Administrație publică

În orice proces de negociere există prea multe variabile care influenţează modul în care oamenii se percep şi reacţionează unii faţă de alţii pentru a putea prezice ce trebuie făcut în anumite situaţii. Ajungerea la o înţelegere prin intermediul negocierii nu este doar o problemă de aplicare a unui repertoriu de tactici şi tehnici, ci strategia şi comportamentul trebuie adaptate nevoilor situaţiei în discuţie.

Nu se poate pretinde de la o singură negociere ca aceasta să conducă la mutaţii radicale, răsturnări totale ale valorilor şi ale ierarhiilor, sau la progrese extraordinare în relaţiile umane. Acest lucru este motivat de faptul că orice proces de negociere se fundamentează pe nişte percepte morale, legi, convenţii şi – în special – tradiţii, fiind deci puternic influenţat atât de negocierile precedente, cât şi de valorile societăţii.

Indiferent de tipul negocierilor – dacă acestea sunt mai mult sau mai puţin formale – este important de reţinut că:

1. Negocierea este o activitate voluntară, în sensul că fiecare parte poate renunţa să intre în discuţii în orice moment.
2. O negociere porneşte de obicei de la motivul că cel puţin una din părţi doreşte să schimbe starea de fapt prezentă şi consideră că este posibilă ajungerea la o înţelegere reciprocă satisfăcătoare.
3. Intrarea în negocieri implică acceptarea de către ambele părţi a necesităţii stabilirii unei înţelegeri comune, înainte ca o anumită decizie să fie aplicată. Dacă problema în discuţie poate fi decisă în mod unilateral de către una din părţi, nu mai există motive pentru demararea unor negocieri.
4. Timpul este un factor esenţial în negocieri. El joacă un rol important în influenţarea climatului de ansamblu şi afectează direct rezultatul final al discuţiilor.
5. Progresul oricărei negocieri, chiar dacă aceasta este condusă de o terţă parte, este puternic influenţat de valorile personale, înţelegerea, atitudinile şi emoţiile persoanelor de la masa de negocieri.

Pornind de la aceste principii de bază se pot identifica cele mai frecvente greşeli întâlnite în negocieri, manifestate în tendinţe eronate de a aborda procesul de negociere. Acestea pot fi sintetizate astfel:

1) Tendinţa „câştig-pierdere”

Negociatorii consideră discuţiile ca fiind un concurs sau o bătălie pe care trebuie să o câştige, această tendinţă manifestându-se prin refuzul de a accepta valabilitatea punctelor de vedere, a pretenţiilor şi argumentelor celeilalte părţi, precum şi prin exprimarea unui număr mare de critici, atacuri la persoană şi izbucniri emoţionale.

Cauza fundamentală a acestei abordări se poate baza pe o idee preconcepută, susţinută de experienţa trecută, corespunzător căreia negocierea este mai degrabă un câmp de bătălie decât o modalitate de rezolvare a problemelor.

Posibilităţile de remediere a acestei tendinţe sunt:

• adresarea mai multor întrebări deschise pentru a obţine punctul de vedere al celeilalte părţi;
• evitarea intrării în spirala ascendentă apărare-atac;
• încercarea de a rezista tentaţiei de a respinge sau demola fiecare argument al celeilalte părţi, chiar dacă aceasta nu are dreptate;
• căutarea unor subiecte de bază comune;
• întocmirea unei liste cu punctele asupra cărora s-a căzut de acord şi cu cele la care nu s-a ajuns la un consens.

2) Tendinţa „sensului unic”

Apare atunci când negociatorii au decis deja, înainte ca negocierile să înceapă, care sunt problemele ce trebuie dezbătute şi soluţiile ce se impun, fiind convinşi că acestea vor fi acceptate de cealaltă parte.

O formă de manifestare a acestei tendinţe o reprezintă situaţia în care unul din negociatori începe negocierile prin prezentarea într-o ordine aparent logică a unui număr de puncte-cheie ce trebuie discutate. Aceste puncte sunt apoi abordate într-un mod mecanic, cu viteză relativ mare, acoperind multe dintre ele, dar nici unul în profunzime, indiferent de părerile celeilalte părţi.

O altă situaţie este aceea în care au loc întreruperi ale celeilalte părţi, în scopul de a o împiedica să dezbată prea mult timp subiectele „irelevante”, semnele de frustrare şi / sau neacceptarea din partea partenerilor de discuţii neîntârziind să apară.

Aceste manifestări pot însemna lipsă de încredere în propriile forţe din partea unuia sau ambilor negociatori sau dorinţa de a acoperi prea multe aspecte în timpul disponibil.

Împotriva consecinţelor negative ale acestei tendinţe pot fi luate câteva măsuri, cum ar fi:

• perceperea ordinii de zi ca un cadru de lucru, folositor şi ca listă de verificare, dar care nu trebuie să fie respectat tot timpul într-un mod rigid;
• solicitarea din partea partenerilor de negociere a unor sugestii pentru ordinea de zi şi formularea unui plan mixt de lucru pentru discuţii;
• tratarea informaţiei mai degrabă ca pe o ipoteză şi nu ca pe un fapt;
• folosirea rezumărilor pe parcursul discuţiilor şi repetarea aspectelor importante la sfârşitul fiecărui subiect sau întâlnire, pentru a verifica gradul de înţelegere a problemelor ridicate de cealaltă parte;
• ascultarea activă şi căutarea atât a aluziilor non-verbale (de acord, dezacord, surpriză, frustrare etc.), cât şi a aluziilor verbale.

3) Tendinţa „evitării conflictului”

În această situaţie, părţile nu vorbesc despre aspectele esenţiale ale conflictului sau fac promisiuni nesincere, această tendinţă având următoarele  formele de manifestare: nestabilirea unei ordini de zi clare; folosirea întrebărilor deschise fără, însă, a urmări răspunsurile; propunerile sunt prezentate drept „cadou”; ajungerea la unele concesii necondiţionate; trecerea rapidă la subiecte mai „convenabile”.

Cauzele apariţiei unei astfel de tendinţe pot fi: una din părţi nu consideră că problema este suficient de serioasă pentru a merita atâta atenţie şi / doreşte să-şi menţină imaginea de persoană plăcută; unii dintre negociatori doresc să aibă o interacţiune pe cât posibil lipsită de efort, fapt pentru care identifică ce doreşte cealaltă parte şi îi dă satisfacţie necondiţionat.

Ca posibilităţi de remediere pot fi luate în considerare următoarele:

• în cazul în care conflictul este serios, încercarea de a influenţa motivaţiile părţilor, de exemplu, prin identificarea şi ierarhizarea problemelor;
• folosirea aptitudinilor de culegere a informaţiilor pentru a identifica şi a conveni asupra unor aspecte puse în discuţie;
• recunoaşterea faptului că renunţarea nu conduce neapărat la o soluţie mai bună;
• acolo unde este necesar, folosirea ameninţărilor şi a promisiunilor pentru a obţine o angajare în realizarea unei soluţii comune.

4) Tendinţa „mersului la întâmplare”

Are loc atunci când în cadrul negocierilor se sare frecvent de la un subiect la altul, înainte de a se ajunge la o concluzie agreată de ambele părţi sau atunci când negocierile revin la acelaşi subiect fără a adăuga ceva nou discuţiei.

Această tendinţă se manifestă în situaţia în care: nu există un rezumat al subiectelor discutate sau al celor asupra cărora s-a convenit la sfârşitul întâlnirii; ori, dacă una dintre părţi încearcă să facă un rezumat a ceea ce s-a discutat, cealaltă parte nu recunoaşte a se fi ajuns la o înţelegere în vreuna din problemele abordate.

Cauza esenţială a acestui tendinţe este faptul că negociatorii nu s-au gândit suficient la ramificaţiile problemelor înainte de discuţii sau nu doresc să înfrunte conflictele ce pot să apară, dacă problemele se adâncesc.

Există posibilităţi de evitare a manifestării acestei tendinţe, şi acestea se referă la următoarele:

• reflectarea asupra aspectelor problemei ce face subiectul negocierii înainte de iniţierea discuţiilor;
• amânarea încheierii unui subiect până se ajunge la o soluţie pe deplin acceptată;
• investirea unei perioade de timp suficiente pentru definirea problemei în discuţie;
• alocarea timpului de gândire necesar pe parcursul discuţiilor sau obligarea celeilalte părţi să vorbească mai mult;
• încercarea de a obţine mai multe informaţii despre subiectele ce urmează a fi discutate;
• folosirea mai multor parafrazări şi concluzionări pe parcursul discuţiilor pentru asigurarea că cealaltă parte înţelege punctul de vedere exprimat;
• obţinerea unor amânări pentru revizuirea discuţiilor şi continuarea negocierilor;
• acordarea unei mai mari atenţii stabilirii punctelor de discuţie pe ordinea de zi înainte de începerea discuţiilor.

5) Tendinţa „capsulei timpului”

Aceasta apare atunci când negociatorii nu iau în considerare circumstanţele sau contextul în care are loc negocierea, ca presiune manifestată asupra lor sau a celeilalte părţi sau a vechimii relaţiei dintre părţi. Ei tratează situaţia în izolare şi sunt surprinşi dacă o altă persoană nu percepe negocierea în acelaşi mod ca şi ei ori introduce elemente din întâlniri trecute, în special dacă acestea sunt considerate bătălii pierdute.

Formele de manifestare a cestei tendinţe sunt: un negociator tratează întâlnirea cu mai multă gravitate decât celălalt şi devine frustrat dacă cealaltă parte nu priveşte lucrurile în aceeaşi lumină serioasă; ori, una dintre părţi aduce în discuţie un subiect despre care cealaltă parte consideră că nu are nici o legătură cu disputa în cauză; una din părţi este mult mai încărcată emoţional decât cealaltă.

Motivele apariţiei unei astfel de tendinţe se referă la percepţiile diferite pe care le au părţile în legătură cu relaţia existentă între ele. Aceasta se datorează insuficientei revizuiri a subiectelor discutate în întâlnirile anterioare, lipsei de concentrare asupra evenimentelor recente sau pregătirii insuficiente pentru negocierea în cauză.

Posibilităţile de remediere ce trebuie avute în vedere sunt:

• stabilirea clară a naturii relaţiei dintre părţi la începutul fiecărei sesiuni de negocieri;
• luarea în considerare a priorităţilor şi presiunilor celeilalte părţi înainte şi pe parcursul negocierii;
• verificarea continuă dacă punctele de vedere ale celeilalte părţi au fost bine înţelese;
• încercarea de a găsi soluţii care pot fi acceptate de ambele părţi.

În pofida limitelor sale, a abuzurilor şi a hazardului, negocierea reprezintă un instrument de neînlocuit în zilele noastre, cu precădere în domeniul afacerilor întrucât ea este capabilă – într-o manieră mai eficace decât orice altă modalitate – să evidenţieze şi să materializeze interesele comune acolo unde, la început, părea a exista un conflict de interese.