1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)
  • identificarea şi colectarea documentelor este un proces complex, care presupune cunoaşterea şi valorificarea, selecţionarea, în mod obiectiv a datelor, faptelor şi documentelor referitoare la activitatea administrativă;
  • conservarea - asigurarea măsurilor pentru păstrarea şi clasificarea documentelor;
  • difuzarea - aducerea la cunoştinţă a documentelor prin mijloace diverse, multiplicare sau informare;
  • folosirea documentării administrative.

În studiile de specialitate, mai mulţi autori au încercat o clasificare a documentelor administrative, după mai multe criterii, precum: conţinutul,forma, alfabetul, data, limba, gradul de folosire, modul de clasificare etc., dar un asemenea demers nu îl apreciem ca fiind relevant, sub aspectul practic al activităţii curente al administraţiei publice, de vreme ce, la fiecare nivel de administraţie, selecţia şi arhivarea sunt la latitudinea fiecărei autorităţi, ceea ce va conduce la o multitudine de variante de clasificare a documentelor.

Ceea ce prezintă importanţă pentru activitatea de documentare, este formarea personalului specializat în documentare să dobândească cunoştinţe multiple, interdisciplinare, precum arhivistică, biblioteconomie, tehnică documentară.

De asemenea, întreaga activitate de documentare trebuie să corespundă scopului pentru care a fost creată, respectiv determinat de fiecare autoritate a administraţiei publice, justificându-şi astfel eficienţa.

Creşterea eficienţei în administraţia publică are în vedere şi informatizarea documentelor, un indicator pentru creşterea rentabilităţii sale. Administraţia publică prin sistemul informaţional (internetul) poate deveni un furnizor de informaţie, ca urmare a selecţionării informaţiilor şi difuzării lor de către funcţionarii publici în exercitarea atributelor lor de serviciu.

Totodată, în grija administraţiei publice se află şi activitatea de tratare mecanică a informaţiilor, ceea ce presupune „păstrarea" sau „transferarea" în memorie a informaţiilor, în vederea utilizării lor rapide, eficiente şi în scopul realizării competenţelor sale.

Potrivit prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, toţi creatorii de documente au obligaţia de a înregistra toate documentele intacte, ieşite ori întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un singur registru de intrare-ieşire, fără ca numărul de înregistrare dat documentelor să se repete.

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând cu 1 ianuarie, până la 31 decembrie al fiecărui an.

Legea prevede, în mod detaliat, întreaga procedură de grupare a documentelor în dosare (nomenclator) şi responsabilitatea întocmirii şi constituirii dosarelor, inventarierea şi predarea documentelor către compartimentele de specialitate, selecţionarea acestora şi folosirea documentelor cu exemplificarea responsabilităţilor legale ale autorităţilor publice, privind condiţiile de păstrare a documentelor şi de predare la Arhivele Naţionale.

Loading...