Vorbind despre forma scrisă a acestor acte, acest proces circulaţia documentelor presupune:
- în plic închis, sigilat se transmit prin poştă sau curier;
- transmis ca atare prin curier sau predată-preluată personal (nu în plic sigilat);
- scrisoare depusă la registratura destinatarului cu primirea unui bon cu număr de înregistrare;
- transmisă prin intermediul altei persoane sau auttorităţi (diplomatică); Corespondenţa primită-se evidenţiază în condiţii similare:
- în registru de intrare-ieşire;
- condicele de expediere şi distribuire a corespondenţei;
- borderourile de expediţie a corespondenţei.
La înregistrarea documentelor vom avea de urmărit, ca reguli:
- înregistrarea de către persoanele stabilite conform fişei postului şi organigramei instituţiei;
- înscrierea-olograf sau electronic;
- nu se păstrează nici un rând liber (se barează);
Pentru circulaţia documentelor adecvată, într-o instituţie publică şi comunicarea în timp util cu respectarea prevederilor legale, a corespondenţei oficiale se vor respecta următoarele reguli:
- promptitudinea răspunsurilor;
- respectarea prevederilor legale privind termenele de soluţionare şi de comunicare a răspunsurilor;
- elaborarea şi comunicarea corespondenţei la costuri avantajoase;
- respectarea obiectului solicitării/scrisorii răspunsului;
- respectarea formei corespondenţei;
- eficienţa şi credibilitatea (completă, clară, precisă);
- corectitudinea şi aspectul (forma);
- atitudinea şi exprimarea pozitivă;