Sunt instituţii care dispun de un Manual al situaţiilor de criză şi o Celulă de criză în cadrul căreia există responsabilităţi pentru fiecare tip de criză. De asemenea, se stabilesc proceduri care conţin instrucţiuni de operare pentru fiecare situaţie de criză.
Pot apărea evenimente social-politice, a căror gravitate variază de la manifestări cum ar fi grevele, mişcările sociale de presiune a străzii, schimbarea subită a echipei de conducere, până la revoluţii şi războaie, catastrofele naturale (cutremure, inundaţii etc.) sau accidentele de altă natură (accidentele grave aviatice, maritime sau terestre) etc.
Ascunderea informaţiilor este un mod de declanşare a zvonurilor.
În gestionarea unei crize se pot face erori cu urmări greu de prevăzut : ezitările, care conduc la crearea unei imagini de incompetenţă şi confuzie; ripostele - sursă de creştere a tensiunilor şi emoţiilor; confruntarea, care oferă oponenţilor vizibilitate şi o platformă de atac; informaţiile contradictorii, care semnifică o lipsă de sinceritate şi de receptivitate.
Planul de administrare a unei situaţii de criză (parte componentă a Manualului Situaţiilor de criză) din cadrul unei organizaţii include :
- aprobarea planului de către directorul executiv;
- lista persoanelor care vor fi implicate în rezolvarea crizei şi coordonatele acestora (adresă, telefon, etc);
- lista persoanelor din companie ce trebuie informate imediat în cazul unei crize;
- criteriile de estimare a pierderilor potenţiale;
- planul de realizare a unei secţiuni de documentare, cuprinzând informaţii şi mărturii; informaţii confidenţiale ce nu pot fi divulgate înainte de lansarea planului de contracarare a crizei şi de cele mai multe ori, nici după aceea, dacă nu este necesar;
- programul de acţiune: cine, ce şi când;
- schiţa locului unde a survenit criza, o listă de resurse şi cu necesarul de aprovizionat; locul de unde se va obţine aparatură de comunicare, sonorizare şi înregistrare pentru presă;
- lista criteriilor de evaluare a eficienţei tratării situaţiei de criză.
Comunicarea cu publicul
La nivelul Instituţiilor publice pot apărea blocaje în comunicare, în relaţiile cu cetăţenii. Rezultă de aici: frustrare; nemulţumire; formarea unei imagini proaste despre instituţie. Bariere impuse de apariţia corupţiei, au un impact deosebit asupra imaginii şi activităţii instituţiilor publice.
Pentru fiecare angajat al unei instituţii publice sunt necesare stagii de însuşire a unor tehnici de comunicare eficientă la nivelul: interpersonal; autoprezentării; prezentării instituţiei în relaţiile cu presa; prezentării instituţiei în relaţiile cu partenerii străini.
Costurile unor asemenea stagii produc beneficii în viitor pentru că oamenii aşteaptă de la funcţionarii publici: competenţă; echilibru; deontologie profesională; disponibilitate la dialog.