Rolul comunicării în negociere se referă la:
- obţinerea şi transmiterea de informaţii;
- elaborarea unor propuneri şi exprimarea opţiunilor;
- atenuarea şi chiar eliminarea dezacordurilor;
- înlănţuirea logică a întrebărilor şi răspunsurilor într-o formă spontană şi flexibilă;
- clasificarea punctelor de dezacord prin întrebări şi răspunsuri.
Specialiştii au ajuns la concluzia că în cadrul negocierilor comerciale partenerii reţin numai o parte din elementele aduse în discuţie. (În medie, putem rosti 125 cuvinte pe minut, dar putem asculta 500 de cuvinte pe minut, ceea ce ne permite să notăm în scris unele puncte de vedere).
Trebuie deci să avem în vedere următoarele aspecte:
- ce dorim cu adevărat să comunicăm;
- ce comunicăm în mod real;
- ce aude partenerul din ceea ce comunicăm;
- ce înţelege partenerul;
- ce acceptă din cele apuse de noi;
- ce reţine după terminarea negocierii.
Rezultă că numai circa o treime din ceea ce dorim să comunicăm este reţinută de partener, de aici şi necesitatea unei exprimări cât mai clare a punctului de vedere şi revenirea asupra unor aspecte mai puţin clare (datorită exprimării noastre sau traducerii în limba străină).
Regulile de comportament pe parcursul negocierii
Aceste reguli se referă la:
- educarea voinţei de a asculta cu calm argumentele partenerului;
- păstrarea stimei şi respectului faţă de partener, fără a-l subestima;
- nici o acuzaţie sau reproş să nu fie lăsate fără răspuns diplomatic cuvenit;
- să nu se admită ştirbirea demnităţii propriei echipe de negociere;
- exprimarea bucuriei cu privire la concesiile făcute de partener sau la înţelegerea sa să nu se transforme în entuziasm;
- acţiunile protocolare să fie sobre, evitând generarea de suspiciuni;
- să nu existe discuţii contradictorii în propria echipă;
- intervenţia în discuţie să se facă cu acordul şefului de echipă;
- echipa parteneră să nu fie lăsată să greşească în probleme majore care ar conduce la imposibilitatea derulării contractului;
- să nu se pornească de la idei preconcepute;
- partenerul nu trebuie întrerupt în timpul intervenţiei;
- pe cât posibil nu trebuie să se întrerupă brusc negocierile, ci să se propună amânarea lor.
De asemenea, realizarea legăturilor de comunicaţie între echipa de negociere (uneori aflată în străinătate) şi centrul de coordonare este recomandabil să fie făcută prin convenirea prealabilă a unor modificări care să facă aproape imposibilă descifrarea acestora.
Motivele utilizării acestui procedeu sunt:
- legăturile de comunicaţie sunt nesigure;
- comunicarea presupune întârziere în luarea deciziilor;
- chiar dacă informaţia este detaliată, este greu pentru cei de acasă să-şi facă o imagine precisă asupra situaţiei.
Convorbirile telefonice sunt cele mai riscante, deoarece:
- iniţiativa rămâne de partea celui care a făcut chemarea;
- înţelegerea parţială sau greşită a celor comunicate;
- costul uneori prea mare al convorbirii.
Atenuarea acestor riscuri se face astfel:
- să asculţi, dar să nu vorbeşti dând răspunsul prea târziu;
- să se noteze instrucţiunile primite telefonic şi să se confirme ulterior telegrafic.