Cercetarea, studiul, ascultarea, vizualizarea Televiziunea, radioul şi publicaţiile tipărite formează majoritatea mediilor care sunt cele mai relevante în relaţiile publice. Cu toate acestea, publicaţiile interne sau revistele companiei au un grup ţintă destul de amplu. La acestea se adaugă şi mediile mai neconvenţionale, cum ar fi Internetul, SMS-urile sau cărţile poştale.
Evaluarea mediului "corect" (potrivit pentru transmiterea mesajului Dvs.) este primul pas în construirea relaţiilor cu media. Urmează apoi studierea publicaţiilor respective, sau vizionarea şi/sau ascultarea emisiunii TV/ radio respective. Este esenţial să vă familiarizaţi cu solicitările editoriale de informaţii, ilustrate prin imagini şi video-clipuri (pe care le puteţi facilita Dvs.). Editorii şi producătorii de emisiuni se plâng adeseori, chiar justificat, că oamenii care lucrează în relaţiile publice nu se deranjează să afle care anume le sunt nevoile. Aceasta atenţie oferită detaliilor consumă timp dar aduce profit pe termen lung.
Freelancer-ii şi producătorii de emisiuni Freelanceri sunt producători de emisiuni TV sau radio, editori de publicaţii independente sau agenţii de presă ale căror produse sunt vândute posturilor TV sau radio pe o bază periodică, completând grila de programe a postului respectiv. Cel mai cunoscut caz sunt emisiunile auto, care, în România, sunt produse de către freelanceri în proporţie de peste 90%.
Freelancerii sunt de cele mai multe ori foarte bine documentaţi în anumite aspecte/domenii. Din păcate, până în prezent s-a oferit putină atenţie construirii şi păstrării de relaţii/contacte frecvente cu cei mai importanţi freelanceri dintr-un anumit domeniu.
Materialele de presă prezentate în format video
(Video News Releases)
VNRs sunt versiuni video ale informaţiilor de presă destinate să ofere producătorilor TV imagini pentru a prezenta o ştire sau un reportaj. Acestea sunt o extensie a serviciilor de relaţii publice. Materialele de presă prezentate în format video sunt pregătite de un număr din ce în ce mai mare de companii specializate, în numele departamentelor guvernamentale, ale marilor companii şi ale organizaţiilor non-profit, aşa cum sunt cele de caritate. De exemplu, BBC World Service Television are peste 300 de corespondenţi în lumea întreagă, cu ajutorul cărora oferă un serviciu la nivel global prin satelit.
Cuvintele şi imaginile
Desigur că nu suntem academicieni, ci comunicatori de profesie - practicieni ai relaţiilor publice. Putem pleda «nevinovat» la acuzaţiile de a fi creat şi de a fi distribuit materiale care nu sunt foarte clare sau concise. Dacă nu utilizăm limbajul scris într-o formă potrivită pentru ca publicul nostru să îl înţeleagă, nu putem să ne considerăm a fi profesionişti în domeniul comunicării. Comunicarea are un singur scop: acela de a transmite informaţii de la o persoană la alta într-un mod cât mai apropiat de realitate.
Un document destinat publicului şi care să respecte minimele rigori ale comunicării eficiente trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
- Lungimea medie a unei fraze să nu depăşească 15 - 20 de cuvinte;
- Verbele să fie la diateza activă cât mai mult posibil;
- Folosiţi limbajul simplu, clar, de zi cu zi al grupului ţintă;
- Fiţi concişi;
- Utilizaţi titluri sau subtitluri semnificative, care să fie uşor de observat în cadrul textului şi uşor de reţinut;
- Mărimea caracterelor tipărite să fie medie, uşor de citit şi inteligibilă atunci când tipăriţi materialul sau atunci când îl trimiteţi prin fax;
- Lungimea medie a propoziţiei să fie de 7 - 12 cuvinte.
Importanţa unei fotografii pentru ilustrarea materialului difuzat de departamentul de relaţii publice este adeseori subestimată. Editorii publicaţiilor scrise şi agenţiile de presă au anumite standarde şi solicitări. Un studiu atent al politicii imaginilor difuzate de cele mai importante publicaţii ar trebui să preceadă întotdeauna decizia de a comisiona un fotograf sau o companie pentru realizarea de imagini care să însoţească informaţiile transmise.
Editorii pot fi contactaţi şi întrebaţi dinainte cu privire la tipul de fotografii de care au nevoie. Cu anumite publicaţii este chiar posibil să negociaţi şi să sponsorizaţi fotografii editoriale, fără a atinge integritatea editorială a publicaţiei respective.
Comunicarea este o scenă în permanentă dezvoltare şi mişcare. Noi publicaţii şi medii sunt în continuă inventare şi reinventare, iar practicantul de relaţii publice care doreşte să aibă relaţii eficiente cu jurnaliştii trebuie să se lupte să păstreze pasul cu această mişcare.