Corespondenţa administrativă

În administraţia publică, corespondenţa se diferenţiază în funcţie de sursa sa de provenienţă. Dacă suntem în prezenţa documentelor emise de compartimentele funcţionale ale instituţiei publice, aceasta este corespondenţa internă, dacă însă acestea sunt emise de către un destinatar din afară sau provin de la alte instituţii din exterior este corespondenţa externă.

În cadrul corespondenţei administrative interne, cea mai importantă clasificare a actelor administrative are drept criterii efectele produse de acestea şi anume:

• acte, documente ce materializează activitatea de prestaţie a administraţiei publice, operaţiuni administrative de tehnică administrativă, prestatoare, material, etc.
• acte juridice administrative, civile, decizii, dispoziţii, ordine, etc care materializează activitatea de dispoziţie a administraţiei publice de punere în aplicare a competenţelor şi de exercitare a atribuţiilor producătoare de efecte juridice prin ele însele.

Prin acestea se realizează capacitatea autorităţilor administraţiei publice. I. Importanţa acestei distincţii, clasificări, are efecte asupra modului de înregistrare, dar şi al efectelor. În categoria corespondenţă internă de prestaţie, amintim:

1. notele de informare-sunt comunicate pe orizontală sau pe veriticală, similare rapoartelor, prezintă o singură situaţie concretă
2. punctele de vedere, acorduri de principiu-sunt operaţiuni cu caracter prealabil deciziei administrative şi se întâlnesc când în adoptarea deciziei sunt concurente mai multe compartimente.
3. scrisoarea însoţitoare de acte-în cazul redirecţionării între compartimente
4. nota internă (memo)-între compartimente, servicii, birouri, persoane, cu scopul de a transmite informaţii urgente sau instrucţiuni; poate îmbrăca forma standardizată
5. proces-verbal-este documentul prin care se consemnează fapte, acţiuni, discuţii, hotărâri, poate cuprinde soluţii măsuri. Ele pot fi:
6. de constatare (formular tip)-se întocmesc de persoane împuternicite, de un organ al statului (inspector-sanitar etc) pentru aplicarea sancţiunilor administrative. Formularul cuprinde:

• antetul instituţiei;

• titlul, obiectul procesului-verbal;
• număr, data;
• numele, calitatea persoanei împuternicite, constatatoare;
• temeiul legal;
• descierea faptei, sancţiunea;
• dreptul de contestaţie;
• posibilitatea de plată în 48 de ore a ^ din cuantumul amenzii;
• obiecţiuni;

• numărul de exemplare;
• semnătura agentului.

1. procesul-verbal de predare-primire a gestiunii al cărui conţinut cuprinde:

• unitatea/instituţia unde se efectuează;

• titlul procesului-verbal „încheiat azi";
• temeiul legal;
• numele şi calitatea persoanei care participă la predare-primire;
• lista completă a bunurilor;
• semnăturile precedate de formula „am predat/am primit".

1. procesul-verbal de consemnare a unei şedinţe cuprinde următoarele elemente:

• antetul documentului/autoritatea, societatea;
• denumirea documentului (proces-verbal);
• subiectul (ex. şedinţa consiliului local );
• data;
• menţiuni prealabile (cine deschide şedinţa, componenţă prezidiu, prezenţă, participări);
• subiectul şedinţei, ordine de zi;

• consemnări pe scurt-luările la cuvânt, concluziile, hotărârile luate;
• semnătura.

Protocolul - este o variantă a procesului-verbal care consemnează înţelegerile intervenite între persoanele fizice, juridice cu privire la un bun, o activitate (ex. între Sindicat-Guvern)

Minuta-tot o variantă a procesului-verbal, consemnează înţelegerile între cel puţin două părţi, este mai sumară decât procesul-verbal şi privesc probleme de mică importanţă.

Se deosebeşte de procesul-verbal pentru că priveşte o situaţie existentă la un moment dat, o acţiune, o propunere. Are caracter intermediar, de la o acţiune la alta sau caracter parţial, care urmează a fi completată.

Minuta administrativă-se întocmeşte uzual ca document preliminar de înţelegere sau rezolvarea unor probleme comune, pentru a consemna discuţii, la recepţionarea parţială a lucrărilor, serviciilor.

6. Încheierea-este un act oficial în care sunt cuprinse hotărârile luate într-o şedinţă. Se aseamănă cu procesul-verbal prin scop şi redactare, dar se deosebeşte prin împrejurările în care se încheie, ex.încheierea administrativă în cazul neînţelegerilor născută cu privire la încheierea contractelor, verificarea serviciilor, lucrărilor. Încheierea de confirmare a unui proces-verbal de contravenţie se întocmeşte de şeful agentului constatator.

Încheierea notarială este certificarea prin care notarul public autentifică îndeplinirea unui act notarial sau încheierea de legalizare.

Încheierea judecătorească este un act al puterii judecătoreşti la fiecare termen procedural sau de soluţionarea unor excepţii.

7. Referatul-sunt specifice corespondenţei interne şi şi sunt cuprinse aspecte concrete şi aprecieri de fapt, de drept cu privire la o problemă, cel mai important instrument de corespondenţă al administraţiei publice şi realizează legătura dintre nivelul de decizie şi cel de execuţie.

Referatele pot fi de necesitate, de aprobare, de propunere şi se redactează fie din oficiu, fie din dispoziţia conducerii în forma scrisă originală.

8. Raportul-spre deosebire de referat, poate fi utilizat şi în afara autorităţii publice, se prezintă sub forma scrisă, nu necesită aprobare sau răspuns. În mod constant se întocmesc de organele de control cu privire la îndeplinirea unor servicii, atribuţii pentru semnalarea unor stări de cucruri şi se fac din oficiu ori în temeiul unor proceduri legale.

Referatele şi rapoartele cuprind ca elemente de conţinut-titlul, număr, data, numele şi calitatea celui care întocmeşte, temeiul legal, numele celeilalte persoane care l-a semnat, constatările concrete, precise, propunerile, formula de încheiere, semnăturile persoanelor de control.

În practica autorităţilor administraţiei publice locale, ca efect al modificării prevederilor Legii nr.215/2001, actul pregătitor care fundamentează în fapt şi în drept un act de autoritate (dispoziţie primar, hotărâre consiliul local) este raportul. Deşi sub aspect al conţinutului acesta reprezintă un referat, terminologia legală instituită impune respectarea procedurii legale şi ca atare efectele juridice ale acestui raport , de operaţiune administrativă prealabilă, anterioară emiterii actului administrativ impune atât obligaţia structurilor funcţionale ale autorităţilor administraţiei publice locale, de a-l întocmi şi fundamenta, cât şi respectarea termenului general de 30 de zile de a fi întocmit, în vederea promovării unui proiect de act administrativ (ex. Promovarea proiectelor de hotărâri ale consiliului local) în lipsa căruia actul nu se introduce pe ordinea de zi, în vederea examinării şi adoptării. În această materie, legiuitorul prevede ca execpţie doar situaţiile extraordinare din activitatea autorităţilor administraţiei publice locale sau când urgenţa impune adoptarea unui act.

9. Darea de seamă-cuprinde expunerea şi analiza activităţii unei organizaţii într-o anumită etapă. Se prezintă de conducere în faţa colectivului în baza raportelor de activitate ale compartimentelor funcţionale. Poate fi completat după prezentare, poate fi internă sau externă.

Conţinutul dării de seamă, titlul, perioada pentru care se prezintă, introducere, obiectivele din planul de activităţi, analiza activităţii pe acea perioadă, realizările, lipsurile, cauzele lor, soluţii, concluzii, propuneri.

10. Petiţiile-cererile petenţilor persoane fizice sau juridice adresate administraţiei. Se deosebeşte de plângere, care cuprinde prezentarea unei situaţii de fapt care lezează interesele unei persoane.

Are o formă standard şi cuprinde ca elemente:

• cui se adresează;
• numele, adresa şi datele de identificare a petentului;
• problema solicitată;
• motivaţia solicitării;

• semnătura, data.

Potrivit prevederilor Legii nr.215/2001, coroborat cu prevederile Legii nr.544/2001 şi Ordonanţei Guvernului nr.27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilortemeiul legal de soluţionare al acestora este de 30 de zile de la comunicare, înregistrare.

De altfel, dacă potrivit prevederilor Legii nr.544/2001, obiectul este circumscris numai informaţiilor publice, în conformitate cu Ordonanţa Guvernului nr.27/1992 sunt reglementate categoriile de petiţii.

Astfel, potrivit art.2 din Ordonanţa Guvernului nr.25/2002, prin petiţie se înţelege se înţelege cererea, reclamaţia, sesizarea sau propunerea formulată în scris ori prin poştă electronică, pe care un cetăţean sau o organizaţie legal constituită o poate adresa autorităţilor şi instituţiilor publice centrale şi locale, serviciilor publice descentralizate ale ministerelor şi ale celorlalte organe centrale, companiilor şi societăţilor naţionale, societăţilor comerciale de interes judeţean sau local, precum şi regiilor autonome, denumite în continuare autorităţi şi instituţii publice. În conformitate cu prevederile legale de mai sus, la nivelul organizaţiilor/instituţiilor sunt constituite compartimente de specialitate pentru relaţii cu publicul, care au ca principală responsabilitate înregistrarea şi urmărirea soluţionării în termen a acestor petiţii.

În conformitate cu prevederile art.8 şi 9 din Ordonanţa Guvernului nr.25/2002, Autorităţile şi instituţiile publice sesizate au obligaţia să comunice petiţionarului, în termen de 30 de zile de la data înregistrării petiţiei, răspunsul, indiferent dacă soluţia este favorabilă sau nefavorabilă.

Pentru soluţionarea petiţiilor transmise, de la alte autorităţi sau instituţii publice, termenul de 30 de zile curge de la data înregistrării petiţiei la autoritatea sau instituţia publică competentă

În situaţia în care aspectele sesizate prin petiţie necesită o informare şi o cercetare mai amănunţită, conducătorul autorităţii sau instituţiei publice poate prelungi termenul prevăzut mai sus cu cel mult 15 zile, iar în domeniul energiei şi gazelor naturale, termenul poate fi prelungit cu cel mult 30 de zile, cu notificarea prealabilă a petentului.

Răspunsul la petiţie nu semnifică soluţionarea sa prin adoptarea unui act administrativ. El va purta număr de înregistrare, dată şi face referire la numărul şi data înregistrării petiţiei, va fi semnată şi ştampilată, în vederea expedierii comunicării.

11. Adrese de redirecţionare-între autorităţi diferite-ori de câte ori îşi declină competenţa una în favoarea alteia. Acestea cuprind:

• antetul instituţiei care emite petiţia;
• autoritatea căruia i se redirecţionează;

• numele, adresa petent;
• problema semnalată;
• număr, data înregistrării petiţiei;
• numărul de pagini, anexe;
• semnătura, ştampila instituţiei.

12. Informări reciproce-se înscriu în relaţiile de cooperare şi parteneriat dintre instituţiile publice şi urmăresc îndeplinirea unor activităţi comune.
13. Repartiţiile-sunt folosite doar scopului pentru care au fost înmânate, ele pot viza repartiţii în domeniul locaţiunii, spaţii comerciale, pentru terenuri, alte locuri publice, licenţe.
14. Citaţiile-sunt sinonime convocărilor şi se transmit între instituţii diferite, specifice corespondenţei interne (diferit de cele judecătoreşti) II. O alt categorie de acte ce fac parte din categoria corespondenţă administrativă, cele mai importante pentru instituţiile publice, întrucât prin acestea îşi realizează competenţa, fiind producătoare de efecte juridice sunt actele de dispoziţie şi decizie. Consideraţii generale privind noţiunea de decizie

Prin însăşi etimologia cuvântului „decizie" ne aflăm în faţa unui proces voliţional care finalizează o activitate de gândire, de selecţie a mai multor opţiuni, în vederea realizării unei finalităţi.

Literatura de specialitate defineşte acest proces ca „terminarea normală a deliberării într-un act voluntar" .

Dacă ne referim însă la decizia administrativă, ea reprezintă o „manifestare de voinţă a administraţiei, premergătoare unei acţiuni sau inacţiuni, prin care se optează pentru o variantă, în vederea realizării unui scop"

Prof. Antonie Iorgovan, în tratatele sale amintea că orice demers concepţional prin care se tinde la definirea unei noţiuni, presupune, cu necesitate, determinarea genului proxim şi a diferenţei specifice a acesteia.

Decizia administrativă, din această perspectivă, reprezintă pentru administraţia publică, genul proxim, este manifestarea de voinţă prin care, în urma unui proces volitiv de selecţie a mai multor opţiuni, se alege varianta care satisface în cel mai înalt grad scopul pe care şi l-a propus. Ca atare, dacă decizia administrativă este genul, actul administrativ reprezintă „specia", astfel încât, în raportul gen/specie, orice act administrativ este o decizie, dar nu orice decizie administrativă este un act administrativ.

În teoria conducerii , decizia administrativă este definită ca o specie a genului dezvoltării manageriale, care se caracterizează prin particularităţile date de subiectul emitent, de natura activităţii pe care o soluţionează, cât şi prin sfera de întindere, conţinutul şi natura prevederilor sale.

Fiind un proces volitiv, condiţiile necesare pentru fundamentarea dezvoltării

sunt:

alegerea soluţiei (cu referire specială la activitatea autorităţii administraţiei publice, care în executarea legii nu au totdeauna posibilitatea de a opta între un număr de posibilităţi, sau când legiuitorul stabileşte expres ce trebuie să facă administraţia); □ alegerea să fie rezultatul unei deliberări;

□ alegerea să privească unul sau mai multe scopuri;

• alegerea să declanşeze sau să conducă la o acţiune (în lipsa acesteia, decizia este o simplă declaraţie de intenţie).

Examinarea definirii şi a condiţiilor pentru fundamentarea unei decizii, evidenţiază cele două elemente de conţinut ale acesteia

1. alegerea soluţiei
2. voinţa de a adopta o decizie.
   1. Alegerea soluţiei este un proces complex care are în vedere examinarea tuturor variantelor şi care pot conduce la realizarea scopului propus, care mai poartă numele şi de deliberare.

Deliberarea are ca obiect formarea unei opinii asupra acţiunii ce trebuie întreprinsă, pornind de la mijloacele existente, de la obiectivul de realizat şi se realizează cu participarea atât a celor care fundamentează sau avizează şi analizează propunerea (deci participare indirectă), cât şi a celor care iau această decizie, deci participând în mod direct. În această etapă a deciziei are loc, de fapt, întreaga dezbatere a opiniilor şi soluţiilor pro şi contra unei variante, sub aspectul oportunităţii sale, a efectelor, a viabilităţii şi, fireşte, a posibilităţii de executat.

2. Voinţa este o manifestare intrinsecă care deduce convingerea participantului la actul decizional, cu privire la veridicitatea soluţiei adoptate, a convingerii interne că aceasta este cea mai bună şi poate atinge scopul propus.

Între cele două elemente deliberare/voinţă, există o relaţie univocă, cu cât deliberarea, dezbaterea este mai bine fundamentată, argumentele, motivarea şi soluţiile alternative propuse, examinate, cu atât soluţia aleasă pentru a fi adoptată este mai eficientă şi posibil de executat.

Autorii de specialitate reţin ca element determinant în adoptarea unei decizii şi factorul timp - momentul propice în care decizia trebuie adoptată sau emisă.

În cazul actelor administrative, această trăsătură poartă numele de actualitatea actului şi prezintă importanţă sub aspectul îndeplinirii condiţiei de oportunitate a actului sub aspectul necesităţii adoptării unei decizii care este menită să satisfacă un anume scop sau să realizeze un serviciu public. Decizia administrativă

Decizia administrativă, spuneam că este o specie a deciziei în general, ceea ce presupune îndeplinirea condiţiilor prevăzute de aceasta şi se particularizează prin obiect conţinut, emitent şi scopul urmărit.

Fiind un proces volitiv, ce are ca rezultat adoptarea unui act, decizia administrativă poate îmbraca mai multe forme şi proceduri de adoptare, după cum emitentul atrage în activitatea de „creaţie" mai mulţi actori.

Într-o lucrare de specialitate „Process consultation", Edgar H. Schcin procedează la următoarea clasificare a modului prin care se poate lua o decizie. Astfel , regăsim:

• decizia adoptată prin lipsă de reacţie - în sensul că la lansarea unei ideii nu există nici o reacţie favorabilă sau nu, fără însă a sprijini ideea;
• decizia adoptată prin autoritate formală (sau autoavizare proprie) -exemplu : primarul sau preşedintele consiliului judeţean, prin autoritatea sa ia o decizie în numele tuturor;
• decizia adoptata prin minoritate (dispoziţia primarului);
• decizia adoptată prin majoritate ;
• decizia adoptată prin consens - de această dată, consensul nu este sinonim cu unanimitatea ( se pot expune opinii diferite, dar sprijină o opinie);
• decizia adoptată prin unanimitate

Pentru că adoptarea deciziei este rezultatul unui proces de gândire, de regulă în practică se urmăreşte ca aceasta să fie rezultatul unei gândiri de grup, a unui acord al celor ce alcătuiesc grupul, ceea ce determină următoarele atitudini sau comportamente din partea decidentului:

• nu investighează sau identifică toate soluţiile, limitându-se doar la 1-2 alternative;
• ori de câte ori decizia este rezultatul unei majorităţi, ea semnifică calitatea şi nu se mai pune în discuţie reexaminarea sa;
• decidentul nu consultă personalul de specialitate pentru a identifica avantajele şi dezavantajele şi are în vedere doar motivele şi opiniile ce susţin decizia luată.

Ca un răspuns la aceste metode de lucru, literatura de specialitate a examinat câteva „capcane" în activitatea de adoptare a deciziei. În lucrarea „Capcanele deciziei" J.Eduard şi Paul Jh. Schremaker, descriu ca bariere, următoarele:

• manipularea (influenţaţi din punctul de vedere al liderului);
• certitudine (încrederea în propria judecată);
• obtuzitatea (miopia schematismului) pornind de la o falsă problemă;
• riscul, hazardarea fără a prevede consecinţele;
• superficialitatea - alegând varianta cea mai simplă sau calea cea mai scurtă;
• fanatismul - când se operează pe judecata grupului pe care nu îl crede în stare de eşecuri;
• iraţionalitatea - are în vedere o evaluare eronată a acţiunilor sau are la bază analizei greşită;
• omiterea evaluărilor pe parcurs;
• neurmărirea progresului (iresponsabilitate) - pentru că nu se urmăresc rezultatele şi nu se iau în calcul eşecurile proprii pentru a le evita pe cele viitoare.

Doctrina de specialitate este unanimă în a aprecia că deciziile administrative se pot subclasifica în:

• decizii privind administraţia internă vizează organizarea structurii interne a administraţiei publice;
• decizii privind administraţia externă prin care se realizează administraţia publică în general, în raport cu alţi subiecţi de drept.

Fiind forma de manifestare a activităţii autorităţilor administraţiei publice, decizia administrativă, sub aspectul regimului său juridic este supusă regimului juridic de drept public, prin ea realizându-se interese generale.

O altă caracteristică a deciziei administrative este dată de îndeplinirea condiţiei de legalitate şi oportunitate a acesteia, întrucât administraţia publică este o activitate de punere în executare a legii, interesul general şi scopul acţiunii fiind predeterminat de lege.

Altfel spus, la decizia administrativă, voinţa emitentului/autoritate publică este „subordonată" voinţei puterii politice care determină interesul general, mijloacele fiind lăsate doar la alegerea emitentului.

Ca o consecinţă a obiectului administraţiei publice de a pune în executare legea, deciziile administrative sunt ierarhizate după locul pe care autorul îl ocupă în ierarhia administrativă, ceea ce determină şi o conformitate a acestora faţă de actul ierarhic superior.

Cu privire la această „subordonare", trebuie să distingem poziţia ocupată de autorităţile administraţiei publice locale, care, având un caracter autonom, nesubordonat faţă de alte autorităţi publice, subordonarea trebuie înţeleasă numai faţă de lege şi celelalte acte juridice şi funcţie superioară potrivit procedurilor constituţionale.

Sub aspectul locului, în cadrul ierarhiei unde se elaborează, emite decizia administrativă, vom identifica două aspecte diferite:

• adoptarea, emiterea deciziei, care presupune şi asumarea răspunderii pentru aceasta care revin întotdeauna conducătorului autorităţii
• pregătirea, formularea şi propunerea deciziei care se realizează la nivel mediu, între conducere şi cei ce execută

Clasificarea deciziei administrative a constituit o preocupare pentru teoreticienii care au selectat ca principale criterii, următoarele:

• importanţa deciziei-condiţionată de poziţia emitentului în ierarhia administrativă (ex. ministru, prefect, primar, sef serviciu etc.)

după gradul de generalitate:

• generale;
• individuale.

după gradul de libertate în apreciere:

• emise în cadrul competenţei legale;
• emise în cadrul competenţei personale (putere discreţionară).
• după cunoaşterea, estimarea efectelor:
• decizii luate în condiţii de certitudine;
• decizii luate în condiţii de risc;
• decizii luate în condiţii de incertitudine.
• după momentul adoptării:
• decizii spontane (în caz de urgenţă);
• decizii pregătite.
• după caracterul lor:
• decizii programate (de activitate curentă, repetitive);
• neprogramate (originale).
• după obiectul deciziei:
• decizie de administrare curentă;
• constitutive de decizii
• decizii recognitive.

după durata de timp:

• decizia pe termen mediu (prognoze);
• decizia pe termen lung (concesiuni)
• decizia nelimitată/nedeterminată durata

Această clasificare nu este limitativă , ea surprinde doar o parte din criteriile de selectare a acestora, întrucât în activitatea administraţiei publice depusă în realizarea scopurilor şi sarcinilor sale, acestea pot fi mult diferite. De altfel, aşa cum spunea Ch. Debbasch „arta administratorului este de a aprecia în fiecare speţă dacă poate aplica fără riscuri un cadru prestabilit într-un anumit caz, sau poate dimpotrivă să inoveze"

Cu privire la decizia administrativă, se impune a fi făcut următorul comentariu privitor la definirea acesteia:

Analiza legislaţiei româneşti incidente, duce la concluzia că definirea acesteia a reprezentat o preocupare a doctrinei administrative, întrucât singura formă de activitate a administraţiei publice la care se face vorbire „expressis verbis" în actele normative este actul administrativ, specie de altfel a deciziei administrative.

Singura trimitere la sintagma „decizie administrativă" , fără a o defini într-un fel, o întâlnim în Legea nr.52/2003 privind dispoziţiile legii. Când vorbeşte de procesul de luare a deciziei administrative, beneficiar al deciziei administrative este (art. 3, cap. II)

Trăsăturile deciziei administrative

Decizia administrativă, fiind o creaţie a doctrinei, mai mulţi autori, definind această noţiune, au identificat şi caracteristicile sale.

Aceste trăsături deosebesc decizia administrativă de alte categorii de decizii specifice ştiinţei conducerii şi sunt consecinţa naturii specifice a activităţii din administraţia publică.

1. Colegialitatea este caracteristica autorităţilor administrative, ceea ce face ca orice decizie adoptată, fie ea cu caracter individual sau normativ, să fie rezultatul unei acţiuni colective a mai multor persoane, funcţionari publici, funcţie de specificul domeniului ales. Pe de altă parte, această trăsătură determină caracterul impersonal al deciziei administraţiei, ceea ce înlătură riscul intervenţiei sau presiunii asupra celor care o promovează ,cât şi continuitatea efectelor sale, indiferent de încetarea mandatului celui ce o emite. Deşi privită ca un avantaj, colegialitatea poate avea dezavantaje pentru autoritate, în măsura în care se punea în discuţie angajarea răspunderii pentru adoptarea unei decizii nelegale, situaţie în care responsabilitatea angajează instituţia sau autoritatea emitentă.
2. Coerenţa sau continuitatea deciziei care se explică prin necesitatea ca la adoptarea unei decizii administrative, emitentul să aibă în vedere decizii anterioare, prezente şi eventualele acte viitoare. În literatura de specialitate, această trăsătură este cunoscută sub numele „memoria unei colectivităţi"
3. Autoritatea este o trăsătură, în virtutea căreia, funcţionarul public subordonat, aflat pe o poziţie ierarhică superioară, poate emite decizii cu caracter obligatoriu pentru cei subordonaţi, sau poate dispune emiterea unei asemenea decizii, prin acţiunea coroborată a subordonaţilor, cât şi supunerea acestora, deciziilor adoptate de superior. Autoritatea manifestată în relaţia superior-inferior, prin executarea deciziei administrative, nu are un caracter absolut, de vreme ce o asemenea decizie se poate emite şi la intervenţia sau la propunerea unui funcţionar public de execuţie.

În fapt, echilibrul acestei relaţii de autoritate, are la bază temeiul şi efectul deciziei emise, adoptate, de a avea în vedere scopul final al acesteia, ce trebuie să corespundă cu obiectivele şi competenţa autorităţii sau a servciului respectiv. De aceea, uzarea de autoritate, prin constrângere, nu se poate manifesta decât în cazul unui conflict sau neînţelegere privind modul de executare, sau chiar adoptarea deciziei.

4. Condiţiile de formă sunt prevăzute pentru decizii administrative, mai cu seamă pentru garantarea respectării drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor de către administraţie şi ca un mijloc pentru punerea lor în executare. De multe ori, încă impunerea unor formalităţi la emiterea deciziilor administrative poate avea consecinţe nefavorabile pentru administraţie, întrucât devine o motivaţie în plus la modul discreţionar de apreciere a unei soluţii. În acest fel, funcţionarul public poate motiva refuzul său de a soluţiona sau modul necompetitiv de a rezolva cererea unei persoane. Dacă ne raportăm la actele administrative, cele mai importante decizii administrative ale administraţiei publice, aceasta este ţinuta conform procedurii legale de respectarea unor formalităţi la adoptarea actului ca formă scrisă sau, sub condiţiile nulităţii de obţinerea unor avize acorduri prealabile, ca procedură obligatorie pentru emiterea actului. Aceste proceduri pot fi: anterioare, concomitente sau posterioare adoptării, emiterii deciziei (ex. consultarea prealabilă la adoptarea bugetului local)
5. Norma de drept (dreptul). Din categoria deciziilor administrative, aminteam că cea mai importantă categorie o reprezintă actul administrativ care este un act juridic, o manifestare de voinţă a autorităţilor administraţiei publice, prin care se naşte, modifică sau stinge un raport de drept administrativ. În virtutea caracterului său de act juridic, actul administrativ trebuie să îndeplinească condiţiile de fond şi formă prevăzute de lege pentru adoptarea sa, ceea ce presupune stabilirea competenţei materiale a autorităţii emitente, motivarea în drept şi în fapt a actului, etc.

Este deci o consecinţă a administraţiei publice, de executare în concret a legii, prin acte cu caracter juridic emis în litera şi spiritul acesteia (conformitatea şi legalitatea, principii ale administraţiei publice).

6. Timpul optim este o trăsătură care respectă dinamica administraţiei publice, fiind intervalul cuprins între primirea sau stabilirea unei sarcini pentru administraţie şi executarea acesteia (ex.cererea şi soluţionarea sa). De asemenea, momentul adoptării unei decizii reprezintă şi verificarea de către emitent a actualităţii şi oportunităţii deciziei sale, după cum, nesoluţionarea într-un termen legal a unei sarcini, poate atrage răspunderea funcţionarilor publici sau a autorităţii, pentru încălcarea obligaţiilor legale. „Temporizarea" în administraţie are numai semnificaţia unei activităţi ineficiente, prin „fentarea" cu care se emit deciziile, depăşirea termenelor sau birocraţia excesivă a celor din administraţie (formalism).

În legislaţia unor state europene (codurile de procedură), sancţiunea pentru întârzierea în emiterea deciziei de către administraţie este înlocuirea autorităţii care emite decizii, respectiv autoritatea ierarhic superioară sau decizii implicite (Ordonanţa Guvernului nr.27/2003 privind procedura aprobării tacite) sau aplicarea unor penalităţi de întârziere.

Elaborarea, efectele şi executarea deciziei administrative

În teoria conducerii, elaborarea deciziei este un proces complex, care cuprinde mai multe faze: predecizională, decizională şi postdecizională.

Cu privire la decizia administrativă, elaborarea sa presupune mai multe etape stabilite potrivit principiilor constituţionale şi legale .Legea nr. 24/2000 privind normele de tehnica legislativa pentru elaborarea actelor normative stabileşte procedura de elaborare a deciziilor administrative, respectiv: iniţierea, elaborarea, adoptarea şi executarea acestora.

1. Prima etapă a elaborării deciziei administrative este iniţierea, care în cele mai multe situaţii nu este la latitudinea administraţiei, ci ea vine din exteriorul său, de la puterea politică prin grupuri de persoane, societatea civilă, cetăţenii, autorităţile executive, în condiţiile legii (guvern, ministere, etc.).

Dacă ne raportăm la decizia administrativă, ca act al autorităţii administraţiei publice locale, autorităţi autonome, Legea nr.215/2001, republicată privind administraţia publică locală, stabileşte în art.45(6) cine poate avea iniţiativa în adoptarea actelor administrative." Proiectele de hotarari pot fi propuse de consilieri locali, de primar, viceprimar sau de cetateni. Redactarea proiectelor se face de cei care le propun, cu sprijinul secretarului unitatii administrativ-teritoriale si al serviciilor din cadrul aparatului de specialitate al primarului."

2. A doua etapă este elaborarea deciziei, este un proces care cuprinde mai multe evenimente:

• determinarea obiectului deciziei, a scopului acesteia, ceea ce presupune examinarea exhaustivă a mijloacelor de care dispune, a mijloacelor de realizare, termenele de executare;
• documentarea / informarea are în vedere starea de fapt care generează decizia şi care trebuie susţinută din punct de vedere teoretic, cu materiale informative, statistici, sondaje, anchete, prin utilizarea unor metode tehnico- ştiiţifice de prelucrare a datelor;
• analiza materialului documentar presupune, în fapt, interpretarea tuturor documentelor şi prelucrarea lor, care, de regulă, îmbracă forma unor deliberări în şedinţe informale, pentru a identifica varianta optimă;
• elaborarea proiectului de decizie este rezultatul deliberării şi constă în formularea unei opinii motivate cu privire la acţiunea ce urmează a fi iniţiată.

Fiind o acţiune de selectare a celei mai bune soluţii, proiectul de decizie urmează a fi însoţit de documente de motivare: expunerile de motive, rapoarte, note de fundamentare, eventuale referate de aprobare, motivarea prin mai multe variante.

Această etapă, cu momentele sale, este cea mai importantă prin eforturile care presupun dezbateri organizate şi pregătite în timp util, în care participanţii vor să aibă acces la documentele prealabile, în care discuţiile libere să poată contribui la oferirea de soluţii pertinente (ex. adoptarea unei hotărâri de consiliu local). 3.Etapa adoptării deciziei care trebuie să corespundă procedurii legale, forme concomitente cu efecte juridice asupra adoptării : cvorumul, majoritatea necesară pentru adoptarea şi semnarea deciziei şi motivarea acesteia.

Adoptarea încheie etapele procesului deciziei administrative, actul urmând a fi comunicat, publicat, sub sancţiunea inexistenţei, în vederea executării sale.

Efectele deciziei administrative

Odată decizia adoptată, aceasta, pentru a-şi produce efectele, trebuie comunicată, făcută cunoscută, conform procedurilor legale destinatarilor săi pentru a putea fi executată. Decizia adoptată va produce două categorii de efecte:

directe, prin soluţionarea obiectivelor propuse, creînd situaţii favorabile sau efecte benefice pentru beneficiari (dar poate fi şi nepopulară sau neaplicabilă); □ indirecte, pentru că, adoptând decizii, autoritatea nu-şi încetează rolul, ea fiind ţinută mai departe de responsabilitatea de a urmări executarea sa şi asupra cetăţenilor în general, care sunt implicaţi în executarea sa (ex. impozite şi taxe)

Executarea deciziei

Aceasta reprezintă ultima fază a procesului decizional şi reprezintă în fapt obiectivul administraţiei publice. Întreaga activitate decizională a administraţiei este supusă scopului său general de a pune în executare legi prin acte juridice şi alte fapte materiale.

Autonomia autorităţilor administrative, constă în modalităţile prin care pun în executare decizii adoptate în realizarea sarcinilor şi competenţelor lor legale.

În faza executării, emitentul urmăreşte modul de punere în executare, efectele directe sau indirecte produse de decizia emisă, eventualele corecţii, îşi verifică oportunitatea şi utilitatea soluţiei propuse, pentru realizarea scopului stabilit.

Eficienţa administraţiei şi eficacitatea actelor sale este dovedită de punerea în executare a actelor, deciziei adoptate. Prin aceasta, îşi verifică şi confirmă utilitatea, seriozitatea, competenţa şi profesionalismul funcţionarilor publici pe care îi cuprinde în structurile sale.

Pentru aprofundarea efectelor şi a executării deciziei administrative, pot fi avute în vedere, prin asimilare, aspectele specifice actului administrativ, principală formă de activitate a autorităţilor administraţiei publice, specie a deciziei administrative.

În această categorie întâlnim: ordonanţa, ordinul, decizia, 1.dispoziţia,hotărârea în funcţie de autoritatea emitentă şi de poziţia acesteia în ierarhia administrativă. Chiar dacă sub aspectul forţei juridice ele diferă sub aspectul condiţiei de formă al conţinutului, ele sunt similare şi cuprind: - denumirea emitentului;

• titlu, numărul, data actului;
• preambulul-temeiul de fapt, de drept, în vederea emiterii actului;
• formula de dispoziţie/decide;
• prevedrile-conţinutul;
• încheierea-structurile, organele care urmează să aducă la îndeplinire actul;
• semnătura emitentului (precedat de indicarea funcţiei şi sigiliu/ştampila).
  2. Instrucţiunile, recomandările, normele de aplicare sunt acte în dezvoltare sau completare, explicaţie, de detaliere ale unor acte normative, având aceeaşi forţă juridică ca a actului la care se referă.
  3. Circulara-este documentul prin care un organ ierarhic superior transmite autorităţilor din subordine, concomitent şi cu acelaşi conţinut, dispoziţii şi îndrumări.

Nu primesc răspuns la destinatar, ele primesc rezoluţia „în evidenţă" şi poartă doar semnătura conducătorului.

III.O altă categorie de documente din corespondenţă administrativă o reprezintă actele doveditoare.

Acestea se eliberează la cererea persoanei fizice sau juridice în vederea atestării unei calităţi sau recunoaşterii unor drepturi. În această categorie regăsim:

1. Adeverinţa-este actul emis de o autoritate la cererea unei persoane care atestă un drept, un fapt, o situaţie. Ea se eliberează pe baza unor acte, documente registre în care se regăsesc consemnate elementele adeverinţei (ex.registrul agricol). Conţinutul adeverinţei cuprinde antetul, numărul şi data, titlul adeverinţei, atestarea dreptului sau faptului, scopul, semnătura, ştampila . De regulă sunt tipizate.
2. Certificatul-este eliberat de o autoritate autorizată prin care se atestă drepturi sau evenimente, conform legii-certificatul de căsătorie, naştere, deces, de studii. Sunt documente tipizate, cu regim special, extrase din registru.
3. Delegaţia-actul care atestă că o persoană a fost delegată împuternicită de o autoritate pentru o perioadă determinată, pentru o anumită problemă.

În baza acesteia autoritatea este reprezentată cu puteri depline.

Conţinutul delegaţiei-antet, data, semnătura, ştampilă, titlu, numele persoanei

delegate, actul de identitate, perioada de valabilitate.

1. Chitanţa-un înscris care certifică predarea-primirea unei sume de bani, este un formular tipizat.

Documentele mai sus prezentate reprezintă cea mai mare parte din documentarea administrativă din corespondenţa întâlnită la nivelul instituţiilor publice, care, urmare a procesului de informatizare al administraţiei publice au dobândit caracter standardizat şi titpizat, fiind tot mai puţin folosite modelele scrise. Important este ca aceste documente să-şi păstreze regimul determinat de fiecare autoritate prin propriile sale proceduri şi circuit de acte, să respecte condiţiile de fond şi formă în redactarea lor pentru a-şi putea produce efectele juridice legale.

Importanţa documentelor şi a corespondenţei în general au impus la nivelul administraţiei publice, crearea de structuri funcţionale specializate cu înregistrarea documentelor, distribuirea şi arhivarea acestora. Legislaţia în vigoare stabileşte obligaţia legală în sarcina conducătorilor autorităţilor administraţiei publice locale şi a funcţionarilor săi, pentru evidenţă păstrarea documentelor administrative pentru arhivarea şi conservarea acestora sub sancţiunea răspunderii juridice, pentru distrugerea sau deteriorarea lor (Legii nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale) .