Administraţia publică am definit-o ca activitatea de executare în concret a legii, într-un mod ce se doreşte nu numai sintetic, dar relevant pentru specificul său, ceea ce presupune emiterea de decizii, în orice fază a funcţionării şi organizării, fără administraţie public,ă ceea ce implică documentare administrativă.
De altfel, dacă ne reamintim cum definea H. Fropol administraţia, ca „a administra semnifică prevedere, organizare, comandă şi control", vom regăsi documentarea administrativă strâns legată de prevedere şi de funcţiile administraţiei, de informare şi pregătire a deciziei.
Documentarea este importantă în toate etapele procesului decizional din administraţie, dar este importantă şi pentru activitatea funcţionarilor publici din administraţie, ea reprezentând, pe de o parte „memoria" administraţiei, iar pe de altă parte, „materia primă" pentru funcţionari.
Importanţa documentării administraţiei a fost invocată la primul congres internaţional de Ştiinţe administrative de la Bruxelles, din 1910, când, prin Rezoluţia votată, s-a recomandat „coordonarea tuturor cunoştinţelor teoretice şi practice privind documentarea generală". Documentarea administrativă îşi are propriile principii şi metode, încât ea trebuie să devină o disciplină auxiliară a ştiinţei administrative". Veridicitatea celor constatate atunci s-a dovedit în timp, „documentarea administrativă" devenind, în cele mai multe ţări europene, disciplină distinctă de studiu.