- stabilirea scopului (de ce dorim sau ce dorim prin această scrisoare);
- documentarea-strângerea informaţiilor şi selectarea acestora;
- sistematizarea materialului;
- scrierea ciornei-care să urmărească părţile determinante: introducere, cuprins încheiere;
- revizuirea, corectarea;
- dactilografierea, imprimarea, redactarea;
- Sub aspectul formei estetice a scrisorilor reţinem că aceasta prezintă relevanţasub aspectul respectului faţă de imaginea instituţiei şi a prestigiului acesteia. Printre regulile consacrate, amintim:
- plasarea echilibrată a textului pe pagină;
- păstrarea marginii fixe în partea stângă a paginii;
- alinierea capetelor în rând;
- evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului;
- dispunerea textului în paragrafe cu lăsarea unui interval suplimentar;
- alegerea fontului de redactare în raport cu scopul scrisorii;
- continuarea textului pe o filă nouă dacă acesta conţine minimum două rânduri;
- structurarea enumerărilor (prin cifre, litere mici, etc);
- scrierea sau sublinierea (bolduit) majuscule;
- evitarea P.S.;
- folosirea textului împărţit pe capitole, subcapitole, a paragrafelor, citatelor, e trimiterilor şi bibliografiilor (ex. Harrison John-Curs de secretariat, Bucureşti, Ed. All, 1996).