Primul pas în analiza unei organizaţii este diagnosticul general. Acesta desemnează investigarea organizaţiei ca sistem şi a părţilor componente, cu ajutorul unor instrumente specifice, în scopul depistării punctelor forte şi a punctelor slabe, a oportunităţilor şi ameninţărilor, precum şi a cauzelor care le determină. Pe această bază se formulează recomandări pentru îmbunătăţirea funcţionării organizaţiei.
Procesul de diagnosticare, în cazul unei organizaţii de natură economică şi comercială, parcurge următoarele etape:
- Stabilirea premiselor diagnosticului. Acestea constau în pregătirea analizei şi documentarea preliminară.
Pregătirea analizei presupune formarea unei echipe de specialişti care stabileşte obiectivele analizei. Acestea depind de tipul diagnosticului care va fi realizat. Diagnostic global, sau pe componente procesuale şi structural- organizatorice. Tot de pregătirea analizei ţine şi stabilirea mecanismelor de culegere, înregistrare, prelucrare şi transmitere a datelor referitoare la ariile de activitate care formează obiectul analizei.
Documentarea prealabilă urmăreşte determinarea principalelor caracteristici ale organizaţiei şi obiectivele sale. Mărimile care caracterizează obiectivele se evidenţiază pe două niveluri: previzionat (planificat) şi realizat. Un interes deosebit prezintă şi mecanismul de conducere cu principalele sale componente: organizatorică, metodologică, informaţională şi decizională.
- Analiza viabilităţii organizaţiei. Viabilitatea organizaţiei se analizează sub două aspecte esenţiale: viabilitatea economică şi viabilitatea mecanismului de conducere. Primul aspect se axează pe corelaţiile dintre obiectivele organizaţiei, evidenţiate prin intermediul unor indicatori, iar cel de-al doilea se axează pe componentele mecanismului de conducere şi relaţiile dintre acetea.
Schema de analiză cea mai utilizată evaluează organizaţia din punctul de vedere a patru atribute:
- forţa sau punctele tari,
- punctele slabe,
- oportunităţile,
- ameninţările,
Forţa unei organizaţii este capacitatea sa de a fi eficientă, de a fi competitivă, de a fi competentă în domeniul său de activitate.
Punctele slabe sunt deficienţele, aspectele necorespunzătoare ale organizaţiei. Exemple de puncte slabe sunt: deficienţele de conducere, dimensiunile inadecvate ale organizaţiei, dezavantajele pe care le are în sistemul concurenţial, forţa de muncă nepotrivită sau nemotivată, inflexibilitatea, tehnologia învechită, lipsa informaţiei sau a resurselor financiare etc.
Oportunităţile sunt ocazii favorabile pentru activitatea organizaţiei. Exemple de oportunităţi sunt: apariţia de noi pieţe, manifestarea unei dezvoltări rapide în domeniul de activitate al organizaţiei, apariţia unor factori de amplificare a cererii, subvenţii, dobânzi scăzute, curs favorabil de schimb, avantaj concurenţial, etc.
Ameninţările se concretizează în perioade de recesiune, bariere internaţionale restrictive, reducerea competenţei organizaţiei, monoproducţia sau monoserviciul, terorismul social etc.
- Stabilirea cauzelor. Această parte, deosebit de importantă a analizei, este activitatea de căutare a determinantelor celor patru atribute prezentate.
- Elaborarea recomandărilor. Aceasta este activitatea de căutare a soluţiilor pentru diminuarea determinantelor punctelor slabe şi pentru contracararea ameninţărilor, precum şi de căutare a soluţiilor pentru amplificarea determinantelor forţei organizaţiei şi a capacităţii sale de fructificare a oportunităţilor.
- Recomandările. Acestea pot fi atât tactice cât şi strategice. Ele nu au caracter decizional, ci conturează modalităţile de intervenţie pentru a se atenua sau elimina cauzele care provoacă disfuncţionalităţi şi pentru a le amplifica pe cele care produc forţa organizaţiei.
Deciziile de acţiune aparţin conducerii.
Procesul de diagnosticare, în cazul organizaţiilor publice, urmează, mutatis mutandis, aceleaşi etape.
Cele două tipuri de organizaţii evidenţiate, private şi publice, au procese de conducere diferite. În cazul organizaţiilor private, procesul de conducere poartă, în mod tradiţional, mai ales în ţările anglofone, denumirea de management.
Concepţiile asupra deosebirilor dintre cele două procese de conducere se pot grupa în trei categorii:
- Termenul de management exprimă un proces, care are ca ultim element actul decizional şi este asociat în mod tradiţional cu sectorul privat. Managerii trebuie să îndeplinească obiectivele organizaţiei private cu cea mai bună utilizare a resurselor.
Spre deosebire de sectorul privat, în sectorul public procesul de conducere reprezintă modul în care decidenţii implementează şi execută politicile stabilite de autorităţile politice, eficienţa utilizării resurselor având o importanţă secundară
- Managementul şi conducerea organizaţiilor publice sunt termeni diferiţi, care descriu însă activităţi similare. Se utilizează termenul de conducere pentru serviciile publice şi termenul de management pentru afaceri, dar între cele două noţiuni nu există o diferenţă clară. Practicile, activităţile manageriale caracteristice sectorului privat sunt transferabile organizaţiilor publice şi invers.
- Recentele schimbări în organizaţiile publice, care caută să înlăture risipa de resurse publice, au condus la un concept nou, managementul public, care este diferit atât de clasicul concept de conducere a administraţiei publice, cât şi de managementul afacerilor private. În această concepţie, managementul public este conducerea administraţiei publice prin intermediul unor instrumente preluate din managementul afacerilor. Acest lucru este posibil deoarece cele două procese de comandă sunt similare, fără a fi însă identice. Similitudinea celor două tipuri de comandă rezultă din faptul că fiecare tip de organizaţie implică alegerea unei strategii, determinarea obiectivelor şi a acţiunilor necesare pentru îndeplinirea lor, utilizarea eficientă a resurselor, asigurând totodată calitatea corespunzătoare a ieşirilor. Diferenţele dintre sectorul public şi sectorul privat persistă însă şi se manifestă, îndeosebi, prin două aspecte:
- sectorul public este controlat de către politicieni aleşi,
- sectorul public funcţionează într-un cadru legal strict care îi este specific. Diferenţele dintre managementul organizaţiilor private şi managementul organizaţiilor publice sunt determinate de natura şi de orientările lor. Comportamentul sectorului privat este condus de piaţă, pe când cel al sectorului public este condus de voinţa politică.
Orientarea sectorului privat este să întâlnească cererea consumatorului ca să obţină profit, pe când orientarea sectorului public este către satisfacerea cerinţelor politice pentru realizarea integrării şi stabilităţii sociale.
În cazul sectorului privat ieşirile pot fi uşor măsurate, pe când în sectorul public ele au un caracter mai puţin cantitativ, fiind mai greu de măsurat.
Totuşi, în pofida diferenţelor învederate, se manifestă o convergenţă între elementele procesului de management din domeniul privat şi elementele procesului de management din domeniul public. Nu trebuie însă să neglijăm Caracteristicile organizaţiilor din administraţia publică. "Contractul social" în baza căruia funcţionează administraţia publică generează două categorii de principii pe care aceasta trebuie să le respecte, şi anume: principii pentru acţiune şi principii restrictive.
Principiile pentru acţiune sunt:
- Asigurarea continuă a serviciului public. Potrivit acestui principiu, administraţia trebuie să satisfacă în permanenţă necesităţile sociale date în sarcina ei.
- Transparenţa. Cunoaşterea organizării şi a activităţii administraţiei publice trebuie să fie uşor accesibilă cetăţenilor şi deciziile luate de aceasta trebuie motivate.
- Administraţia trebuie să răspundă în faţa cetăţenilor pentru consecinţele acţiunilor sau inacţiunilor sale, pe baza atribuţiilor stabilite de lege, fără a fi necesară existenţa unor relaţii contractuale.
- Eficienţa şi eficacitatea. Administraţia trebuie să asigure o utilizare judicioasă a resurselor publice, răspunzând totodată într-un grad cât mai înalt cerinţelor cetăţenilor.
Principiile restrictive sunt:
- În exercitarea atribuţiilor de serviciu, funcţionarii publici trebuie să se ferească de implicare emoţională, de manifestări şi aprecieri subiective.
- Activitatea administraţiei trebuie să se desfăşoare în scopul executării legii, numai pe baza şi cu respectarea legii.
- Egalitatea de tratament. Administraţia trebuie să respecte cu stricteţe nediscriminările impuse de lege.
Caracteristicile administraţiei ca domeniu distinct, se pot prezenta, comparativ cu domeniul privat, cu ajutorul tabelelor următoare.