Activitatea de control poate fi definită ca funcţie a conducerii, instrument de conducere, mijloc de cunoaştere a realităţii şi de corectare a erorilor. Privit din acest punct de vedere, controlul este un proces prin care se măsoară şi verifică realizarea calitativă şi cantitativă a performanţelor activităţilor pe care le compară cu obiectivele planificate şi indică masurile de corecţie necesare. Controlul este o componentă importantă a conducerii care se concretizează în: verificarea modului în care se execută deciziile administrative ale conducătorilor publici; corectarea unor decizii pentru ca ele să fie în concordanţă cu realităţile sociale în continuă schimbare; iniţierea unor decizii în scopul soluţionării unor probleme care apar ca urmare a schimbărilor pe plan social.[1]
Controlul financiar în administraţia publică trebuie să îndeplinească anumite cerinţe. Acesta trebuie:
- să fie continuu; el se efectuează înainte, în timpul şi după efectuarea operaţiunilor financiare;
- să fie efectuat de personal specializat care să ofere soluţii oportune privind modul în care activităţile publice ar trebui să fie corelate raţional şi eficient cu resursele materiale, umane şi financiare existente;
- să fie operativ şi să se realizeze direct la locul desfăşurării activităţii respective, pentru a se identifica, prin confruntarea cu realitatea, modul de lucru şi rezultatele obţinute;
- să fie eficient;
- să fie preventiv, adică să prevină deficienţele sau situaţiile critice posibile şi probabile în sistemul administrativ;
- să fie corectiv, adică să propună soluţii pentru remediere, dacă se găsesc deficienţe;
- să aibă finalitate, să se concretizeze în decizii clare, coerente care urmează să fie executate de cei implicaţi în realizarea gestiunii financiare publice;
- să fie orientat, adică să urmărească exclusiv satisfacerea interesului public şi nu alte categorii de interese;
- să fie realist, obiectiv, adică să se bazeze pe informaţii reale desprinse din observaţii şi analize directe.
Controlul public are scopul:
- să verifice legalitatea şi oportunitatea deciziilor administrative, respectiv a eficienţei măsurilor adoptate de organele controlate;
- să identifice cauzele care constituie o frână în desfăşurarea normală a activităţii instituţiilor publice;
- să ofere posibilitatea corectării conţinutului deciziilor, astfel încât acestea să fie în concordanţă cu realităţile sociale;
- să determine iniţierea unor noi decizii;
- să verifice dacă sunt utilizate toate mijloacele juridice de care dispun autorităţile publice pentru realizarea pe cale democratică a atribuţiilor ce le revin;
- să fie continuu;
- să fie efectuat de personal specializat;
- să fie operativ;
- să se deruleze direct la locul de desfăşurare a activităţii;
- să fie eficient;
- să fie preventiv;
- să fie constructiv;
- să aibă finalitate;
- să fie orientat;
- să fie realist şi obiectiv.
- să verifice legalitatea şi oportunitatea deciziilor administrative;
- să identifice cauzele care frânează activitatea normală;
- să ofere posibilitatea corectării deciziilor;
- să determine iniţierea unor noi decizii;
- să verifice dacă sunt utilizate toate mijloacele de care se dispune;
- să verifice gradul de îndeplinire a misiunii;
- să ofere posibilitatea informării corecte privind calitatea personalului;
- să ofere date pe baza cărora se poate organiza activitatea şi structura instituţiei publice
- să permită urmărirea gradului de îndeplinire a misiunilor entităţilor publice din punct de vedere cantitativ şi calitativ în raport cu resursele consumate;
- să ofere posibilitatea informării exacte a instituţiilor publice privind calitatea funcţionarilor săi, în vederea aprecierii judicioase a capacităţii acestora şi a unei repartizări raţionale a posturilor şi funcţiilor în sistem;
- să ofere datele pe baza cărora să se poată organiza activitatea şi structura administraţia publică în raport cu dezvoltarea socială şi cu modul de adaptare a aparatului administrativ la schimbare.
După raportul dintre organele de control cu cele verificate, controlul poate fi intern sau extern. Controlul intern se exercită de către structuri sau funcţionari din interiorul entităţii publice a căror activitate este verificată. Are avantajul că oferă posibilitatea cunoaşterii activităţii verificate din interiorul autorităţii controlate şi de persoane cunoscătoare a domeniului respectiv de specialitate, ceea ce facilitează activitatea de verificare şi îi conferă un caracter eficient. Controlul intern, la rândul său, poate fi un control general şi un control special. Controlul extern sprijină, îndrumă şi obligă entităţile patrimoniale atât în ceea ce priveşte respectarea actelor normative, cât şi în ceea ce priveşte perfecţionarea controlului intern al acestora. Prin control, dacă se constată nereguli în activitatea entităţii controlate, se impun luarea unor măsuri care să ducă la înlăturarea şi prevenirea acestora.
Controlul, inclusiv cel financiar, prin atributele sale este o funcţie a conducerii încadrată obiectiv alături de celelalte funcţii ale acestuia şi care se condiţionează reciproc[2] prin:
- funcţia previzională;
- funcţia organizatorică;
- funcţia de coordonare;
- funcţia de antrenare.
Rolul controlului este important întrucât furnizează elementele necesare pentru realizarea celorlalte funcţii ale gestiunii financiare. Pe baza informaţiilor furnizate de control, ordonatorul de credite apreciază calitatea şi eficienţa deciziilor luate anterior, analizează abaterile pe cauze şi responsabilităţi, şi fixează noi obiective, noi sarcini, în funcţie de condiţiile în continuă schimbare. Controlul trebuie privit, în primul rând, ca o activitate de prevenire a neregulilor, de lichidare a cauzelor care le determină şi de perfecţionare.
Prin faptul că urmăreşte atât operaţiunile economico-financiare cât şi stabilirea abaterilor, prevenirea şi eliminarea aspectelor negative, controlul are două laturi:
- latura constatativă (rol de conformitate);
- latura activă (control de performanţă: de pilotaj şi adaptiv).
Controlul de conformitate are obiectivele de atins fixate, el stabileşte şi analizează abaterile pe cauze şi pe responsabilităţi şi impune măsurile necesare pentru eliminarea acestor abateri. Acest control se pronunţă asupra:
- legalităţii;
- respectării principiilor, regulilor procedurale şi metodologice;
- încadrării în plafoanele valorice şi cantitative stabilite sau în bugetele aprobate;
- sincerităţii şi bunei credinţe a managerilor şi executanţilor în alegerea şi aprecierea realităţii.
Controlul de pilotaj urmăreşte menţinerea condiţiilor favorabile de la data emiterii deciziei sau modificarea deciziilor anterioare şi crearea de noi condiţii, în funcţie de schimbările intervenite în legătură cu compartimentul controlat. Acest control aduce fenomenele la parametri stabiliţi, elimină abaterile şi influenţează evoluţia viitoare a acestor fenomene.
Controlul adaptiv contribuie la prevenirea acţiunii factorilor perturbatori şi la crearea de noi condiţii pentru perfecţionarea activităţilor controlate. Obiectivele de atins nu mai sunt fixe, ele se modifică continuu, în funcţie de noile condiţii. Acest control nu se rezumă numai la compararea nivelului preconizat cu cel efectiv al unui indicator. Prin acest control se verifică modul de funcţionare al acestuia, îi aduce corecturile necesare în funcţie de realităţile financiare în continuă schimbare, şi numai după aceasta stabileşte obiectivele şi impune măsurile necesare pentru îmbunătăţirea activităţii controlate.
Controlul performanţei[3] urmăreşte realizarea obiectivelor manageriale la nivel superior, are în vedere: economicitatea, eficacitatea, eficienţa, oportunitatea, necesitatea, fezabilitatea şi fiabilitatea.
Economicitatea urmăreşte minimalizarea costurilor resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate fără ca prin aceasta să se compromită realizarea în bune condiţii ale obiectivelor manageriale stabilite.
Eficacitatea se referă la gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare din activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective. Ea presupune analiza afectivităţii atingerii unui obiectiv sau a unei decizii manageriale şi stabilirea abaterilor dintre efectul real şi efectul prevăzut.
Eficienţa are în vedere raportul dintre rezultatul obţinut şi costul resurselor utilizate pentru obţinerea acestui rezultat (maximalizarea economicităţii şi a eficacităţii). Eficienţa se calculează ca un raport dintre rezultatele şi costul resurselor.
Oportunitatea presupune efectuarea unei tranzacţii sau operaţiuni în momentul cel mai propice şi cu mijloacele cele mai eficiente (oportunitate structurală) pentru realizarea unor obiective ale politicilor asumate.
Controlul nu trebuie privit ca o activitate de inventariere care întocmeşte rapoarte şi informaţii sau care sancţionează neregulile constatate. El trebuie privit în primul rând ca o activitate de prevenire a neregulilor, de eliminare a cauzelor care le generează şi le favorizează, de perfecţionare a activităţii entităţii sau compartimentului controlat.
Controlul de conformitate se pronunţă asupra:
- legalităţii;
- respectării principiilor, regulilor procedurale şi metodologice; - încadrării în plafoanele valorice şi cantitative stabilite;
- sincerităţii şi bunei credinţe. Controlul de pilotaj are în vedere:
- aducerea fenomenelor la parametrii stabiliţi;
- menţinerea condiţiilor favorabile de la data emiterii deciziei sau modificarea deciziilor anterioare;
Controlul adaptiv are în vedere:
- prevenirea acţiunii funcţiilor perturbatorii;
- crearea de condiţii noi pentru perfecţionarea acţiunilor. Controlul performanţei are în vedere:
- economicitatea;
- eficacitatea;
- eficienţa;
- oportunitatea;
[2] I. Oprean - Control şi auditfinanciar-contabil, Ed. Intelcredo, Deva, 2002, p.5 - 7.
[3]O.G.nr.119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată în M.O.nr.798 din 12.11.2003, cu modificările şi completările ulterioare art.2.