Comunicarea — se defineste ca un proces interpersonal de transmitere şi recepţie de simboluri care au înţelesuri ataşate. El poate fi sau nu organizat, pentru a permite crearea de legături între angajaţi, între instituţiile publice şi între instituţiile publice şi cetăţeni, în scopul schimbului de informaţii, sentimente şi idei de esenţă informaţională. La nivelul oricărei organizaţii, reprezintă un domeniu de studiu care urmăreşte să stabilească de ce şi cum emit şi primesc organizaţiile informaţii într-un mediu sistemic complex. Comunicarea este vitală în fiecare dintre ele. Unii specialişti au ajuns la concluzia că elementele manageriale importante sunt:
- comunicarea (schimb de informaţii de naturi diferite pe cale orală şi scrisă), care ocupă aproximativ o treime din timpul de lucru;
- managementul tradiţional (planificare, luare de decizii şi control), care ocupă aproximativ tot o treime din timpul de lucru;
- corelarea (interacţiunea, tot prin comunicare, cu cei din jur, din interior şi exteriorul organizaţiei), care ocupă în jur de o cincime din timp;
- managementul resurselor umane (motivare/încurajare, sfătuire/disciplinare, managementul conflictului, angajare de personal) .
Toate aceste activităţi specifice activităţii manageriale au ca principiu fundamental comunicarea.
Pentru realizarea obiectivelor sale managerul se va baza pe următoarele funcţii ale comunicării:
Funcţia de informare — organizaţiile au nevoie de interacţiuni în mediul exterior în care funcţionează şi în mediul interior între părţile ei componente. Cei mai importanţi sunt oamenii. Managerul este pus în faţa monitorizării la două feluri de informaţie: informaţia externă - trimisă şi primită prin intermediul activităţilor de marketing, reclama, aprovizionare, relaţii publice etc. şi informaţia internă - care circulă prin canalele formale şi neformale de comunicare.
Funcţia de comandă şi instruire - această funcţie a comunicării se referă la modalităţile prin care managerii se asigură că oamenii şi departamentele acţionează continuu în direcţia obiectivelor organizaţiei.
Funcţia de influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire - prin această funcţie se realizează moduri specifice de control asupra informaţiei şi asupra comportării membrilor organizaţiei.
Funcţia de integrare şi menţinere — funcţie ce trebuie privită sub următoarele aspecte:
- păstrarea organizaţiei în stare operaţională prin cursivitatea informaţiei;
- folosirea corectă a canalelor de comunicare pentru a evita încărcarea cu informaţie inutilă;
- sortarea şi verificarea datelor; integrarea părţilor în întreg prin raportarea lor la acesta şi la contextul în care părţile trebuie să funcţioneze.
Angajatii pot fi motivaţi prin comunicare, atunci când sunt interesaţi de strategia organizaţiei. Prin acest prooces, managerul poate asigura circulaţia informaţiei; informaţia corectă şi utilă trebuie să ajungă la locul potrivit în momentul potrivit astfel că eforturile tuturor să se coordoneze între ele.
Organizaţia care comunică este recunoscută prin următoarele caracteristici:
- este clarificat rolul comunicării în atingerea obiectivelor companiei;
- planurile de dezvoltare ale activităţilor conţin un plan de comunicare în detaliu;
- la nivel individual, sunt precizate responsabilităţile fiecărei persoane legate de procesul de comunicare organizaţională;
- suportul oferit angajaţilor pentru creşterea competenţelor de comunicare este real, măsurabil, planificat şi eficient;
- feed-back-ul este deja a doua natură a organizaţiei, fiind integrat cu drepturi depline în cultura organizaţională.