Dosarele de negociere se întocmesc pe baza sistematizării informaţiilor culese înaintea negocierii, şi anume:
- a) Dosarul cu date despre partener şi situaţia conjuncturală:
Conţine informaţii cu privire la:
- statutul societăţii partenerului, bonitatea şi capitalul acesteia, credite primite, băncile care îi garantează solvabilitatea şi bilanţul anual;
- elemente ale contractelor încheiate de partener cu firme concurente pe aceeaşi piaţă pentru produse identice sau similare şi comportarea în consum (slăbiciunile acestora);
- măsuri de politică comercială (taxe vamale, impozite, suprataxe, bariere netarifare, reglementări, sisteme de preferinţe SGP şi SGPC acordate, proceduri antidumping);
- preţurile de distribuţie practicate şi aducerea preţurilor concurenţilor la o bază comună de comparabilitate (CIF, portul ţării importatoare sau loco, fabrica ţării exportatoare);
- acorduri comerciale şi de plăţi în vigoare între cele două ţări (liste de mărfuri, creditul tehnic);
- măsurile de protecţie a intereselor proprii (reexport);
- prognoza privind produsul şi piaţa respectivă în perioada următoare.
- b) Dosarul cu specificaţia tehnică
Conţine (în limba română şi în limba străină respectivă) următoarele:
- denumirea tehnică a produsului solicitat şi oferit (norme tehnice, standarde, marca înregistrată, parametrii, analize, specificităţi);
- documentaţia (cataloage, prospecte, desene, schiţe, mod de utilizare, machete, mostre, eşantioane), avantaje tehnice faţă de produsele firmelor;
- condiţii specifice pentru instalaţii şi echipamente (montaj, puneri în funcţiune, recepţie, know-how);
- asigurarea asistenţei tehnice (service, întreţinere, piese de schimb, şcolarizare personal ca număr şi durată, utilizarea de noutăţi tehnice după semnarea contractului etc.);
- clauze privind transferul proprietăţii, utilizarea mărcii de fabrică, rezerve, protecţia brevetelor, garanţii etc.
- c) Dosarul cu specificaţia comercială şi juridică
Conţine:
- denumirea comercială a produsului corelată cu cea tehnică şi cea de pe piaţa partenerului;
- preţul şi modul de stabilire a acestuia în funcţie de costul materiilor prime, materiale, salarii, energie, amortizări, condiţii de livrare, bonificaţii acordate;
- clauze de revizuire a preţului (fix, revizuit periodic, glisant, indexat, în funcţie de substanţa utilă, perisabilitate etc.);
- penalităţi în caz de întârziere (la livrare, la plată, la deschiderea acreditivului, la punerea în funcţiune, lipsa de fiabilitate etc.);
- durata valabilităţii contractului (posibilitate de prelungire, modificare şi reziliere);
- ambalaj (tip, costuri, returnare, norme obligatorii în ţara de destinaţie privind marcarea şi etichetarea etc.;
- clauze de confidenţialitate privind utilizarea datelor şi informaţiilor;
- clauze de forţă majoră;
- reglementarea litigiilor (arbitraj, dreptul aplicabil);
- firmele care doresc să coopereze prin echipamente de completare, automatizare, informatizare etc.;
- documentaţii de preţ (oferte, contracte cu alţi parteneri, cataloage de preţuri, table cu indici de preţuri, preţuri de la licitaţii, burse etc.
- d) Dosarul cu probleme financiar-bancare, transporturi şi asigurări
Conţine:
- condiţii, modalităţi şi instrumente de plată utilizate (credite, plăţi eşalonate etc.);
- cotaţii şi cursuri la burse, cursuri valutare, dobânzi, taxe de scont, reglementări valutare etc.;
- surse potenţiale de finanţare şi acordare de credite;
- modalităţi de protejare împotriva riscurilor valutare şi de protejare a creditului;
- modalităţi şi mijloace de transport ce urmează a fi utilizate (rutier, feroviar, maritim, aerian, combinat, transport în containere; tarife, navluri, refacţii etc.);
- calcule de preţ în funcţie de mijloace şi modalităţi de plată, credite acordate şi uzanţe internaţionale utilizate conform INCOTERMS 1990 etc.;
- modalităţi de vămuire, taxe vamale de import, reglementări vamale;
- asigurări şi reasigurări în funcţie de condiţiile prevăzute în contract.
Elaborarea planului de negociere
Prin acest plan echipa îşi fixează strategiile şi tacticile care urmează să fie utilizate în procesul de negociere.
Planul constă dintr-o schemă personală a conducătorului echipei de negociere, bazată pe capacitatea sa profesională, pe cultura şi trăsăturile sale psihofiziologice. În plan sunt menţionate tacticile ce urmează să fie folosite, căile de urmat în limitele strategiei generale şi atitudinea pe care negociatorul o va adopta faţă de partenerul de negocieri.
Conţinutul planului de negociere se bazează pe următoarele:
- a) informaţii cu privire la calităţile membrilor echipei de negociere adverse privind pregătirea profesională, gradul de cultură, experienţa, comportamentul psihic, tranzacţiile încheiate cu alţi parteneri etc.;
- b) experienţa negocierilor avute cu partenerul anterior, ca o premisă valoroasă;
- c) informaţiile cu privire la personalitatea membrilor echipei proprii de negociere pe baza cărora urmează să le încredinţeze sarcini adecvate posibilităţilor de care aceştia dispun;
- d) informaţii provenite din studierea dosarelor de negocieri pregătite în prealabil.
Verificare planului de negociere. Planul de negociere trebuie să fie verificat şi supus discutării membrilor echipei de negociere. Ca urmare a analizei, se elaborează o schiţă de negociere colectivă, respectiv planul de gândire individual al fiecărui membru al echipei se transformă într-un plan de gândire colectivă.
Comportamentul întreprinderii faţă de echipa de negociere constă în faptul că aceasta adoptă faţă de echipa sa o atitudine de sprijinire permanentă şi calificată.
Comportamentul echipei faţă de realizarea mandatului de negociere constă în aceea că negociatorii trebuie să vadă în reuşita tranzacţiei un mijloc de împlinire a aspiraţiilor proprii şi ale întreprinderii din care fac parte, apărând interesele globale ale acesteia şi obţinerea de avantaje maxime.
Simularea negocierilor
Simularea negocierilor este efectuată în scopul verificării şi definitivării planului de negociere. Ea constă în:
- Efectuarea unui dialog între şeful echipei şi membrii acesteia de pe poziţii cât mai diferite:
- se recurge la întrebări şi răspunsuri pentru toate elementele din contractul ce urmează să fie negociat;
- fiecare participant va încerca să se substituie şefului sau membrilor echipei oponente, va acorda o atenţie maximă intereselor partenerilor spre a putea trage concluzii verosimile, elabora tactici adevărate, ajusta şi chiar modifica tactica proprie;
- simularea trebuie să se bazeze pe o analiză profundă a contrastelor imaginare presupuse în mod logic, contraste ce pot rezulta din confruntarea normativă şi psihologică a personalităţilor care negociază.
- Efectuarea unei negocieri între echipa de negociere şi o altă echipă din întreprindere
Se face pe baza unui scenariu elaborat în prealabil, luând în calcul pretenţiile probabile ale viitorului partener de negociere faţă de clauzele menţionate în proiectul de contract.
- Efectuarea unor calcule complexe
Pentru scurtarea şi precizia procesului de simulare se vor utiliza calculatoarele pentru efectuarea unor calcule complexe de eficienţă în diferite variante în vederea obţinerii unei rentabilităţi ridicate.