Mesajul trebuie întotdeauna testat asupra audienţei ţintă, pentru a vedea dacă membrii acesteia înţeleg ceea ce conţine mesajul, dacă întâmpină dificultăţi la înţelegerea sensurilor cuvintelor sau dacă structura frazelor este adecvată pentru nivelul de educaţie al audienţei.
Evitarea jargonului
Jargonul tehnic şi birocratic reprezintă o sursă de blocare a comunicării. El mai este numit de specialişti "zgomot semantic". Jargonul este un obstacol în calea mesajului, împiedicând capacitatea receptorului de a înţelege mesajul. Un bun exemplu de mesaj lipsit de
eficienţă, în cadrul unei lansări de ştiri, este următorul:
"Versatec a lansat procesorul de grafică SNA (model 451). Procesorul, funcţionând ca staţie 3777xRJE, trimite şi primeşte EBCDIC sau date binare în Arhitectura Sistemului de Reţea IBM (SNA) folosind protocolul de control al datelor sincronice de legătură".
Evitarea clişeelor
Cercetări similare au scos la iveală cuvintele folosite excesiv în domeniul afacerilor şi al relaţiilor publice. O firmă din New York, John Rost Associates, a realizat o listă de cuvinte şi fraze folosite în mod excesiv în scrisorile de afaceri şi rapoarte: agendă, proactiv, interfaţă, finalizare, impact, margine competitivă, know-how, relaţie câştig- câştig, dialog, afaceri încheiate, limită superioară, reţea, provocare, oportunitate, realizări importante, eforturi de pionierat. Iar când cuvintele sunt folosite prea des, înţelesul lor nu mai are aceeaşi valoare.
Evitarea eufemismelor
Eufemismul reprezintă, conform definiţiei dată de dicţionarul Webster, utilizarea unui cuvânt mai puţin expresiv sau direct în locul unuia considerat ofensiv sau lipsit de bun simţ.
Persoanele specializate în relaţii publice trebuie să folosească cuvinte pozitive în cadrul mesajelor pe care le transmit. De asemenea, ei au o responsabilitate etică de a nu utiliza cuvinte care ascund informaţiile sau induc în eroare.
Mult mai periculoase sunt eufemismele care schimbă înţelesul sau impactul cuvântului. Specialiştii le numesc cuvinte cu două înţelesuri - cuvinte care pretind că comunică.
Firmele folosesc eufemismele şi cuvintele cu două înţelesuri pentru a ascunde informaţiile nefavorabile. Astfel, o companie de transport aerian nu a dorit să menţioneze în raportul anual despre prăbuşirea unui avion al său, aşa încât a numit evenimentul schimbarea involuntară a rutei avionului Boeing 727.
Folosirea eufemismelor de către firme în acest scop nu este compatibilă cu standardele profesioniştilor în relaţii publice şi cu interesul publicului larg. Un astfel de limbaj poate genera suspiciune, cinism, neîncredere şi ostilitate.
Evitarea conotaţiilor negative şi a limbajului
discriminatoriu
Deoarece cuvintele au două categorii de sensuri (un sens exact, oferit de definiţiile din dicţionare şi unul contextual, care reprezintă ceea ce înseamnă cuvântul pentru un individ sau grup de persoane), este necesar să se aleagă cu grijă cuvintele utilizate în materialele trimise spre publicare.
În lumea contemporană comunicarea eficientă înseamnă o comunicaţie nediscriminatorie. Personalul care lucrează în relaţii publice ar trebui să verifice de două ori fiecare mesaj pentru a fi sigur că elimină orice conotaţie ce face referire la sex, etnie sau rasă.
În ciuda tuturor eforturilor specialiştilor în relaţii publice, există un număr de bariere ce pot împiedica comunicarea. Un obstacol major se referă la mesajul care nu este primit în forma lui pură. Receptorul poate modifica, interpreta greşit sau chiar ignora mesajul, fenomen cunoscut sub denumirea de auto-selectare sau auto- percepţie.
Bariere apar şi datorită faptului că receptorului şi emiţătorului le lipsesc elementele comune care vor facilita comunicarea. O serie de astfel de bariere pot fi:
- background diferit al participanţilor
- diferenţe în educaţie
- diferenţe de interes faţă de mesaj
- diferenţe de inteligenţă
- lipsa respectului reciproc
- diferenţe de vârstă, sex, rasă
- diferenţe de abilitate în exprimare
- lipsa abilităţilor celui care comunică
- lipsa abilităţilor celui care ascultă
- lipsa informaţiei de background
Binecunoscutul George Gallup a stabilit şapte
aspecte care, în cazul în care nu sunt luate în considerare,
pot limita penetrarea noilor informaţii sau idei.
- Complexitatea ideii. Cu cât ideea este mai complexă, cu atât oamenii o vor înţelege mai greu şi vor acţiona mai puţin. Bancherii, de exemplu, spun că reglementările referitoare la deschiderea conturilor individuale pentru perioada de pensionare sunt atât de complexe încât mulţi oameni nu doresc să beneficieze de ele
- Deosebiri faţă de modelele cunoscute. Oamenii nu acceptă idei sau produse noi atunci când acestea sunt radical diferite faţă de ceea ce cunosc ei. Companiile de televiziune prin cablu au penetrat piaţa mult mai încet decât se aşteptau deoarece, printre alte motive, oamenii nu erau obişnuiţi să plătească programele pe care le vizionau.
- Concurenţa cu ideile care prevalează. Noile idei trebuie să concureze pe piaţă cu ideile deja acceptate. Companiile de ţigări au redus activitatea lor privind legiferarea legilor anti-tutun, pe motivul că aceste legi limitează libertatea indivizilor şi măresc birocraţia.
- Necesitatea demonstraţiilor şi a dovezilor. Ideile sunt mult mai uşor acceptate dacă acestea pot fi demonstrate şi dovedite. Obţinerea sprijinului publicului pentru plata unor taxe suplimentare cu scopul finanţării şcolilor locale este dificil de realizat deoarece nu poate fi clar demonstrat că s-ar îmbunătăţi în mod corespunzător calitatea predării şi a învăţării.
- Puterea intereselor legitime. Interesele legitime pot fi suficient de puternice pentru a bloca conceptele noi.
Sindicatele, de exemplu, au avut un mare succes în acţiunea lor de a împiedica utilizarea roboţilor în uzine.
- Nesatisfacerea nevoii. Suporterii unui plan de construire a unui stadion nu au reuşit să convingă electoratul privind utilitatea planului deoarece s-a considerat că banii nu ar trebui să fie cheltuiţi în alt mod decât pentru îmbunătăţirea calităţii vieţii.
- Frecvenţa reamintirilor. O idee sau un produs reuşesc doar dacă publicului i se reaminteşte în mod constant despre ele.