Majoritatea specialiştilor apreciază că, din punct de vedere al caracterului pe care îl au aceste „tehnici şi metode de relaţii publice" pot fi:

• generale;
• audio-vizuale.

Tehnici şi metode cu caracter general:

• tehnica negocierii - regula generală spune că orice negociere este urmată de o înţelegere care poate fi favorabilă sau mai puţin favorabilă persoanei care a demarat -

1. se urmăreşte, deci, armonizarea intereselor până se ajunge la acceptarea unui compromis;

• tehnica interviului - interviul are trei faze - prima presupune pregătirea interviului şi constă în adunarea de date şi informaţii despre persoana cu care vom intra în contact; a doua fază presupune stabilirea obiectivelor interviului, mai precis, identificarea acelor aspecte ce trebuie lămurite folosinf ca sursă de informare persoana ce face obiectivul interviului; persoana va fi invitată la sediu sau noi. Tehnicile de relaţii publice trebuie să urmărească următoarele obiective :

1. imaginea publică;
2. produsele sau servicii oferite;
3. identificarea oportunităţilor;
4. determinarea şi menţinerea unei atitudini motivate a personalului;
5. parteneriatul între actorii sociali;
6. prevenirea şi soluţionarea situaţiilor care conduc la conflicte de muncă;
7. integritatea în comunitatea locală;
8. prevenirea apariţiei unor opinii eronate sau a unor prejudecăţi;
9. prevenirea atacurilor la imaginea organizaţiei;
10. accesul la resurse umane, financiare, materiale;
11. formarea publicului;
12. promovarea intereselor proprii;
13. soluţionarea crizelor de comunicare mediatică;
14. promovarea schimbării.

1.Tehnici de comunicare scrisă

Pentru a atinge obiectivele de mai sus, specialistul în relaţii publice trebuie să-şi canalizeze competenţele şi abilităţile pentru realizarea materialelor destinate a fi făcute publice prin mass-media, aşadar în:

1. redactarea mesajelor, apoi în alegerea canalului de transmitere a informaţiei scrise (tipul de publicaţie, formatul publicaţiei, conţinutul publicaţiei, aria de difuzare a acestuia, tirajul etc.)
2. comunicarea scrisă poate îmbrăca şi forma unei ştiri care se caracterizează prin noutate, proximitate, impact, amploare, proeninenţă, unicitate, conflictualitate şi interes. Ştirile sunt de fapt relatări de mici dimensiuni, în care regăsim unul sau mai multe personaje care joacă anuzmite roluri în anumite împrejurări, astfel încât acţiunile lor au impact social.

Cele mai importante ştiri sunt cele prin care se spune ceva despre evenimente şi persoane sau întâmplări, şi care pot răspunde următoarelor întrebări: cum? Ce? Când? Unde? Cum? Deci?

3. comunicatul de presă - este cel mai utilizat instrument în activitatea de relaţii publice şi are drept caracteristici că:

• transmite informaţii despre un eveniment, o activitate, situaţie, ce prezintă interes pentru publicul ţintă (comunitatea locală);
• este redactat astfel încât să fie publicat de canalul de presă căruia i se adresează;
• este un document oficial cu valoare informativă transmisă de o persoană sau organizaţie reprezentată de un agent de relaţii publice.

Comunicatele de presă se pot clasifica după mai multe criterii :

• după prezenţa sau absenţa exprimării poziţiei emitentului:
• comunicate de informare - trimit informaţii simple, statistice;
• comunicate persuasive - transmit poziţia emitentului cu privire la evenimente, servicii etc.
• după conţinutul lor: -comunicatul invitaţie; -comunicatul anunţ; -comunicatul informare; -comunicatul statistic; -comunicatul de punere în temă; -comunicatul de urmărire; -comunicatul politic; -comunicatul oficial;

-comunicatul de provocare (denunţă, acuză anumite lucruri, idei dăunătoare pentru public);

-comunicatul de clarificare; -comunicatul de revizuire.

Comunicatul de presă trebuie să satisfacă următoarele cerinţe de conţinut:

• să fie redactat clar atât pentru destinatar cât şi pentru public;
• informaţia să fie concentrată în primele paragrafe ale comunicatului;
• să aibă caracter inedit pentru a fi sigur de publicare;
• redactat în termeni simpli, clari, precisi, adecvaţi publicului ţintă fără greşeli de ortografie, punctuaţie sau de dactilografiere;
• să fie transmis în timp real;
• uşor de înţeles şi de citit, să incite la urmărirea desfăşurării evenimentului (stil de impact);
• să prezinte interes pentru presă;
• indicaţi numele şi adresa emitentului, sigla, numele persoanei de contact şi mijloacele prin care poate fi contactat (telefon, fax, email).

După comunicarea acestuia către canalul de presă în format original, el devine un material intern al redacţiei, hotărând asupra modului de difuzare.

4. Interviul - este o formă a comunicării în care atât intervievatul cât şi intervievatorul urmăresc să obţină şi să transmită informaţii noi pentru publicul potenţial.

Solicitarea pentru interviu vine din partea unei instituţii de presă sau un jurnalist adresată direct persoanei vizate sau agentului de presă sau de către agentul de presă unui jurnalist sau pentru clarificări.

În faza pregătirii interviului sunt relevante trei aspecte:

• profilul publicaţiei - care dă informaţii privind publicul acesteia şi percepţia informaţiei;
• stilul jurnalistului intervievator - el trebuie să urmărească nu un scop personal şi să răspundă interesului cititorilor publicaţiei;
• persoana intervievată - care reprezintă o sursă de informaţii pentru jurnalist şi pentru public.

De cele mai multe ori, conducătorul instituţiei nu este cea mai „potrivită persoană pentru interviuri" aceasta trebuind să fie o persoană care deţine mai multe competenţe şi informaţii pe profilul publicaţiei, este mai maleabilă şi adaptabilă în proceusl comunicării.

Acordarea interviului presupune respectarea locului şi a timpului stabilit, tema anunţată, disponibilitatea pentru eventuale clarificări, eventual notă de felicitare după publicarea sa.

2.Tehnici de comunicare audio-video

Specific acestei forme de comunicare este suportul pe care-l folosesc. Atât audio cât şi video comunicarea are o ritmicitate determinată de natura ştirilor - evenimente, buletine de ştiri, informaţii etc., cu o ritmicitate mai mare sau mai mică după cum este transmis de radio sau tv., după cum se transmit de posturi de interes naţional, local sau regional, sau dacă este un post public sau privat.

Ca şi în format scris, comunicatele trebuie să fie clare şi concise, să nu necesite timp mai lung de transmitere, de preferat să prezinte interes public. Pentru a putea fi ascultate şi reţinute, mesajele, comunicatele audio- video trebuie să fie mult mai scurte, cu un grad ridicat de interes şi comunicatorul să-i imprime :

• expectanţă - captarea atenţiei din debutul comunicatului;
• sonoritate - data de vocea crainiculuiâdinamismul imaginilor şi al vocilor pentru a atrage şi menţine interesul publicului.

În această categorie întâlnim; interviurile audio-video, declaraţia, talk-show (mai mulţi intervievaţi şi un jurnalist în rol de moderator).

3.Tehnici integrate

În aceaastă categorie cele mai cunoscute tehnici sunt discursul şi prezentarea. Discursul este abordat în teoria comunicării cu precădere sub aspectul său retoric. El poate fi oral, citit sau scris, direct sau indirect, după contactul cu auditoriul.

În raport de efectul pe care susţinerea discursului o are asupra auditoriului, putem spune că acesta poate fi: un discurs comunicativ ori de câte ori produce confort şi interes sau manipulator când produce disconfort.

Aşadar, clarificarea efectelor discursului nu sunt dependente de orator ci de poziţia auditorului faţă de conţinutul acestuia.

În retorica clasică, discursul are cinci elemente :

1. invenţio - se referă la subiectul discursului
2. dispoziţio - ordonarea tematică respectiv:

• captarea atenţiei (captatio benevolentiae)
• propoziţio - conţinutul
• naratio - prezentare narativă, personală
• confirmaţio - argumentaţia
• peroratio - finalul, recapitularea

3. elocuţio - stilul, aspectul estetic al discursului
4. memoria -momente ale discursului cu scopul de a fixa în conştiinţa auditoriului momente importante
5. actio - susţinerea discursului.

În prezent, sunt cunoscute discursurile ştiinţifice, didactice, literare, expresive, persuasive etc.

Prezentarea - este o tehnică de comunicare care se adresează unui număr mai restrâns de persoane, vorbitorul folosind în expunere materiale audio-video şi aceasta presupune mai multe etape:

• fixarea obiectivelor;
• stabilirea profilului publicului;
• structurarea ideilor şi materialelor de prezentat;
• organizarea şi susţinerea prezentării.

În desfăşurarea prezentării, obiectivele trebuie să fie clare, precise, delimitate, care să permită auditorului înţelegerea prezentării şi eventualele lămuriri, reluarea principalelor idei pentru mai buna fixare a acestora şi chiar recurgerea la mijloacele tehnice audio- video pentru ilustrarea ideilor.

Suportul audio-video este conceput a servi auditorului şi nu prezentatorului.

4.Conferinţa de presă

Este una din cele mai complexe activităţi de relaţii publice în relaţia cu mass media şi se organizează cu ocazia unor acţiuni majore care suscită un înalt grad de interes din partea opiniei publice.

Condiţiile organizării conferinţei de presă sunt:

• imaginea publică - de care se bucură cele mai importante autorităţi organismne şi instituţii publice şi chiar de drept privat (ex. guvern, ministere, partide, prefecturi, persoane publice etc.);
• importanţa activităţii desfăşurate de organizaţie, instituţie, grup etc.;
• importanţa subiectului pentru opinia publică;
• importanţa subiectului pentru presă;
• caracterul informativ al subiectului ce face obiectul conferinţei de presă trebuie să fie predominant.

Pregătirea conferinţei de presă cuprinde următoarele etape:

• stabilirea datei şi a perioadei din ziua când se desfăşoară;
• stabilirea locului de desfăşurare;
• lista jurnaliştilor invitaţi;
• redactarea şi transmiterea invitaţiilor;
• dosarul de presă - documentarea conferinţei de presă şi sursa de informare a subiectului;
• amplasarea şi verificarea mijloacelor tehnice folosite (instalaţii sonorizare, mese, scaune, iluminat, piedestal etc.;
• pregătirea participanţilor.

Pregătirea conferinţei de presă este în sarcina agentului de relaţii publice care trebuie să aibă în vedere cele mai probabile întrebări legate de sfera sau din afara subiectului

Desfăşurarea conferinţei de presă parcurge de asemenea mai mulţi paşi:

• primirea întâmpinarea jurnaliştilor, înmânarea dosarului conferinţei de presă;
• deschiderea conferinţei de către purtătorul de cuvânt (agentul de relaţii publice) laora stabilită care anunţă subiectul, persoana care susţine contextul în care se desfăşoară şi programul;
• discursul nu va depăşi 20 min, el fiind şi în dosarul de presă;
• punerea întrebărilor jurnaliştilor - condusă de purtătorul de cuvânt pentru a oferi posibilitatea fiecăruia dintre aceştia să se adreseze;
• închiderea conferinţei tot de către purtătorul de cuvânt.

Centrul de presă - reprezintă o structură constituită de o instituţie, grup, comunitate, pe durata desfăşurării unor evenimente cu impact major asupra publicului şi are ca principale misiuni, sarcini:

• promovarea şi difuzarea imaginii organizaţiei în opinia publică;
• furnizarea de informaţii pentru public şi facilitarea accesului jurnaliştilor la informaţii;
• stabilirea relaţiilor cu mass-media;
• satisfacerea nevoilor de informare ale publicului extern;
• informarea personalului din interiorul organizaţiei.

În raport cu complexitatea şi amplorea evenimentului, acest centru de presă poate fi condusde un director de presă şi cuprinde mai multe structuri funcţionale - departamente (de planificare, de producţie, de acreditare a jurnaliştilor, logistic.

Biroul de presă sau radio-tv - pot funcţiona fie în mod autonom, fie în cadrul centrului de presă şi sunt componenta a structurii de relaţii publice a instituţiei asigurând comunicarea publică a acesteia.

Componenţii lor furnizează date şi informaţii, monitorizează canalele mediatice, produc publicaţii de presă.

Purtătorul de cuvânt - este reprezentantul desemnat de conducătorul instituţiei să îl reprezinte în relaţiile cu presa. El poate fi membru al biroului de presă şi trebuie să primească sprijin din partea persoanei pe care o reprezintă.

Principalul scop al activităţii purtătorului de cuvânt este obţinerea şi menţinerea credibilităţii instituţiei şi persoanei oficiale pe care o reprezintă, ceea ce presupune că aceasta trebuie să corespundă mai multor principii deontologice:

• responsabilitatea faţă de instituţie şi faţă de public;
• înalt nivel al competenţei profesionale;
• protejarea dreptului la imagine al instituţiei persoanelor şi publicului;
• asigurarea veridicităţii fluxului de informaţii pentru mass-media şi public;
• asigurarea confidenţialităţii şi protecţiei datelorcu caracter personal. Credibilitatea purtătorului de cuvânt este condiţionată de capacitatea de

argumentare şi susţinere a punctelor sale de vedere, să facă faţă presiunii informative din partea presei, să dispună de calităţi şi abilităţi de comunicare.

• Campaniile de comunicare publică - sunt tehnici de relaţii publice prin care instituţiile şi organizaţiile publice aduc la cunoştinţă publicului interesar obiective public asumate de către aceştia fie pentru câştigarea sprijinului public în realizarea unor proiecte fie pentru aducerea la cunoştinţă a unor hotărâri luate cu impact asupra publicului larg.

Realizarea campaniilor de comunicare se face prin articole, editoriale de informare, adresarea directă şi chiar publicitate.

• Vizita de documentare - este tehnica de comunicare prin care instituţiile şi organizaţiile asigură, facilitează accesul şi documentarea nemijlocită a jurnaliştilor la diferite evenimente ale acesteia. Prin participarea la această vizită nu se crează în sarcina jurnalistului obligatoriu de a realiza materiale pentru imaginea acesteia.
• Tehnici de comunicare internă

Comunicarea internă este o componentă dominantă a activităţii de relaţii publice prin care se realizează obiectivele - gestionarea nevoilor organizaţiei, organizarea muncii, circulaţia informaţiilor, menţinerea unui climat de muncă adecvat etc.

Cele mai cunoscute tehnici de comunicare internă sunt:

• informările periodice;
• afişajul;
• sistemele deinformare cu circuti închis: radiodifuziunea, televiziunea şi intranetul;
• distribuirea de documente informative;
• revista presei.

8.Tehnici de comunicare în afara organizaţiilor

Întrucât organizaţiile şi instituţiile intră în relaţii externe cu opinia publică, cu categorii de grupuri ţintă, parteneri sociali etc., organizaţiile şi instituţiile publice îşi întocmesc planuri de relaţii publice - în care sunt cuprinse fişe de cunoaştere ale partenerilor sociali, pentru o perioadă de timp determinată (un an) sau pentru evenimente speciale. De asemenea, organizaţiile pun la dispoziţia partenerilor sociali „newsletter" în formă tipărită sau electronică.

După cum, ori de câte ori informaţiile făcute publice aduc atingere intereselor organizaţiei se va proceda la luarea de poziţie - cand trebuie să dea un răspuns care să clarifice un eveniment situaţie care implică organizaţia şi despre care publicul, opinia publică au luat cunoştinţă, afectând interesele sau imaginea organizaţiei. O altă tehnică de comunicare externă este informarea publică directă care permite asigurarea accesului la informaţiile de interes public.

Cadrul instituţional şi organizatoric al derulării informării publice directe, a responsabilităţilor şi efectelor, îl regăsim în conţinutul Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public.

Activitatea de relaţii publice dintr-o organizaţie sau instituţie publică gestionează şi evenimentele cu impact negativ asupra organizaţiei, pentru a preîntâmpina sau înlătura efectele nefavorabile sau afectarea interesului sau a imaginii organizaţiei. Printre cele mai cunoscute evenimente cu impact negativ amintim:

• accidentul - când organizaţia nu poate prevedea producerea sa şi nici controla (ex. întreruperea furnizării unui serviciu)
• incidentul - când cauzele evenimentelor negative sunt în interiorul organizaţiei, atrage după sine răspunderea şi responsabilitatea celor în cauză
• criza internă - se intitulează când organizaţia din varii motive, accidente, incidente, nu-şi mai poate îndeplini misiunile, sarcinile afectând nu numai personalul propriu, ci şi publicul.

Într-o atare situaţie organizaţia trebuie să fie pregătită să-şi activeze propriile planuri de gestionare a crizelor mediatice şi fiecare dintre membrii acesteia pentru a putea intocmi lista evenimentelor posibile (inventar) şi o listă cu persoane sau instituţii ci trebuiesc informate modelele de comunicarte de presă, lista de posibile întrebări şi răspunsuri.

Pe parcursul crizei mediatice vor avea loc întruniri ale echipei de informare, consultarea planurilor de acţiune, analiza tuturor situaţiilor şi pregătirea argumentelor.

După elaborarea variantei unice a evenimentului se vor realiza informarea personaloului intern, apoi informarea mass-media cu privire la eforturile întreprinse de organizaţie pentru înlăturarea urmărilor producerii evenimentului sau situaţiei de criză (comunicate scrise).

După depăşirea cizei mediatice principala preocupare a organizaţiei va fi obţinerea sprijinului public: - prin implicarea acestuia în acţiunea de înlăturare a urmărilor, concomitent cu transparenţa şi informarea asupra acţiunilor desfăşurate.

După depăşirea crizei mediatice, organizaţia va actualiza planul de gestionare a crizelor mediatice prin completare cu noi procedurim cu includerea de persoane etc.

Acţiunea de depăşire a crizei mediatice presupune coerenţă, responsabilitate, profesionalism, capacitate de analiză şi sinteză a celor implicaţi şi evitarea unor atitudini precum:

• ezitarea;
• minimalizarea;
• confuziile;
• falsificarea;
• confruntarea şi riposta;
• acţiunea în justiţie.

Restabilirea adevărului în înlăturarea inexactităţilor apărute în presă nu se poate realiza eficient decât prin mijloace comunicative .