Logistica negocierilor cuprinde aspecte tehnico-organizatorice şi are în vedere următoarele:
- alegerea locului de desfăşurare, constituirea echipei de negociere şi alegerea şefului acesteia;
- fixarea datei – se ţine seama de uzanţe, sărbători legale, legături de avion, tren etc.;
- invitarea partenerului – trebuie făcută în timp util, menţionând problemele care trebuie discutate;
- momentul de desfăşurare – trebuie ales astfel încât partenerul să fie odihnit, deoarece tratativele comportă un consum mare de energie; ora începerii negocierilor trebuie astfel aleasă încât să nu coincidă cu contratimpul ritmului biologic (fus orar de 6-8 ore);
- durata – variază între 15-19 minute; pentru limitarea duratei, tratativele pot fi programate astfel:
- cu o oră înaintea mesei de prânz;
- cu o oră înainte de terminarea programului instituţiei.
- ambianţa – gazda trebuie să asigure o ambianţă plăcută, lumină suficientă, căldură etc.;
- rangul de reprezentare – e de preferat ca partenerul cu care tratăm să nu fie la cel mai înalt nivel de la început;
- îndeplinirea formalităţilor de deplasare – paşaport, vize necesare, valută, bilet de avion, cadouri, vaccinuri etc.;
- acordarea asistenţei necesare pentru partener în vederea petrecerii timpului liber în mod plăcut;
- întâmpinarea la aeroport sau la gară, asigurarea mijloacelor de transport necesare şi reţinerea unor camere la hotel;
- distanţa cât mai mică între locul de cazare şi locul unde se poartă negocierile pentru a economisi timp şi bani.
În ce priveşte locul de desfăşurare a negocierilor, există o serie de avantaje, astfel:
- a) Avantajele desfăşurării negocierii în România:
- constituirea unei echipe de negociere mai numeroase;
- luarea mai rapidă a deciziilor;
- influenţarea partenerului de afaceri prin definiţii de poligon, vizite în uzină, expoziţii etc.;
- pregătirea sălii de negociere cu mostre, fotografii, eşantioane, grafice şi a unor acţiuni de protocol adecvate;
- psihologic, negociatorii români sunt mai diguri, mai degajaţi „acasă”, într-o ambianţă cunoscută şi nepresaţi de timp.
- b) Avantajele desfăşurării negocierilor în străinătate, la sediul firmei partenere:
- posibilitatea obţinerii unor informaţii directe de pe piaţă asupra produselor şi serviciilor;
- posibilitatea formării unei imagini directe asupra partenerului (sediu, număr de salariaţi, dotări etc.);
- posibilitatea cunoaşterii directe a unor uzanţe, reglementări, autorităţi guvernamentale, alte firme potenţiale;
- posibilitatea cunoaşterii preţurilor practicate de concurenţă, a canalelor de distribuţie utilizate şi a formelor de comercializare practicate;
- posibilitatea întreruperii negocierilor în situaţii de criză sub pretexte că nu există mandat de negociere a unor anumite aspecte ale problemei.
- c) Locul de desfăşurare a negocierilor poate fi şi pe teren neutru (un târg internaţional), caz în care cei doi parteneri au de făcut faţă unor probleme similare.
Poziţii de aşezare la masa negocierilor
Cea mai obişnuită poziţie de aşezare la masa negocierilor este aceea în care delegaţiile sunt aşezate faţă în faţă, iar conducătorii echipelor de negociere sunt plasaţi în centru.
De regulă, importanţa colaboratorilor este dată de distanţa acestora faţă de şeful echipei.
Dacă o echipă este formată din doi negociatori, atunci poziţia este tot faţă în faţă.
Variantele pot fi multiple, dat trebuie căutate acele poziţii care permit o comunicare eficientă între membrii celor două echipe.
Spaţiul trebuie să fie suficient de mare, iluminarea corespunzătoare etc.
Uneori, în mod deliberat echipa de negociere parteneră este aşezată cu faţa spre lumina unei ferestre pentru a se putea citi astfel mimica feţei membrilor acesteia.