Administrație publică

Selecţia constă într-un ansamblu de procese de analiză a calitaţilor si a pregătirii profesionale a candidaţilor, în scopul numirii pe posturi şi/ sau funcţii publice în administraţie a funcţionarilor publici necesari. In cadrul selecţiei propriu-zise, factorii implicaţi iau o decizie hotărâtoare pentru unitate. Criteriile pe care trebuie să le satisfacă selecţia sunt:

validitatea - măsura în care prezice cu acurateţe performanţa ulterioară la locul de muncă, eficienţa - apreciată din punct de vedere al costurilor implicate si al rezultatelor obţinute cu ajutorul metodei de selecţie,

acceptabilitatea - interdicţia de a stânjeni sub o formă sau alta candidatul. Recrutarea şi selecţia funcţionarilor publici se face prin concurs organizat. În limita funcţiilor publice vacante prevăzute anual în acest scop prin planul de ocupare a funcţiilor publice sau în situaţia în care funcţiile publice rămân vacante în cursul anului. În ultimul caz, concursurile se organizează după promovarea, transferarea şi redistribuirea funcţionarilor publici, în conformitate cu Hotararea Guvernului nr. 1209/2003 privind Organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Concursurile se organizează (cu avizul Agenţiei Nationale a Funcţionarilor Publici) astfel:

de către comisia de concurs constituită pentru recrutarea înalţilor funcţionari publici, de către Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, pentru ocuparea funcţiilor publice de conducere vacante,

de către autorităţi şi instituţii publice din administraţia publică centrală şi locală, pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie.

Condiţiile specifice de participare la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice se stabilesc de către autorităţile şi instituţiile publice. Concursul constă în trei etape:

1. selectarea dosarelor de înscriere se poate face pe baza curriculum vitae, care trebuie sa conţină informaţii referitoare la:detalii personale (nume, adresa, vârsta, etc.), calificări, experienţa (firma, postul ocupat, durata angajării, motivul plecării), starea de sănătate, interese extraprofesionale, alte informaţii considerate relevante de candidat.

Întrucât obiectul recrutării este realizarea, după o primă sortare, a unei liste de candidaţi care vor fi luaţi în calcul în efectuarea selecţiei, aceştia vor fi grupaţi în trei categorii: probabili, posibili, nepotriviţi. Aceştia din urmă vor fi anunţaţi că cererile le-au fost respinse.

1. proba scrisă ce constă în redactarea unei lucrări sau rezolvarea unor teste grilă în prezenţa comisiei de concurs. Subiectele pentru proba scrisă se stabilesc pe baza bibliografiei de concurs, astfel încât să reflecte capacitatea de analiză şi sinteză a candidaţilor, în concordanţă cu nivelul şi specificul funcţiilor publice pentru care se organizează concursul.

Prin această tehnică se identifică profilul profesional al candidatului, care deşi este deosebit de important, nu este şi suficient, deoarece un bun specialist nu este întotdeuna îndeajuns pentru buna funcţionare a unui sistem. Pentru a elimina riscurile se evidenţiază calităţile şi deprinderile specifice funcţionarului public prin utilizarea unor teste de aptitudini si deprinderi.

Promovarea probei scrise este obligatorie pentru susţinerea interviului.

1. c) interviul testează: nivelul cunostinţelor generale în domeniul administraţiei publice şi instituţiilor comunitare, capacitatea de analiză şi sinteză, capacitatea de a fundamenta o viziune strategică a deciziilor, nivelul cunoaşterii uneia din limbile oficiale ale Uniunii Europene.

Interviul este larg utilizat pentru acei candidaţi consideraţi corespunzaăori după primele evaluări. In funcţie de numarul persoanelor din comisie există mai multe posibilităţi de desfăşurare a interviului :

1. interviul individual - considerat drept modalitatea cea mai obişnuită, care oferă cea mai bună posibilitate de stabilire a unui contact apropiat între candidat şi cel care îl intervievează. Dezavantajul constă în faptul că sunt mai multe şanse ca decizia să fie superficială, părtinitoare.
2. Panelul de interviu - format din doua sau trei persoane, în general directorul de personal şi şeful ierarhic al viitorului angajat. Scopul interviului vizează evaluarea capacităţilor unui candidat în comparaţie cu cerinţele menţionate în specificaţia postului.

Deşi unele informaţii sunt cuprinse în curriculum vitae, altele pot fi obţinute prin prelucrarea testelor. Foramarea unei imagini de ansamblu cere completarea informaţiilor cu detaliile privind experienţa şi caracteristicile personale.

Impresia completă, finală asupra unei persoane rezultă numai după dialog faţă în faţă.

Pentru ca interviul să-şi atingă scopul propus trebuie ca cel care îl conduce să ştie ce informaţii caută şi cum le poate obţine.

Principiile generale care trebuiesc respectate în conducerea unui interviu pot fi sintetizate astfel :

• clarificarea scopului şi obiectivelor interviului,
• culegerea şi studierea informaţiilor necesare,
• planificarea etapelor interviului,
• pregătirea încăperii în care se va desfăşura,
• asigurarea asupra lipsei oricăror întreruperi,
• deschiderea discuţiei într-o manieră deschisă, apropiată, dar menţinând controlul discuţiei,
• adresarea unor întrebări deschise, care necesită mai mult decât « da » sau « nu » ca răspuns,
• menţinerea continuităţii discuţiei,
• abţinerea de la formularea oricăror judecăţi personale,
• încurajarea candidatului în continuarea, detalierea oricăror afirmaţii apreciate ca utile,
• evitarea oricăror promisiuni care nu vor putea fi respectate,
• ascultarea candidatului cu interes,
• observarea comportamentului non-verbal,
• evitarea oricăror prejudecăţi,
• încheierea interviului trebuie facut cu fermitate, tact şi politeţe.

Pe lângă metodele enumerate anterior sunt recomandate şi următoarele metode de selecţie a personalului din instituţiile publice:

• cercetarea referinţelor şi calificativelor candidaţilor - comportament, relaţii, comunicare,
• satisfacerea unor criterii formale de către candidaţi - absolvirea unei anumite instituţii de învăţământ superior,
• probe de verificare a cunostinţelor - examen cu comisie, testele.

Cererea referinţelor şi calificativelor candidaţilor poate fi determinată în ceea ce priveşte selecţia candidaţilor. Referinţele cu privire la foşti colegi sau şefi, calificativele ca şi eficienţa realizărilor sale constituie informaţii preţioase pentru un funcţionar cu experienţă pentru selecţia candidaţilor. Pot fi utilizate concomitent sau după aplicarea metodelor de selecţie menţionate anterior (teste, interviuri). În privinţa referinţelor, informaţiile de ordin faptic sunt esenţiale: perioada de angajare, denumirea postului, activitaţile desfăşurate, absenţele, motivul plecării. Opiniile asupra caracterului angajatului şi asupra compatibilităţii sale cu un numit post nu sunt întotdeauna demne de încredere.

Satisfacerea unor criterii formale de către candidaţi este un aspect necesar dar nu suficient. Această metodă ţine cont de pregătirea profesională, respectiv obligaţia candidaţilor de a avea o diplomă de absolvire ce ar garanta că viitorul funcţionar are competenţa profesională necesară îndeplinirii sarcinilor. Sistemul administrativ are nevoie de personal cu pregătire specifică în domeniul în care se situează posturile sau funcţiile publice vacante.

Testele sunt aplicate în vederea selecţiei personalului. Clasificate dupa obiectivele urmărite ele pot fi:

• testele de cunoştinţe - deseori folosite pentru realizarea selecţiei atunci când numărul celor recrutaţi este mare şi informaţiile conţinute în curriculum vitae nu sunt suficiente pentru departajare. Ele sunt preferate deoarece evidenţiază nivelul cunoştinţelor acumulate de candidat şi sunt direct relevante pentru cerinţele postului, dar nu sunt aplicabile în orice situaţie,
• testele de inteligenţă generală - pot fi uitlizate în situaţiile în care inteligenţa este un factor cheie şi este necesară garantarea unui nivel minim de inteligenţă,
• testele de aptitudini - pot fi grupate în teste pentru:
• aptitudini intelectuale - utilizate în cazul angajării unor persoane tinere cu puţine calificări academice şi fără experienţă, precum şi în cazul unor funcţii de conducere
• aptitudini psihomotorii - necesare pentru activităţi manuale
• testele de personalitate - constau în chestionare fără raspunsuri corecte sau greşite, în care candidatul este întrebat ce părere are despre cum ar acţiona în diverse situaţii.

In cazul acestor teste se pun doua probleme:

• stabilirea setului de trăsături care sunt direct legate de succesul într-o anumită activitate,
• stabilirea corectă a trăsăturilor de personalitate pe baza răspunsurilor date la chestionar.

Chestionarele sunt clasificate dupa obiectivele urmărite şi categoriile de informaţii oferite (Anexa nr. 1). Se utilizeaza mai multe tipuri de chestionare prin care se identifică:

1. a) trăsăturile de personalitate - un model cunoscut fiind acela potrivit căruia indivizii convieţuiesc greu dacă aparţin unor tipuri diferite din punct de vedere psihologic, întrucât posedă un mod diferit de percepere a lumii şi luare a deciziilor.

Determinandu-i pe oameni să-şi cunoască tipul de personalitate propriu şi al colaboratorilor, se îmbunătăţeşte comunicarea, precum si productivitatea. Oamenii sunt predispuşi să fie:

• extravertiţi - orientaţi spre lumea exterioară a fiinţelor şi a lucrurilor,
• introvertiţi - orientaţi spre lumea interioară a ideilor şi sentimentelor,
• raţionali - sesizează detaliul,
• intuitivi - se concetrează asupra imaginii de ansamblu,
• mediativi -tind spre decizii logice şi obiective,
• sentimentali - sunt mai subiectivi în fundamentarea deciziilor,
• perceptivi - tind să fie flexibili şi să cumuleze mai multe informaţii,
• decişi - totul trebuie sa fie hotărât şi rezolvat.
  1. interesele - pot fi identificate cu ajutorul unor chestionare care evoluează preferinţele candidaţilor pentru anumite ocupaţii. Ele sunt aplicabile pentru orientarea indivizilor în funcţie de vocaţia manifestată, dar pot fi folosite şi pentru selecţia personalului.
  2. valorile - chestionarele de acest tip încearcă să evalueze opiniile candidaţilor asupra unor comportamente considerate „bune" sau „rele". Obiectivul determinării valorilor candidatului este verificarea compatibilităţii lui cu mediul de muncă viitor şi a măsurii în care acesta va reprezenta un factor motivator. Se apreciază că există o compatibilitate culturală atunci când convingerile, presupunerile şi structurile de comportament din cadrul mediului de muncă corespund cu cele ale angajatului.
  3. studiile de caz - verificarea comporamnetului de grup se realizează prin discutarea de către candidaţi a unui studiu de caz, în timpul acestui exerciţiu ei fiind observaţi. Aprecierile făcute ţin seama de factori precum: proeminenţa personalităţii, contribuţia la atingerea scopurilor grupului, sociabilitatea.

In urma procesului de selecţie, candidatul poate fi admis, intrând în procesul de integrare la noul loc de muncă sau poate fi respins, urmând să facă parte dintr-o bază de date la care se va apela în eventualitatea altui interviu.

În situaţia în care solicitantul este respins, pentru o imagine bună a instituţiei, intervievatorul îi va trimite acestuia o scrisoare de respingere (Anexa nr. 2). Evaluarea procedurilor de selecţie va fi întotdeauna speculativă. Indiferent de ce ar putea releva investigaţiile ulterioare asupra performanţelor celor care se alătură unei instituţii publice, nu putem aprecia cum s-ar fi descurcat cei care nu au fost selectionaţi Totuşi pare prudent să revedem procedurile de selecţie din punct de vedere al performanţelor celor care au fost aleşi. O persoană ale carei performanţe sunt proaste poate să fi fost cea mai bună din lotul de candidaţi Deasemeni poate apărea şi problema aprecierii oamenilor în funcţie de contribuţia lor la satisfacerea unor nevoi pe termen scurt sau în funcţie de contribuţia lor pe termen lung la dinamica instituţiei.

Dacă procedurile de selecţie sunt prea lungi, se poate ca şi cei mai buni candidaţi să se încadreze în altă parte. Revederea sistematică a metodelor de selecţie, deşi nu pot da soluţii miraculoase, poate releva slăbiciunile ce pot fi corectate în viitor. Unul din avantajele interviurilor de plecare este acela că, în special funcţionarii de personal, pot aprecia dacă tipul de persoane care pleacă indică slabiciuni în procedura de selecţie.