Decizia, ca esenţă a actului de conducere, poate antrena, în funcţie de conţinutul ei, consecinţe pozitive sau negative , care pot merge de la înregistrarea unui mare succes la erori grave. Indiferent de resursele utilizate sau de consecinţele şi urmările posibile, decizia luată la un moment dat presupune existenţa unui mecanism din care fac parte mai multe sisteme:
- un sistem de analiză - care are rolul de a identifica şi formula variantele, alternativele posibile;
- un sistem de previziune - care are rol de a anticipa consecinţele viitoarei decizii care ar fi luată pentru fiecare variantă în parte;
- un sistem de evaluare - care apreciază fiecare variantă în parte şi, în mod distinct aşteptările cele alese;
- un sistem de referinţă - constituit pe un sistem de criterii în funcţie de care se analizează măsura în care acţiunile declanşate evoluează în direcţia stabilită şi măsura în care obiectivele stabilite au fost îndeplinite.
Elaborarea şi adoptarea unei decizii presupune parcurgerea unui proces decizional caracteristic ale cărui etape (faze) parcurse într-o ordine logică sunt:
- Identificarea corectă a problemei apărute pentru a cărei rezolvare este necesară o decizie.
Această etapă are drept obiectiv evidenţierea factorilor care au declanşat apariţia unei situaţii ce urmează a face obiectul unei decizii. În mediul organizaţional, decidenţii se confruntă cu una din următoarele situaţii: a) problema ce trebuie rezolvată este evidentă iar ipoteza iniţială poate fi corectă şi uşor de enunţat; sau, b) apariţia problemei poate avea mai multe cauze, iar cea reală nu este uşor de identificat,a stfel că ipoteza este mai dificil de identificat.
- Culegerea şi prelucrarea primară a datelor, a informaţiilor relevante pentru situaţia analizată.
Indiferent de coţinutul la care se referă sau de nivelul ierarhic la care se adoptă, decizia trebuie să aibă la bază un suport informaţional solid, format din date culese, informaţii prelucrate sub formă contabilă, statistică, tehnică, precum şi rezultate actualizate ale unor cercetări.
În fundamentarea deciziei administrative sunt avute în vedere raţionamente bazate pe:
- legi, ordonanţe guvernamentale, hotărâri, metodologii emise de organe legislative abilitate, dispoziţii anterioare ale factorilor de decizie; - experienţa altor organizaţii din ţară sau străinătate, propria experienţă a organizaţiei privind procesul decizional, pentru a fi corect fundamentat stadiul în care se află un anumit domeniu şi ce eforturi sunt făcute de obicei într-o situaţie similară; - resursele disponibile ale organizaţiei care pot fi avute în vedere în elaborarea deciziei. În acest context se utilizează tehnici de generare şi culegere a unor idei, dezbateri pentru rezolvarea problemelor aflate în discuţie, o corectă informare a decidenţilor.
- Construirea alternativelor de decizie - este posibilă după încheierea procesului de informare şi prelucrare a informaţiei şi este etapa ce pregăteşte momentul deciziei. Acum sunt stabilite, studiate şi previzionate consecinţele mai multor variante inclusiv a celei care va deveni decizie şi se va aplica.
În această etapă se utilizează metode matematice pentru a construi soluţii alternative ale rezolvării problemei. Sunt cercetate şi se analizează consecinţele posibile ale fiecărei alternative (se utilizează modelarea matematică, analiza logică a factorilor relevanţi). Etapa este executată de personal de specialitate care la sfârşitul procedurilor de calcul şi analiză, prezintă decidentului variantele (alternative) de decizie.
- Adoptarea deciziei propriu-zise
Etapa invocă cea mai mare responsabilitate din întreg procesul decizional, datorită ireversibilităţii ei; aşa cum va fi adoptată decizia, ea se aplică în mod garantat în practică şi va produce consecinţele aşteptate.
Existenţa mai multor variante din care decidenţii trebuie să aleagă, nu reprezintă o garanţie a unei decizii eficiente. n oricare dintre situaţii se pot comite erori care nu pot fi iniţial prevăzue, dar sunt o urmare a acţiunii factorilor necontrolabili. În acest sens, stabilirea unor criterii corect specificate este avută în vedere pentru analiză în cazul uturor alternativelor propuse pentru soluţionarea problemei.
Alegerea uneia dintre alternative implică manifestarea responsabilităţii decizionale a managerului şi atrage după sine răspunderea şi asumarea unor riscuri. Decidenţii se orientează pentru a identifica, preveni şi diminua riscul potenţial, prin evaluarea raportului dintre rezultatele dorite şi pericolele presupuse, pentru fiecare variantă în parte, alegând rezultatul cel mai benefic, avantajos pentru acea problemă şi pentru organizaţie în ansamblui ei;
Raţionalizarea resurselor implicate în adoptarea deciziilor reprezintă o condiţie permanent urmărită de decidenţi. Aceştia vor prefera soluţiile (deciziile) care vor avea cel mai bun raport "rezultate / eforturi" şi vor exprima consumurile cele mai eficiente din acest punct de vedere.
În alegerea căii optime de acţiune dintre toate alternativele enunţate iniţial, li se acordă o deosebită importanţă resurselor umane implicate, deoarece acestea condiţionează transpunerea corectă în practică a deciziei.
- Executarea deciziei - precede încheierea procesului decizional şi a întregului ansamblu de activităţi din care se compune acesta. În această etapă, se organizează condiţiile necesare pentru realizarea deciziei luate, stabilindu-se un program concret de acţiune pentru aceasta, materializat în dispoziţii, ordine, instrucţiuni, proceduri. În acest context, decizia are un caracter normativ şi obligatoriu.
- Prin controlul gradului de îndeplinire a deciziei se urmăreşte, în final, determinarea cauzelor care au generat eventuale abateri de la programul stabilit iniţial şi în raport cu rezultatele aşteptate. Astfel, unele etape au avut o importanţă mai mare sau mai mică în funcţie de nivelul ierarhic la care se ia decizia şi în funcţie de consecinţele ei, dar rezultatul final exprimă modul realist de acţiune pe care l-au adoptat managerii decidenţi.