Negocierea se încheie numai odată cu semnarea contractului, până atunci putând fi încheiate acorduri, înţelegeri, proceduri etc.
Se impune sublinierea că în timp ce procedura se referă la modul în care se face ceva, înţelegerea reprezintă expresia unui punct de vedere sau a unei atitudini faţă de o problemă acceptată, relativ în aceiaşi termeni, de către ambii parteneri.
Pe de altă parte, acordul nu se obţine exclusiv pe baza unor înţelegeri. Fiind un compromis conclusiv asupra unor termeni reciproc acceptaţi, acordul negociat nu se poate încheia dintr-o varietate de motive. De exemplu, nici una din părţi nu ştie cum să-l pună în practică sau cei responsabili cu punerea în practică a acordului negociat nu înţeleg atitudinile şi motivaţiile care au dus la încheierea acordului.
În aceste condiţii, acordul trebuie să aibă prevederi clare, să fie susţinut de o serie de înţelegeri şi proceduri expuse în detaliu, întrucât negocierea este un proces de continuă descoperire, în cadrul căruia apar tot timpul noi întrebări şi se aduc argumente şi contraargumente.
Un rol important revine, atât pe parcursul negocierilor, cât mai ales în etapa de finalizare a acestora, modalităţilor în care sunt abordate obiecţiile partenerului de negociere. În primul rând, trebuie făcută, pe cât posibil, distincţie între:
- obiecţiile de formă – care nu exprimă poziţii insurmontabile, dar se fac din raţiuni tacite, inclusiv din dorinţa partenerului de a obţine anumite concesii sau de a promova mai bine, în contrapondere, propriile interese;
- obiecţiile reale – care în lipsa unor contraargumente solide pot efectiv să ducă la insucces (de exemplu: partenerul de negociere poate ridica unele obiecţii datorită lipsei unor informaţii corespunzătoare).
Indiferent de tipul de obiecţii, acestea trebuie tratate cu toată atenţia, aducându-se argumente solide, bazate pe fapte reale. Aceasta cu atât mai mult cu cât, de multe ori, reuşita unei negocieri depinde într-o măsură semnificativă de modul în care sunt manevrate obiecţiile.
Există numeroase metode de combatere a obiecţiilor, printre care se numără şi următoarele:
- folosirea obiecţiilor ca punct de plecare pentru lansarea de noi argumente solide;
- eludarea, adică oferirea unui „time-out” care dă prilejul amânării temporare a rezolvării obiecţiei ridicate; discuţiile vor fi reluate la un moment ulterior, insistându-se asupra aspectelor în care există consens reciproc;
- ignorarea obiecţiilor atunci când există suspiciunea unor obiecţii formale, apelându-se la tactica tăcerii şi a ascultării;
- reformularea obiecţiilor în termeni mai accesibili; se recurge la abordarea graduală, începând cu problemele uşoare (de exemplu: o obiecţie uşor de combătut va fi reformulată sub formă de întrebare, care are un „da” în răspuns) şi sfârşind cu cele considerate mai dificile (situaţie în care se vor menţiona alte aspecte favorabile, de o mai mare importanţă pentru partener);
- compensarea, adică oferirea de recompense şi avantaje echivalente care privesc alte părţi şi secvenţe din cadrul acordului final (Este vorba despre negocierile pachet, în care participanţii leagă exprimarea poziţiei finale faţă de o componentă sau alta a problemei negociate de modul în care vor fi rezolvate alte componente);
- anticiparea obiecţiei, respectiv formularea acesteia înaintea partenerului pentru a evidenţia lipsa de fundament a acesteia.
Oricare dintre aceste metode va fi aplicată având în vedere următoarele:
- localizarea exactă a obiecţiei şi aflarea motivelor care se ascund în spatele acesteia;
- păstrarea calmului, a amabilităţii şi evitarea manifestării surprizei;
- evitarea contrazicerii directe a spuselor partenerului întrucât aceasta ar duce la concluzia că partenerul nu este cinstit şi nu spune adevărul;
- respectarea opiniei partenerului, chiar dacă pare eronată;
- acordarea unei valabilităţi obiecţiei formulate, încercându-se diminuarea ei prin utilizarea de cifre, fapte, argumente solide;
- abordarea cu tact a obiecţiilor cauzate de dorinţa partenerului de a se impune;
- evitarea formulării unor răspunsuri puţin analizate;
- verificarea înţelegerii şi acceptării răspunsului de către partener.
Abordarea cu succes a obiecţiilor, arta de a răspunde acestora, constă în a da partenerului satisfacţia că a fost ascultat, înţeles şi tratat cu seriozitate. De asemenea, prin reformularea obiecţiilor sub formă de întrebări, partenerului i se oferă atenţia necesară, solicitându-se din partea lui un mod de gândire pozitiv.
Finalizarea negocierilor presupune un punct de criză în adoptarea deciziei, reprezentând, în fapt, un punct culminant al procesului îndelungat şi de multe ori extenuant care este negocierea.
Negociatorii au nevoie de prezenţă de spirit, de clarviziune, de simţ al oportunităţii pentru a sesiza momentul concluziei şi a evita prelungirea inutilă a discuţiilor.
Uneori, acest punct poate fi identificat prin faptul că ambii parteneri încep să se refere la probleme colaterale negocierii propriu-zise (de exemplu: unde se vor semna documentele, la ce restaurant se va sărbători evenimentul). Alteori, dincolo de acest punct critic, reacţia unei a din părţi poate deveni necontrolată şi distructivă, caz în care negociatorii trebuie să analizeze oportunitatea continuării discuţiilor, a încheierii acestora sau a opririi şi reluării lor ulterioare.
Există câteva situaţii din care se poate afla punctul în care partenerul acceptă finalizarea negocierii. De fapt, este vorba de tehnici de finalizare a negocierii:
- a) finalizarea condiţionată – atunci când cumpărătorul se oferă să cumpere o cantitate mai mare sau de o calitate inferioară, dacă preţul va fi redus. Acum reîncepe negocierea în noile condiţii de cantitate şi preţ;
- b) oferta adecvată – atunci când vânzătorul caută să afle ce preţ ar fi dispus să plătească cumpărătorul pentru o marfă „ideală” şi apoi încearcă să vândă la acest preţ produsul real de care dispune;
- c) tehnica comparaţiei – se aduce în discuţie o tranzacţie asemănătoare, încheiată la un anumit preţ, după care, în funcţie de reacţia partenerului, se iau măsuri corespunzătoare de continuare a discuţiilor;
- d) tehnica concesiilor legate – se propune o posibilă concesie, legată de o altă concesie a partenerului. Dacă se agreează ideea, se porneşte negocierea de la noul nivel;
- e) tehnica „ultima ofertă” – este, de fapt, un ultimatum. Deşi eficientă, este riscantă, revenirea însemnând afectarea credibilităţii şi prestigiului celui care o utilizează.
Dacă se doreşte într-adevăr finalizarea negocierii, este bine ca întrebările să fie formulate în aşa fel încât să conducă la răspunsuri afirmative, dând posibilitatea partenerului de a spune mai uşor „da”. Aceasta întrucât punerea lui în situaţia de a spune „nu” necesită noi argumente în acest sens, revenindu-se la dificultăţile iniţiale.
În orice caz, există şi o serie de metode de compromis în etapa de finalizare a negocierii, cum ar fi:
1) rezumarea celor două puncte de vedere diferite şi formularea unei propuneri de armonizare reciproc avantajoasă;
2) introducerea unei formule de compromis, cu date noi, ţinute ca atuuri;
3) minimalizarea diferenţelor dintre punctele de vedere şi prezentarea unei propuneri de eliminare a acestor diferenţe în avantajul ambelor părţi;
4) prezentarea unui anumit punct de vedere şi sublinierea caracterului de compromis al acestuia:
- se va încerca renunţarea la asocierea unei sinteze care ar scoate în evidenţă neînţelegerile;
- se va plasa în centrul atenţiei persoana negociatorului partener şi se va încerca disocierea acestuia de rezultatul negativ;
- se va încerca obţinerea acordului în vederea unor noi la o dată ce urmează a fi convenită;
- se va încheia negocierea cu un alt subiect decât cel al negocierii, creându-se premisele pentru o despărţire amicală;
- se va avea în vedere faptul că menţinerea negocierilor pe termen lung a importantă, avându-se în vedere dictonul „s-a pierdut o bătălie, dar nu războiul”.
Funcţie de situaţia concretă şi, mai ales, de scopul negocierii, există mai multe metode de finalizare a negocierilor, metode ce pot fi utilizate separat sau mai multe deodată, şi acestea sunt:
- întrebarea directă – duce la o formulare de genul: „sunteţi de acord şi deci începem livrarea?”;
- aprobarea tacită – o simplă înclinare a capului face uneori mai mult decât un răspuns direct;
- opţiunea maximă – se utilizează pentru un partener ezitant; se va cere partenerului să aleagă între două opţiuni pozitive;
- afirmaţia continuă – se va face un rezumat al elementelor convenite; suma acestora va conduce la concluzia semnării contractului;
- naraţiunea unei situaţii asemănătoare – se va povesti partenerului o situaţie asemănătoare cu cea în care se găseşte acesta, subliniind avantajele pe care le-a obţinut un alt partener pe o altă piaţă;
- referinţele – se va prezenta partenerului o listă de parteneri importanţi a căror satisfacţie e probată de scrisori, contracte etc.;
- bilanţul – este o prezentare bazată pe cifre, având rolul de a realiza o comparaţie a tuturor rezultatelor pozitive ce vor decurge din achiziţionarea produsului;
- surprinderea – în momentul în care partenerul crede că negocierea s-a încheiat fără vreun rezultat anume, se va prezenta argumentul ţinut în rezervă, argument ce trebuie să fie foarte puternic;
- stimularea – când se ajunge în situaţii critice, se vor introduce elemente care să stimuleze partenerul, să-i inducă fie dorinţa de a câştiga, fie teama de a pierde.
În principiu, postnegocierea se rezumă la semnarea acordurilor, a convenţiilor sau a tratatelor, prin care părţile se angajează la respectarea obligaţiilor asumate.