Studierea comunicării organizaţionale este de dată mai recentă decât studiul comunicării umane, strâns legată de evoluţia societăţii şi structurarea sa, cât şi de noile tehnologii de informare şi comunicare, şi diferită în funcţie de mărimea organizaţiei, de gradul de centralizare.
Comunicarea organizaţională (instituţională) este mai dezvoltată la nivelul instituţiilor publice, care prin intermediul unor structuri abilitate în acest scop îşi menţine imaginea publică şi îşi asigură trimiterea mesajelor şi informaţiilor în scopul realizării interesului public general.
Administraţia public este acea activitate de dispoziţie şi de prestaţie, prin care autorităţile administraţiei publice organizează executarea sau pun în executare legea. Comunicarea este unul din instrumentele principale în generarea schimbării în interiorul şi exteriorul organizaţiei (instituţiei).
Performanţa în comunicarea instituţională o regăsim la nivelul celor trei dimensiuni ale comunicării - interpersonal, internă şi externă.
Dintre factorii care permit evaluarea performanţei comunicării în instituţiile publice amintim - stabilirea cu claritate a obiectivelor, nivelul de birocraţie, cultura organizaţională şi dimensiunea organizaţiei.
Actul decizional specific administraţiei publice este rezultatul unui process decisional sub toate dimensiunile sale, care dezvoltă canale de comunicare la nivelul funcţionarilor publici, pe toate nivelele administrative ierarhice, la nivel instituţional, dar şi cu exteriorul prin prisma satisfacerii nevoilor generale ale cetăţenilor şi cu autoritatea politică sau grupurile de interese.
Comunicarea publică - implică la nivelul administraţiei publice transferuri informaţionale pe mai multe nivele:
- comunicarea între diferite niveluri ale administraţiei publice;
- comunicarea pe acelaşi nivel;
- comunicarea între administraţie şi societate/colectivitate;
- comunicare între administraţie şi autoritatea politică;
- comunicarea în mediul social.
Comunicarea publică urmăreşte patru categorii de efecte :
- modernizarea funcţionării administraţiilor din perspective nevoii de a face faţă coplexităţii cererilor şi responsabilităţilor sale şi a schimbării de comportament a celor administraţi ( clienţi);
- căutarea adeziunii cetăţenilor cu privire la o anumită problemă;
- organizarea de campanii de comunicare care are ca obiectiv producerea unor schimbări de comportament în rândul cetăţenilor;
- asigurarea prin comunicare a unei imagini moderne.
Prin natura activităţilor sale, administraţia public este chemată să satisfacă interesele generale ale cetăţenilor şi din această perspectivă rolul comunicării este de :
- informare;
- identificare a aşteptărilor şi doleanţelor cererilor cetăţeanului;
- de a pune în dezbatere actele administrative (proces decizional);
- de a asigura participarea cetăţeanului la procesul decizional;
- de a urmări schimbarea mentalităţii şi comportamentului cetăţeanului.