Administrație publică

La formarea echipei de negociere se are în vedere mărimea şi structura sa, urmărind să se acopere următoarele domenii:

1. a) comercial – preţ, politică comercială, livrare, transferul riscurilor şi al cheltuielilor;
2. b) tehnic – calitate, specificaţie, ambalaj, know-how, service;
3. c) juridic – condiţiile contractului, clauza, rezolvarea litigiilor, arbitraje;
4. d) financiar – condiţii de plată, modalităţi, credit, garanţii, facilităţi financiare;
5. e) transporturi – expediere, asigurări.

Alegerea conducătorului echipei de negociere se face ţinând seama de:

• întrunirea calităţilor cerute şi membrilor echipei sale;
• capacitatea de a organiza şi conduce echipa de negociere;
• funcţia pe care o îndeplineşte în cadrul întreprinderii, ministerului;
• gradul de responsabilitate şi de decizie pe care şi-l poate asuma în corelare cu mandatul primit;
• sudura psihologică cu membrii echipei sale care să conducă la o conlucrare activă şi principală.

Sarcinile şefului echipei de negociere sunt următoarele:

1. a) să selecţioneze membrii echipei şi să-i pregătească corespunzător;
2. b) să pregătească planul de negociere şi proiectul de contract;
3. c) să se îngrijească de primirea mandatului de negociere şi a împuternicirii scrise ce reprezintă unitatea la negocieri;
4. d) să organizeze şi să conducă negocierile;
5. e) să finalizeze (semneze) contractul cu partenerii;
6. f) să întocmească raportul asupra negocierii;
7. g) să menţină permanent moralul membrilor echipei pe care o conduce.

Principalele tipuri de şefi de echipă sunt:

1. Tipul autoritar – este un bun organizator, dar nu acceptă decât cu greu alte păreri;
2. Tipul cooperant – este un bun constructor al spiritului de echipă cu rezultate bune în negociere;
3. Tipul creativ – nu este un bun organizator, dar dublat bine poate să susţină punctul de vedere al firmei şi să găsească soluţii de ieşire din impas;
4. Tipul pesimist – este slab organizator, nu face uz de autoritate, acceptă scuze şi motivări şi nu rezistă la negocieri dificile.

În general, calităţile membrilor echipei de negociere trebuie să fie următoarele:

• pregătire profesională foarte bună în domeniul comerţului exterior şi purtării negocierilor;
• capacitate de a analiza problemele în spirit practic;
• să aibă trăsături complexe de personalitate, caracter integru şi experienţa unor negocieri anterioare;
• să aibă o cultură generală bogată, inteligenţă peste medie;
• să cunoască cât mai multe despre ţara partenerului;
• să cunoască problema pusă în discuţie sub toate aspectele;
• să fie temperat, neentuziast şi cu putere mare de concentrare a atenţiei;
• să aibă spirit de cooperare, elasticitate în gândire;
• să cunoască bine cel puţin o limbă de circulaţie internaţională şi, dacă este posibil, limba de negociere a partenerului;
• să se poată integra în echipa de negociere şi să aibă capacitatea de a fi un bun colaborator;
• să prezinte argumente concrete bazate pe cifre, fapte etc.;
• să poată analiza obiectiv argumentele partenerului;
• să se poată stăpâni în situaţii de criză, să fie calm, ponderat, să fie perfect sănătos şi să nu sufere de boli de stomac sau de nervi;
• să aibă calitatea de a asculta partenerii, de a căuta soluţii de ieşire din impas;
• să aibă capacitate de observare;
• să poată comunica cu persoane aflate la diferite niveluri de pregătire, de diferite naţionalităţi, religii sau clase sociale şi apartenenţă politică;
• să fie diplomat, convingător, cu simţul oportunităţii;
• să fie înzestrat cu bun simţ, să ştie când să preseze şi când să se abţină;
• să aibă o memorie bună, imaginaţie şi gândire politică;
• să nu subaprecieze partenerul;
• să aibă cunoştinţe de psihologie, putere de previziune;
• să aibă uşurinţă în comunicare şi în redactarea unui text tehnico-comercial;
• imaginaţie, prezenţă de spirit, tact, moderaţie, curaj, onestitate, discernământ, pasiune, capacitate de a face faţă conflictelor;
• să fie prezentabil, corect îmbrăcat şi cu simţul umorului pentru a putea depăşi situaţiile dificile apărute.