Administraţia publică fie centrală fie locală există pentru a oferi servicii, pe care sectorul privat nu le poate sau nu doreşte să le ofere. După opinia economistului american Richard Musgrave, administraţia publică exercită trei funcţii:
stabilizarea (stabilization), care presupune menţinerea creşterii economice, stoparea şomajului şi a inflaţiei şi ridicarea nivelului de trai;
distribuirea (distribution), presupune distribuirea bogăţii naţiunii pentru asigurarea uni nivel minim de trai;
alocarea (allocation), constă în oferirea serviciilor necesar comunităţilor locale. Primele două funcţii sunt realizate de organele administraţiei centrale, cea de a treia de către administraţia locală. Nu poţi conta pe sectorul privat, în acordarea a aşa servicii ca; ordinea publică, protecţia contra incendiilor, serviciilor de transport în comun, deoarece efectuarea lor nu le-ar aduce întreprinderilor private venituri satisfăcătoare. Serviciile publice au două proprietăţi distincte:
utilizarea lor poate fi şi fără plata respectivă (spre exemplu plimbările prin alei şi parcuri); de ele se pot folosi concomitent un număr mare de oameni (spre exemplu pe stradă pot circula în acelaşi timp şi pietoni şi automobile).
Dacă ambele proprietăţi sunt specifice unui serviciu atunci el este pur "public", iar cheltuielile legate de prestarea lui de obicei sunt finanţate din impozite. În cazul când este respectată doar o condiţie atunci finanţarea lui poate avea loc din contul plăţii achitate de către beneficiar, dar î-şi păstrează caracterul său public.
Dintre toate tipurile de activităţi asigurarea tehnico-materială este unica care permite tuturor departamentelor şi serviciilor din interiorul administraţiei publice să facă economii de resurse financiare fără a micşora volumul serviciilor acordate. Posibilităţile sunt esenţiale ţinând cont de faptul că în jur la 40% din bugetul anual al majorităţilor organelor administraţiei publice locale sunt legate de cheltuielile pentru asigurarea tehnico-materială.
Termenul asigurarea tehnico-materială este utilizat pentru a descrie procesul de asigurare cu materiale şi serviciile necesare subdiviziunile administraţiei locale. Pentru ridicarea eficacităţii acestei activităţi în practică are loc centralizarea ei într-o secţie aparte, care are funcţia de a satisface cererile subdiviziunilor la timp şi cel mai eficient în conformitate cu normele legislative şi administrative în vigoare.
Secţia de aprovizionare tehnico-materială are următoarele funcţii:
Acumularea cererilor la aprovizionarea tehnico-materială. Aprovizionarea centralizată permite micşorarea cheltuielilor legate de procurarea bunurilor şi serviciilor, deoarece sunt procurate la preţuri an-gross. De asemenea secţia dată are funcţia de a analiza periodic cererile din punct de vedere a dinamicii consumului diferitor mărfuri şi servicii, frecvenţa comenzilor, preţul unitar, etc. în rezultatul analizelor trebuie să propună subdiviziunilor grafice de procurare a diferito bunuri, care ar asigura optimizarea cheltuielilor.
Administrarea rezervelor tehnico-materiale are ca scop asigurarea la timp cu materialele necesare a subdiviziunilor administraţiei locale, minimizarea cheltuielilor legate de procurarea, păstrarea şi acordarea lor.
Studierea peţii constă în colectarea şi prelucrarea informaţiei referitor la piaţa de mărfuri şi servicii, pentru a determina dinamica preţurilor, oscilaţiile sezoniere, cheltuielile de transport, noi mărfuri şi servicii, etc.
Analiza costurilor suportate, se referă la activitatea propriu zisă a sistemei de asigurare tehnico-materială. Analiza costurilor suportate poate fi efectuată în diverse domenii de activitate, pentru evaluarea ofertelor de asigurare tehnico-materială, cheltuielile suportate ţinând cont de ciclul de viaţă al produsului, efectuarea tenderului şi selectarea pretendenţilor, eficacitatea contractului ca document ce stimulează întreprinzătorii să economisească resursele bugetului local, alegerea dintre arendă şi procurarea obiectelor necesare, etc.
Alcătuirea graficului de asigurare tehnico-materială, trebuie să fie efectuat de subdiviziunile administraţiei publice locale anual, cu divizarea pe compartimente a mărfurilor şi serviciilor de care vor avea nevoie. În grafic trebuie să fie indicată data livrării mărfurilor, data încheierii contractului, data limită de primire a ofertelor pentru tender, data limită a livrării, descrierea mărfii.
Organizarea concursurilor pentru deservirea tehnico-materială care include în sine colectarea cererilor de participare şi crearea listei partenerilor de afaceri. În lista celor incluşi pentru participarea la tender sunt incluşi: 1) toţi furnizorii; 2) doar furnizorii care, au trecut un concurs preventiv. Concursul preventiv se organizează pentru a crea o listă optimă de concurenţi.
Primirea cererilor de participare se face în dependenţă de forma concursului. Deosebim: concursuri de cereri închise; concursuri de oferte închise; şi concursuri ne formale.
Concursurile de cereri închise sunt organizate de către organele publice locale pentru procurarea bunurilor, serviciilor şi construcţii. Contractul este dat pretendentului care propune cel mai mic preţ.
Concursurile de ofertă sunt organizate când se doreşte procurarea unei noi tehnologii.
Ambele tipuri de concursuri sunt organizate când se preconizează procurarea unor bunuri sau servicii în volum foarte mare. In cazul când se doreşte procurarea unei cantităţi mici şi concomitent se tinde de a micşora preţul produsului sau serviciului procurat, organizarea primelor două tipuri de concursuri este ne dorită deoarece ele sunt costisitoare şi durează în timp. Pentru soluţionarea acestei probleme se organizează concursuri neformale. Ofertele pretendenţilor sunt primite în scris sau la telefon, astfel este asigurată concurenţa între furnizori.
Un rol important în asigurarea tehnico-materială î-l joacă alcătuirea corectă a cererilor şi cerinţelor tehnice faţă de mărfurile sau serviciile pe care dosresc să le procure organele publice locale. Specificarea cerinţelor minime, permite organizarea concursurilor şi asigură controlul corespunderii cerinţelor a mărfurilor şi serviciilor procurate.
Etapa finală a asigurării tehnico-materiale este administrarea contractelor. Funcţia acestei activităţi este de a asigura îndeplinirea obligaţiilor de către ambele părţi, inclusiv şi livrarea la termen a mărfurilor şi serviciilor. Totodată administrarea contractelor presupune primirea şi testarea mărfurilor şi serviciilor livrate conform contractului, cât şi efectuarea plăţilor după contract în corespundere cu procedurile aprobate.