluţie posibilă pentru rezolvarea problemei sale.

Există o serie de tipuri de argumentare valabile şi în cazul negocierilor în afaceri, cum ar fi: inducţia, deducţia, explicaţia, analogia, ipoteza, alternativa, paradoxul, motivaţia.

Inducţia – constă în realizarea de generalizări posibile pe baza experienţelor trăite. Pentru a rezulta concluzii concrete şi utile, raţionamentul inductiv trebuie să se bazeze pe exemple suficient de multe, tipice, caracteristice situaţiei ce se negociază.

Deducţia – reprezintă un raţionament pe baza căruia, având la dispoziţie unele date reale, unele cauze, semna distinctive posibile, se pot extrapola unele fenomene, fapte legate direct de obiectul negocierilor.

Explicaţia – reprezintă cea mai simplă modalitate de argumentare, putându-se realiza prin naraţiune, descriere, comparaţie, clasificare, prezentarea unor operaţiuni etc.:

• naraţiunea – constă într-o prezentare în ordine cronologică a evenimentelor, faptelor produse;
• descrierea – rezidă într-o prezentare a aspectului obiectului explicaţiei, insistând asupra caracteristicilor şi atribuţiilor sale în aşa fel încât să se constituie într-o pledoarie, un rechizitoriu sau o trecere în revistă cât mai exactă;
• comparaţia – se realizează prin dirijarea raţionamentelor spre punerea în valoare a caracteristicilor comune, punând în vedere asemănări şi deosebiri între fapte, evenimente, produse, servicii etc.

Analogia – constă în stabilirea unor asemănări de raporturi constante cu ajutorul clasamentului şi a comparaţiei. Pe baza acestora, ea trebuie să vizeze esenţialul problemei supuse negocierii, să fie în relaţie efectivă cu ceea ce se doreşte a se obţine prin argumentare.

Ipoteza – reprezintă o angajare a gândirii pe calea unei prezumţii ce pare a avea şanse de a fi utilizată pentru a conduce la o soluţie pertinentă.

Alternativa – constă în prezentarea partenerului de negociere a mai multor variante posibile de rezolvare a unei probleme, dându-i posibilitatea de a alege.

Paradoxul – „fiind un enunţ contradictoriu, dar în acelaşi timp demonstrabil”, constă dintr-un raţionament abil ce permite identificarea unui adevăr în mod direct şi indirect în acelaşi timp.

Motivaţia – ca modalitate de argumentare, constă într-un raţionament ce grupează cauzele unei alegeri posibile pentru o clauză, produs sau acţiune, urmând apoi a se compara efectele favorabile probabile care susţin alegerea optimă.

Pentru ca argumentaţia să fie cât mai convingătoare, este necesar ca ea să fie sprijinită de probe, mai mult sau mai puţin palpabile, cum ar fi: fotografii, grafice, reviste, publicaţii de specialitate, cazuri concrete de utilizare a produsului ce face obiectul negocierii de către diverse firme, demonstraţii.

Condiţiile care duc la reuşita unei demonstraţii sunt:

• să nu fie superficială, ci cât mai convingătoare;
• să fie pregătită prin exersări în faţa colectivului de muncă până când forma şi fondul vor fi perfecte, să solicite observaţii şi să le accepte dacă sunt întemeiate;
• să se asigure cunoaşterea de către client, cum îi vor servi diferite caracteristici ale produsului, să se remarce fiecare din avantajele folosirii acestuia pe măsură ce demonstraţia avansează;
• să fie pus în evidenţă materialul necesar pentru demonstraţie în momentul în care se poate utiliza;
• produsul să fie manevrat cu deosebită grijă , delicateţe şi vioiciune;
• prezentarea schiţelor sau graficelor să fie însoţită de explicaţii amănunţite;
• în cursul demonstraţiei să se încerce să se integreze produsul în cadrul activităţii clientului;
• în măsura posibilităţilor clientul să fie lăsat să efectueze singur demonstraţia.

1. Redactarea finală a contractului

Obiectivul acestei etape este obţinerea unor formulări clare care să fie scrise în contract, fiecare punct sau clauză fiind formulate sau reformulate cu acordul celeilalte părţi.

Marile contracte (în multe cazuri şi cele de importanţă medie) sunt supuse, de regulă, ratificării într-un anumit termen de către organele competente, condiţie exprimată printr-o clauză specială inclusă în partea finală a înscrisului contractual. După expirarea acestui termen şi informarea reciprocă, contractul intră în vigoare şi se trece la aplicarea prevederilor lui.

1. Tehnoredactarea şi semnarea contractului

După ce conducătorii celor două echipe de negociere vor verifica şi citi contractul tehnoredactat membrilor acestora, se va trece la parafarea şi semnarea acestuia.

De regulă, contractul se semnează de către şefii echipelor de negociere pe baza mandatului cu care au fost împuterniciţi de către firmele pe care le reprezintă. Există, însă, şi situaţii în care contractele prezintă o importanţă mai deosebită, trebuind a fi semnate de înşişi directorii consiliilor de administraţie ale organizaţiilor respective.

VII. Întocmirea raportului de activitate a echipei de negociere

Raportul de negociere, indiferent de rezultatele obţinute, trebuie să fie elaborat cu multă grijă şi competenţă de către şeful echipei de negociere. Raportul trebuie să menţioneze derularea evenimentelor şi a rezultatelor obţinute sau, în caz de insucces, a cauzelor care l-au provocat. De asemenea, raportul trebuie să fie sobru şi fidel, clar şi concis şi să aibă un caracter confidenţial.

În afară de raportul final al echipei de negociere, în cursul dezbaterilor, în situaţii complicate, echipa va trimite centrului coordonator rapoarte periodice pe canale confidenţiale sau chiar strict confidenţiale. Ca regulă generală, raportările intermediare se vor face numai de către şeful echipei de negociere, neadmiţându-se raportările paralele ale membrilor echipei. Informaţii suplimentare tehnice, juridice etc. necesare specialiştilor vor fi furnizate numai prin intermediul şefului de echipă.

Desfăşurarea cu succes a unui proces de negociere, câştigarea respectului şi a încrederii partenerilor, cu scopul asigurării unei colaborări durabile şi în perspectivă, necesită cunoaşterea şi aplicarea unor principii de bază, dintre care se pot menţiona:

• în negociere nu există adversari, ci parteneri, deoarece obiectivul principal al unui asemenea proces îl constituie ajungerea la o înţelegere – unanim şi sincer acceptată – şi nu la înfrângerea sau „desfiinţarea” interlocutorului;
• partenerii trebuie să ţină cont, în mod tacit, de dorinţele reciproce şi, astfel, să fie capabili de a face concesii;
• trebuie evitată specularea exagerată a slăbiciunilor conjuncturale ale partenerului, pentru a nu se ajunge la acel punct critic de la care discuţiile pot degenera, devenind necontrolabile şi distructive;
• nu există negocieri identice, ci doar, cel mult, similare, fiecare asemenea proces având un puternic caracter de unicitate;
• negocierea fiind o formă de comunicare, de cele mai multe ori verbală, se recomandă utilizarea de formulări explicite şi de reluări sau sublinieri frecvente ale aspectelor deja convenite, până la confirmarea scrisă a acordului, confirmare ce trebuie realizată imediat ce este posibil.