Termenul de document provine din latinescul „documentum", care semnifică „ceea ce serveşte ca să ne înveţe", provenind de la verbul „docere", a învăţa.
Documentul reprezintă „orice obiect care cuprinde elemente ale cunoaşterii sau tot ceea ce serveşte ca să conserve şi să transmită amintirea unui fapt, într-o formă utilizabilă, indiferent dacă a fost conceput sau nu în acest scop.
În conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale „documentul este un text scris sau tipărit, inscripţie, sau orice altă mărturie care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat într-o formă clară şi având unitate de conţinut şi înţeles de sine stătător".
Aşadar, documentele purtătoare a unor cunoştinţe conţin mai multe elemente susceptibile de a fi folosite şi poate fi regăsit în toate domeniile vieţii economico-sociale.
Activitatea de documentare nu se confundă cu cea de informare, întrucât informarea are rolul doar de a constata, în timp ce documentarea oferă cunoştinţe şi date care permit realizarea sau declanşarea unei acţiuni.
Documentarea administrativă foloseşte diferite tehnici specifice şi altor ştiinţe precum: statistica, arhivistica, dar acestea nu se confundă, rolul lor fiind total diferit.
De aceea, pentru realizarea documentării, autorităţile pot înfiinţa compartimente distincte în care să angajeze funcţionari publici specializaţi.
Documentarea administrativă poate îmbrăca mai multe sensuri, accepţiuni:
- volumul (cantitatea documentelor adunate);
- acţiunea propriu-zisă de documentare, o disciplină ştiinţifică.
În literatură, documentarea administrativă este definită ca o disciplină auxiliară a ştiinţei administraţiei, cu proiecte şi metode tehnice proprii, având ca obiect identificarea, colectarea, conservarea şi difuzarea documentelor necesare pentru a fi utilizate în cadrul autorităţilor publice, în special în scopul înfăptuirii unei acţiuni raţionale şi eficiente
În literatura franceză s-a spus despre activitatea de documentare administrativă că trebuie să întrunească unele caracteristici:
- rapiditate - presupunând evidenţa logică a documentării;
- precizie şi exhaustivitate - pentru a garanta specializarea, coordonarea şi obiectivitatea;
- supleţea - adaptarea documentelor la problemele ce fac obiectul administraţiei;
- eficienţa - să satisfacă exigenţele autorităţilor administraţiei publice.