1.Consideraţii generale

Prin prisma competenţelor legale administraţia publică este astfel structurată încât să cuprindă toate sferele vieţii sociale, prin intermediul serviciilor publice pe care trebuie să le asigure, furnizeze sau coordoneze. Administraţia publică reprezintă liantul dintre nevoile cetăţenilor şi satisfacerea acestora prin serviciile publice furnizate.

Această interdependenţă de relaţii funcţionale, având la bază interesul public general se asigură prin procesul de comunicare instituţional sau organizaţional.

Pe de o parte, autorităţile administraţiei publice sunt structurate în sistem şi, totodată, organizate intern prin structuri organizatorice, menite a asigura organizarea executării şi executarea în concret a legii.

Modificările succesive ale nevoilor sociale, procesul informaţional şi cererea de informaţii din partea publicului, transformă administraţia publică într-o organizaţie dinamică, flexibilă, comunicantă, menită a se adapta permanent mediului extern.

Dacă în practica şi în literatura de specialitate, noţiunea care prezenta fundamentul structural al administraţiei publice, se definea prin conceptul birocraţie, sensul acestuia a dobândit un nou conţinut sub influenţa teoriei comunicării organizaţionale:

„Înţelegerea administraţiilor publice ca organizaţii a schimbat profund reprezentările existente până în acel moment şi a permis utilizarea unor noi instrumente teoretice" .

Astfel, în teoria autorului G. Timsit analiza organizaţională se referă la:

• imaginea unei administraţii instrumentate supusă puterii politice, în care organizaţiile administrative sunt nişte actori, ce se bucură de armonie;
• separarea dintre administraţie şi societatea civilă este reluată în discuţie, din perspectiva mraporturilor dintre organizaţie şi mediul extern ca fundament al configuraţiei şi echilibrului său;
• caracterul unitar şi piramidal al administraţiei este înlocuit de reţelele organizaţionale care au propriile logici şi obiective.

Mai mult chiar, un alt autor T. Pearsons, introduce noţiunea de sistem de acţiuni, compus din trei subsisteme:

• personalitatea;
• interdependenţa;
• cultura sau sistemul cultural.

Definirea sistemului de acţiuni o regăsim într-o formă mai laborioasă sub denumirea „organizarea sistemului", la autorii M. Crozier şi E. Friedbarg pe care-l definesc ca fiind „un ansamblu uman structurat, care coordonează acţiunile participanţilor săi, prin mecanisme de joc relativ stabil şi care îşi menţine structura, adică stabilitatea jocurilor şi raporturilor acestora prin mecanisme de reglare, care de fapt constituie alte jocuri" .

Aşadar, administraţia publică trebuie să înveţe să se adapteze, să fie flexibilă şi gata să răspundă cerinţelor cetăţenilor, să asigure comunicarea şi fluxul informaţional continuu cu societatea civilă cu mediile, ceea ce determină o modificare a structurilor sale.

Performanţa administraţiei este determinată de performanţa funcţionarilor săi, dar în egală măsură fără orientarea spre cetăţeni a acestora, autoritatea nu va putea fi compatibilă cu nevoile generale.

De aceea, obiectivul principal al administraţiei publice îl reprezintă „transformarea sturcturii tradiţionale formale, ierarhizate, rigide, ineficace şi costisitoare într-o multitudine de agenţi însărcinaţi într-un domeniu specific cu optimizarea rezultatelor intervenţiilor publice.

Aşadar pentru a fi în faţa unei administraţii sau organizaţii comunicante, trebuie să ne orientăm spre cunoaşterea obiectivelor şi măsurarea rezultatelor prin exemplificarea priorităţilor şi stabilirea criteriilor de performanţe prin transferul de autorităţi de la central la local pentru a asigura proximitatea nevoilor sociale, prin formularea şi implementarea unor politici publice performante, prin implementarea metodelor performante de lucru în echipă pentru atingerea obiectivelor propuse. Astfel, comunicarea nu reprezintă un scop în sine, atât organizaţia instituţia publică, cât şi comunicarea sunt „instrumente complementare".

2. Caracteristicile unei organizaţii comunicante sunt :

• să fie deschisă, pentru a putea comunica cu exteriorul, emiterea şi receptarea mesajelor fiind în proces interactiv;
• să fie evolutivă, să valorizeze inovaţia, nu rutina;
• să fie suplă pentru a permite dozajul oportun al comunicării formale şi informale;
• să fie orientată explicit spre finalitate pentru a asigura cadrul comunicării formale;
• să se responsabilizeze pentru a evita acumulările artificiale de putere prin stocarea de informaţii;
• să fie dinamică prin intermediul informării şi specializării să poată transforma orice potenţial în realitate.

Organizaţia comunicantă presupune aşadar o interdependenţă între alegerea politicilor, structura organizaţională şi procesul de comunicare, care trebuie să favorizeze implicarea, spiritul de echipă şi managementul de tip participativ. Cu cât işi propune o abordare anticipativă organizaţia va putea să preîntâmpine evenimente, crize să formuleze un răspuns sau o poziţie în timp real, să vină în întâmpinarea cerinţelor mediului extern.

Pentru aceasta administraţia publică, ca organizaţie comunicativă trebuie să satisfacă următoarele condiţii :

• finalitatea - prin planul de comunicare sunt definite obiectivele şi urmărite spre realizare;
• adaptabilitatea - sistemele de informaţii sunt adaptate nevoilor fiecărui sector şi concordă cu cultura organizaţională;
• instrumentabilitatea - sunt stabilite instrumente, dispoziţii, indicatori, folosite selectiv în funcţie de obiectivele vizate;
• multidirecţionalitatea - informaţia circulă în toate direcţiile de sus în jos, de jos în sus, pe orizontală pe disgonală, în interiorul sau exteriorul organizaţiei.
• flexibilitatea - integrarea comunicării informale şi crearea unei structuri care să favorizeze corelarea formal - informal.

Comunicarea organizaţională din administraţia publică este un proces care presupune pe de o parte armonizarea pentru definirea unui obiectiv comun şi coordonarea pentru atingerea obiectivului prestabilit.

3. Administraţia publică-organizaţie comunicantă şi sistemul informaţional

Pentru administraţia publică în general şi pentru administraţia locală în special, determinarea obiectivelor prioritare pentru satisfacerea nevoilor generale reprezintă asigurarea şi compatibilitatea dintre administraţie şi populaţie reprezintă o condiţie a eficienţei sale, care alături de transparenţă şi responsabilitate, trebuie să aducă schimbări structurale în participarea la actul decizional.

Ca organizaţie comunicantă, administraţia publică îşi stabileşte obiective comunicaţionale, adaptate categoriilor de public cu care vin în relaţii şi îşi propune ca emiţător să informeze, să convingă, să îndrume şi să capteze interesul, în timp ce receptorul va trebui să se străduiască pentru a înţelege, a reţine şi asimila informaţia.

Pentru aceasta administraţia publică şi-a stabilit ca obiectiv general prioritar reformarea propriilor sisteme informaţionale,care asigură acumularea, păstrarea, prelucrarea, prezentarea şi distribuirea de date, care servesc la luarea deciziilor.

Activitatea informaţională în autorităţile administraţiei publice este realizată de compartimente specializate care au ca principale atribuţii:

• transmiterea informaţiei (secretariat, telefonie, curierat, administrare reţea);
• documentare şi raportare;
• coordonare şi administrare;
• stocare informaţie (arhivă).

Aplicarea noilor tehnologii de informare şi comunicare aduc numeroase beneficii administraţiei publice prin:

• reducerea costurilor administrative;
• răspuns rapid şi precis la cererile şi interogările bazelor de date;
• accesul la datele existente la toate nivelurile şi structurile administraţiei, indiferent de locaţie;
• mijloc eficient de feedback cu publicul şi mediul de afaceri;
• comercializarea datelor ca sursă de venit pentru bugetele locale.

Carta verde privind informaţiile din sectorul public în societatea informaţională, elaborată de Comisia UE, abordează toate aspectele majore din administraţia publică:

• definirea domeniului sectorului public;
• condiţiile de acces;
• obligaţia de a produce informaţia;
• timpul, cantitatea şi formatul pentru sectorul public;
• preţul informaţiilor din sectorul public;
• normele de concurenţă;
• drepturile asupra informaţiilor din sectorul public şi armonizarea regimurilor naţionale;
• probleme de confidenţialitate;
• răspunderea;
• acţiunile posibile.

Pe această cale nu numai că se asigură un acces liber la informaţii publice pentru cetăţeni într-un timp real, dar se asigură şi exploatarea acestora de către sectorul privat, mass-media, descurajând exclusivitatea şi restricţiile privind difuzarea informaţiilor.

Factorii care influenţează sistemul informaţional sunt:

• relevanţa informaţiilor oferite pentru procesul decizional;
• volumul de informaţii să fie optim;
• disponibilitatea informaţiilor privind starea de funcţionare a structurilor organizaţiei;
• adoptarea sistemului la structura organizaţiei şi la tehnologia folosită în cadrul acesteia.

Cele mai folosite metode pentru determinarea necesarului de informaţii sunt:

• chestionarele;
• sondajele ;
• analiza sistemului informaţional anterior;
• analiza organizaţiei;
• experimentarea de prototipuri.

4. Organizarea comunicării administraţiei publice

Transformarea administraţiei publice în organizaţie comunicantă a fost consacrată la nivel legislativ prin adoptarea legii 544/2001 privind liberul acces la informaţii publice, modificată şi completată .

Astfel, potrivit prevederilor art. 4 din Legea 544/2001, pentru asigurarea accesului oricărei persoane la informaţiile de interes public autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia de a organiza compartimente specializate de informare şi relaţii publice sau de a desemna persoane cu atribuţii în acest domeniu.Atribuţiile, organizarea şi funcţionarea compartimentelor de relaţii publice se stabilesc, prin regulamentul de organizare şi funcţionare a autorităţii sau instituţiei publice respective

Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare în masă la informaţiile de interes public autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia să desemneze un purtător de cuvânt, de regulă din cadrul compartimentelor de informare şi relaţii publice.

În temeiul acestor reglementări legale la nivelul tuturor autorităţilor administrative s-au constituit structuri de comunicare purtând diferite denumiri (direcţii compartimente) diferenţiate ca mărime în raport de poziţia autorităţii în sistem sau de resursele sale financiare. Astfel;

1. La nivelul administraţiei prezidenţiale este organizat şi funcţionează Departamentul de Comunicare Publică, condus de un consilier de stat care include şi purtătorul de cuvânt.

Totodată în structura instituţiei prezidenţiale este organizat şi un compartiment pentru probleme cetăţeneşti, audienţe şi petiţii.

2. La nivelul Guvernului României

În cadrul Secretariatului General al Guvernului funcţionează Departamentul de Comunicare şi al Purtătorului de cuvânt al Guvernului, cât şi Biroul de audineţe cetăţeni şi petiţii.

3. La nivelul ministerelor şi al altor autorităţi centrale de specialitate şi autonome funcţionează direcţii de comunicare şi relaţii publice, purtând denumire diferită, după cum este organizată o structură pentru primirea - soluţionarea petiţiilor, audienţe, evidneţa, înregistrare, corespondenţă - purtător de cuvânt.
4. La nivelul Instituţiei Prefectului - sunt mai multe forme de organizare a comunicării şi informării publice - compartimente, birouri de relaţii cu publicul şi audienţe purtător de cuvânt, regostratură
5. La nivelul administraţiei publice locale- consilii judeţene, locale - municipale, orăşeneşti, comunale - structurile comunicaţionale - cuprinse în organigrame sunt compartimente, servicii, birouri, direcţii de informare, comunicare, relaţii cu publicul, audienţe, registratură, purtătorul de cuvânt, biroul de presă, centre de informare pentru cetăţeni.

Metodele şi tehnicile de informare folosite de autorităţile administraţiei publice pe nivele de administraţie sunt diferenţiate funcţie de mărimea şi complexitatea acestora, de poziţia în structura administraţiei de strategii proprii de comunicare şi informare aprobate de către fiecare dintre acestea.