În domeniul relaţiilor publice pot fi utilizate multe metode şi tehnici, numărul acestora fiind limitat doar de imaginaţia şi abilitatea celor care le aplică. Dintre acestea au fost selectate şi prezentate cele la care se apelează în mod frecvent pentru a atrage atenţia publicului asupra produselor şi serviciilor noi, sau a celor existente în oferta diverselor firme.
Acordarea de premii de notorietate este folosită de sponsori pentru a atrage interesul publicului spre anumite domenii de activitate.
Advertorialul este un articol scris într-o formă editorială, însă publicat doar în urma plăţii unei anumite sume, difuzat adeseori în asociere cu o machetă de presă, ca parte a unei campanii publicitare
Aniversarea este un punct de reper în istoria unui organism, a unei întreprinderi private sau publice, este o ocazie remarcabilă pentru conducere de a organiza o operaţiune de relaţii publice şi de a sublinia progresul realizat de la înfiinţare precum şi reuşitele obţinute. O asemenea operaţiune permite cultivarea raporturilor cu un vast public, sporirea spiritului de cooperare, totul în afirmarea prestigiului companiei.
Aniversarea, ca toate evenimentele speciale care se pretează la o operaţiune de relaţii publice umanizează imaginea unui organism care apărea, până nu de mult în ochii publicului, impersonal sau rece. Succesul depinde în mare parte de calitatea organizării şi de grija pentru detalii. Operaţiunea trebuie bine structurată şi trebuie să se ţină cont de avizul nu numai al conducerii, dar şi de avizul sindicatului şi al personalului.
Responsabilul cu organizarea evenimentului va trebui să stabilească un plan riguros, să numească un coordonator şi să determine fără nici o eroare scopul operaţiunii, natura şi importanţa sa, data la care va avea loc, programul detaliat, lista invitaţilor, măsurile ce trebuie luate pentru a face cunoscut tuturor celor vizaţi ceea ce se pregăteşte. Va trebui, de asemenea, să găsească un nume atrăgător acţiunii.
Anunţarea serviciilor publice se face de către companii şi grupuri comerciale, pentru a fi identificate cu subiecte de interes public. Apelând pe larg la radio şi televiziune, aceste anunţuri fac legătura între sponsori şi cauze umanitare ce cuprind o arie întinsă, mergând de la educaţie până la adoptarea de animale.
Articolul cu difuzare generală este un articol trimis în avans, fără negociere, unui grup de jurnalişti, pentru ca materialul să fie folosit la buna dispoziţie a fiecăruia, atunci când există spaţiu liber în respectiva publicaţie sau când jurnalistul consideră că momentul este propice pentru difuzarea ştirii respective.
Articolul de importanţă caracteristică este un material mai lung, ce poate conţine până la 3000 de cuvinte, fiind destinat unei publicaţii de profil.
Articolul de profil este scris de obicei de către o persoană din cadrul firmei şi oferit spre tipărire unei publicaţii cunoscute publicului. Are la bază materiale interne ale firmei, discursuri, programe de pregătire organizate de către întreprindere sau rezultate ale unor activităţi proprii de cercetare. Articolul de profil propagă un anumit punct de vedere şi prezintă totodată experienţa firmei în diferite domenii. Datorită impactului pozitiv pe care un articol de profil îl are asupra opiniei publice este indicată utilizarea acestei modalităţi cât mai des posibil, în cadrul activităţii de relaţii publice.
Articolul direcţionat este un material de presă de informare generală, însă scris din perspectiva unui anume aspect (cum ar fi cel al dinamicii vânzărilor sau de poziţionare în rândul competitorilor). O astfel de abordare creşte şansele unui material difuzat presei de a fi publicat.
Articolul exclusiv este un articol special, publicat în cele mai importante ziare, care nu sunt în competiţie, sub numele unui director al companiei.
Articolul interviu exclusiv este un articol special scris la persoana a treia, incluzând referinţe la compania respectivă, alături de raportări la companiile necompetitoare.
background release este o alternativa a transmiterii informaţiilor de presa. Acesta este practic o fisa cu informaţii intermediare intre un comunicat de presa şi un apel telefonic către un redactor sau editor de stiri şi este utilizat de obicei pentru a suplimenta informaţiile de baza cuprinse intr-un comunicat de presa scurt.
Briefingul de presă este o întâlnire cu jurnaliştii, organizată pentru a prezenta informaţii de interes general, care pot fi utilizate în articole la orice moment. Astfel de evenimente se organizează de obicei în situaţiile în care acoperirea media imediată nu este neapărat necesară.
Buletinele informative sunt utilizate în domeniul relaţiilor publice pentru a comunica ultimele noutăţi şi a păstra permanent în mintea consumatorilor produsele, pieţele sau personalităţile. Companiile îşi întocmesc liste proprii cu persoane cărora le sunt expediate buletinele, formate din numele celor care completează chestionare de consum, a vizitatorilor târgurilor şi expoziţiilor, a celor care solicită broşuri publicitare sau a celor care telefonează la numerele de telefon puse de dispoziţie de firme.
Conferinţa de presă este rareori utilizată în activitatea de afaceri, la ea apelându-se, de obicei, pentru comunicarea unor ştiri extrem de importante sau în cazurile de urgenţă (de pildă, pentru anunţarea unor evenimente tragice). De asemenea, este folosită în toate situaţiile în care informaţia pentru presă nu poate acoperi toate aspectele unei probleme, sau când este necesară prevenirea posibilităţii de formare în rândul publicului a unei imagini negative despre firmă. Momentul desfăşurării unei conferinţe de presă trebuie ales în aşa fel încât să coincidă cu cel al închiderii ediţiilor de ştiri ale diverselor suporturi media. În cadrul ei trebuie puse la dispoziţia participanţilor materiale pentru presă, fotografii relevante, textul complet a ceea ce se doreşte a fi transmis publicului sau orice alte materiale care prezintă întreprinderea.
Demonstraţiile practice sunt efectuate în magazine, zone comerciale sau oriunde este posibil, de către reprezentanţii firmei. Obiectul acestora este foarte divers, de la produse necesare în bucătărie până la jucării pentru adulţi.
Deschiderea unor muzee poate crea o mare popularitate firmelor organizatoare.
Dineurile oficiale sunt organizate pentru a oferi posibilitatea stabilirii de relaţii personale între reprezentanţii firmelor cu diversele media şi de a lansa cu astfel de ocazii noi informaţii despre activitatea acestora.
Discursurile, la fel ca şi articolele de profil, urmăresc prezentarea unui punct de vedere propriu al firmei, precum şi a experienţelor sale pozitive. Există numeroase şi diverse posibilităţi de a se vorbi pe această cale despre o firmă: la reuniunile industriaşilor, la dineurile de afaceri, la conferinţe, în cadrul unor universităţi sau în faţa unor grupuri civice. În asemenea ocazii reprezentanţii firmei pot răspunde unor întrebări, pot clarifica probleme specifice firmei sau pot solicita unele angajamente din partea auditoriului. În multe cazuri o astfel de prezentare a firmei poate fi folosită chiar dacă timpul necesar de pregătire este extrem de scurt.
Efectuarea de studii, anchete sau cercetări nu numai că asigură celor care le realizează o sursă apreciată de informaţii privind consumul, dar poate oferi programelor de relaţii publice materiale ce generează noi ştiri media. Anchetele privind moda, preferinţele alimentare şi stilul de viaţă sunt intens mediatizate şi păstrează numele firmelor în atenţia publicului.
Evenimentul de presă este o acţiune proiectată să creeze oportunităţi de fotografiere a obiectului întâlnirii. Astfel de acţiuni trebuie anunţate din timp, aşa încât redactorul să poată rezerva spaţiul adecvat
Expoziţiile pot atrage o permanentă diversitate de vizitatori, fie prin amplasarea lor în zone de mare trafic, fie prin utilizarea unor expoziţii itinerante.
Fan cluburile, create iniţial în scopul destinderii, cuprind în prezent admiratori ai unei game largi de produse, mergând de la maşini până la alune sau pisici de mare. Aceştia primesc, în mod uzual, cărţi de membru, diplome, certificate, mostre de produse, buletine informative sau broşuri. Întâlnirile periodice ale fanilor păstrează un interes permanent pentru diversele mărci de produse şi oferă ocazii pentru ştirile media.
Festivalurile sunt atât de numeroase încât se editează programe cu datele şi locurile de desfăşurare ale acestora, în scopul atragerii potenţialilor sponsori. Unii dintre aceştia îşi au chiar propriul; festival, cum ar fi de exemplu Great American Chocolate Festival, organizat de firma Hershey.
Folosirea unor purtători de cuvânt specializaţi este o practică utilizată tot mai mult în prezent. Acestora li se cere să spună adevărul despre imperfecţiunile companiilor şi să separe adevărul de ficţiune. Ei creează, totodată, idei noi care pot ajuta la creşterea productivităţii, motivând-ui pe angajaţi în obţinerea de profit. Iar un purtător de cuvânt celebru poate spori audienţa unei întâlniri sau poate atrage cât mai mulţi reprezentanţi media. Se apelează, prin intermediul unor agenţii specializate, la politicieni, filozofi, profesori, doctori, manageri, scriitori sau ziarişti, care se afirmă tot mai mult şi în cadrul acestei profesii.
Fotografia însoţită de text reprezintă o modalitate simplă de a păstra atenţia şi interesul publicului faţă de numele firmei şi de a întări moralul personalului propriu. Este o cale efectivă pentru a ilustra o ştire sau a lansa un produs şi ajută la păstrarea prestigiului întreprinderii. De obicei, este folosită cu ocazia unor aniversări importante, a acordării unor premii sau a unor evenimente speciale.
Imprimarea unor produse este pe larg utilizată în domeniul relaţiilor publice pentru a atrage simpatia presei şi a publicului. Miliarde de tricouri, bluze, banderole, şepci, şorturi, umbrele, sacoşe şi multe altele promovează mărci sau sponsori. Aceste lucruri sunt atât de populare în rândul consumatorilor, încât vânzarea produselor ce au imprimate denumirile unor mărci sau firme a devenit o sursă de profit pentru unele companii. Aşa de exemplu, reţeaua de unităţi
Hard Rock Café este celebră pentru tricourile pe care le comercializează.
Inaugurările constituie o modalitate oportună de a atrage atenţia tuturor media asupra celor care le realizează. Ele pot consta în simpla tăiere a unei panglici sau deschiderea unui nou lanţ de magazine, a unui nou magazin sau modernizarea unui magazin deja existent şi pot merge până la vizitarea unor fabrici, urmată de recepţii date în favoarea unor instituţii caritabile, unde se vor întâlni principalele personalităţi ce vor onora organizaţia prin prezenţa lor, dând notorietate ceremoniei. Organizarea acestor manifestări de prestigiu poate evident să utilizeze toate tehnicile de relaţii publice, pornind de la conferinţa de presă şi ajungând până la conferinţa generală, expoziţii şi toate mijloacele practicate pentru informare (film şi publicaţii, de exemplu). Trebuie să se înţeleagă bine că dacă inaugurarea reprezintă o ocazie excelentă oferită unui organism pentru a se îngriji de notorietatea sa, ea trebuie să se includă în cadrul politicii generale de relaţii publice.
Interviurile, care au scopul de a atrage atenţia asupra unui produs, a unei mărci sau a unei întreprinderi, sunt de două tipuri. În primul caz, firma care doreşte să lanseze un anunţ invită un ziarist de la o publicaţie cunoscută, cu mare audienţă la public, pentru a lua un interviu unui factor de conducere din cadrul firmei. În timpul interviului există posibilitatea oferirii ziaristului de mostre de produse sau materiale publicitare ale firmei. În cel de-al doilea caz un reporter se adresează unei firme pentru a se informa despre un anumit eveniment, solicitând acordarea unui interviu. De regulă, acest tip de interviu are loc la telefon, fiind prezentate fapte şi date ce vor fi incluse în materialul publicat.
Întâlnirile, de genul seminariilor, simpozioanelor sau teleconferinţelor, sunt organizate pentru a vehicula informaţii despre tendinţele de dezvoltare ale firmei, a releva rezultatele unor cercetări proprii şi pentru a stimula schimbul de idei referitoare la relaţiile dintre produsele firmei şi clientela sa.
Lansarea de ştiri se realizează, în mod uzual, prin intermediul unei singure pagini ce conţine până la 300 de cuvinte. Denumită uneori şi informaţie pentru presă sau comunicat de presă ea conţine numele agenţiei sau firmei, adresa şi numărul de telefon, precum şi persoana ce poate fi contactată pentru informaţii suplimentare. Ea poate fi utilizată: ca o ştire de interes general pentru ziarele locale sau pentru posturi radio şi TV locale; ca bază pentru un articol de presă amplu, în combinaţie cu un background release; ca informaţie pentru conferinţele de presă, atunci când acestea sunt organizate pentru a analiza aspecte controversate sau pentru a anunţa o schimbare importantă; ca informaţie pentru interviurile faţă în faţă.
Lansarea de ştiri audio este foarte utilă pentru obţinerea unui grad ridicat de acoperire media, într-o perioadă scurtă de timp. Posturile de radio folosesc, în general, materialul trimis în emisiunile de ştiri, pentru anunţarea unor servicii publice sau în cadrul talk showurilor.
Lansarea de ştiri video este utilizată în special pentru transmiterea ştirilor notabile privind noile produse sau în legătură cu diverse evenimente sponsorizate. La fel ca şi lansarea de ştiri audio, materialul trimis diverselor media este realizat de agenţii de specialitate. Iar un studiu al companiei Nielsen Research a reliefat că 75% din staţiile locale de televiziune utilizează în mod curent casetele video cu ştiri.
Liniile telefonice directe s-au dezvoltat extrem de mult în ultimii ani; de exemplu, în SUA există în prezent aproximativ 1.300 linii telefonice disponibile publicului, pentru a oferi noutăţi şi informaţii extrem de diverse despre o firmă, produsele şi serviciile sale. Prin intermediul mesajelor înregistrate se fac cunoscute publicului evenimentele sponsorizate de firme, de genul concertelor, a spectacolelor televizate sau a manifestărilor sportive. În cazul în care cel care sună doreşte, poate fi pus în contact cu un reprezentant al firmei, care răspunde şi eventualelor reclamaţii ale clienţilor.
Numărul 800 poate furniza informaţii despre conţinutul produselor, despre punctele de desfacere, despre modul de utilizare sau în unele cazuri despre cum pot fi preparate. Dacă audienţa este mai vastă sau este nevoie să se culeagă date pentru o cercetare de piaţă este cazul să se instaleze un serviciu telefonic la nr. 900.
Cu un număr telefonic 800 se poate defini şi poziţia întreprinderii asupra unor probleme de interes public, cum ar fi cotele de import, siguranţa produselor sau iniţiativele sociale. Pentru consumator este de mare importanţă faptul că se poate adresa direct unui reprezentant al întreprinderii când are o problemă de rezolvat şi pentru faptul că ştie că poate conta pe acest tip de ajutor se va demonstra mai fidel faţă de marca produsului.
Din cercetările efectuate în acest sens rezultă că un serviciu de chemări telefonice gratuite are efectul de a reduce cheltuielile pentru garanţia produsului, de a creşte vânzările, de a îmbunătăţi relaţiile cu detailiştii, de a consolida încrederea clienţilor şi de a creşte enorm datele disponibile pentru cercetări de piaţă.
Numărul telefonic 800 este de asemenea indispensabil în cazurile în care este necesară posibilitatea de comunicare imediată cu consumatorul, de exemplu pentru verificarea măsurii în care acesta îşi aminteşte de un produs, când există un risc pentru mediul ambiant sau când este nevoie să se corecteze o anumită percepere greşită a întreprinderii şi a produselor sale din partea unui consumator. Dacă apar situaţii de urgenţă în care se preconizează că vor fi foarte multe apeluri telefonice din toate părţile este mai util să se apeleze la nr. 900.
Listele cu noutăţi pot ajuta la consolidarea încrederii consumatorilor în produsele unor firme, atunci când acestea demonstrează că cei care vând se gândesc la binele clienţilor.
Mapa de presă este un dosar incluzând prezentarea companiei sau a unui anumit produs, material, serviciu etc., care este distribuit către jurnalişti pentru utilizare atunci când este necesar sau când este spaţiu disponibil la publicaţia respectivă.
Obţinerea recunoaşterii oficiale din partea departamentelor guvernamentale sau a unor asociaţii şi organizaţii respectate generează încrederea în produs şi sprijină poziţionarea acestuia pe piaţă. Declaraţiile primarilor, ale membrilor guvernului sau chiar cele prezidenţiale atrag atenţia asupra întreprinderilor, a sponsorilor acestora şi întăresc imaginea unei firme.
Oferirea de mostre este o practică utilizată de mult timp cadrul arsenalului de marketing. Produse noi sunt expediate la domiciliul consumatorilor sau sunt oferite peste tot în magazine şi pe stradă. În activitatea de relaţii publice oferirea de mostre are însă un scop diferit. Oferite la început doar reporterilor, mostrele sunt din ce în ce mai mult expediate şi altor lideri de opinie, de la cadre de conducere până la gospodine celebre, pentru a obţine simpatia acestora. Un alt rol al acestei metode este de a câştiga o mai mare vizibilitate a produselor. Deoarece produsul dorit, în locul dorit şi la momentul dorit reprezintă o probă că se poate avea încredere în acel produs, ceea ce generează recunoaşterea publică lui. Iar o ultimă oportunitate oferită este aceea a obţinerii unei largi audienţe de masă, dacă momentul oferirii mostrelor este bine mediatizat.
Oferirea de produse pentru concursurile radio
generează menţionări frecvente ale mărcilor sau firmelor ale căror produse se constituie ca premii.
Organizarea de concursuri, competiţii şi evenimente speciale este una din tehnicile cele mai utilizate de specialiştii în domeniul relaţiilor publice, datorită oportunităţilor create de mediatizarea acestora.
Organizarea de curse sportive oferă firmelor posibilitatea de a fi asociate unor cauza juste, generează o prezentare media pozitivă şi stimulează încrederea şi loialitatea faţă de produs.
Organizarea de zile, săptămâni sau luni specifice
este practicată de companii sau asociaţii comerciale pentru a atrage atenţia consumatorilor asupra lor şi a oferi diverselor media un motiv pentru a le prezenta produsele.
Petrecerile în aer liber sunt utilizate pentru a-i aduce pe reprezentanţii media în mijlocul evenimentelor. Ele pot fi adesea asociate cu vizitarea fabricilor sau cu facilitarea unor studii şi cercetări.
Plasarea de produse în filme şi seriale pentru televiziune a devenit o activitate extrem de benefică în arsenalul relaţiilor publice. În ciuda numeroaselor sale critici, este preferabil ca plasarea unor produse distincte să se realizeze în continuare, nu doar pentru a diminua cheltuielile studiourilor cinematografice şi a le ajuta în promovarea filmelor, ci şi datorită faptului că realismul filmelor solicită acest lucru: pentru a prezenta situaţii de viaţă reale actorii trebuie să conducă maşini, să mănânce şi să bea produse distincte şi să se îmbrace cu anumite haine. Bucătăriile şi băile din filme nu pot fi umplute doar cu produse anonime. Şi oricum, produsele care se văd în filme nu sunt cauza care generează vânzările în magazine şi nici cele care realizează filmul.
Programele pentru tineri, care pot aborda diverse activităţi, de la competiţiile atletice la concursurile de artă pop, încearcă să atingă segmente specifice ale audienţei ţintă, generând atât o poziţionare a produselor, cât şi o recunoaştere a acestora.
Programele zonale au câştigat în importanţă o dată cu dezvoltarea micromarketingului. Destinate unor anumite regiuni, pieţe locale sau zone specifice unor companii, ele sunt o modalitate pentru producători de a-şi identifica produsele cu interesele locale.
Recepţiile de presă sunt organizate pentru a prezenta un anumit produs sau serviciu care necesită o demonstraţie faţă în faţă.
Rubrica specialistului, scrisă de reprezentanţi reali sau fictivi ai firmelor, este prezentă în sute de ziare.
Sărbătorirea ocaziilor speciale asigură, din multe puncte de vedere, baza necesară revitalizării interesului faţă de produsele mai vechi.
Spectacolele itinerante pot genera ştiri, trezi interesul comercial şi stârni curiozitatea consumatorilor.
Sprijinirea acţiunilor culturale şi umanitare oferă reprezentanţilor firmelor o serie de oportunităţi pentru a-şi identifica interesele proprii cu cele ale consumatorilor vizaţi.
Tipărirea de cărţi, indiferent dacă sunt cărţi de bucate, ca cele ale firmei General Mills, enciclopedii, ca cea a firmei Maytog sau broşuri din seria "Cum să..." editate de diverşi producători, asigură legătura permanentă între firme şi consumatori.
Trimiterea de informaţii generale (background release) este o alternativă a transmiterii informaţiilor de presă. Este practic o fisă cu informaţii intermediare între un comunicat de presă şi un apel telefonic către un redactor sau editor de ştiri şi este utilizată de obicei pentru a suplimenta informaţiile de bază cuprinse într-un comunicat de presă scurt. Are avantajul că: oferă un anume control asupra conţinutului şi direcţiei articolului care urmează a fi publicat; reduce şansa apariţiilor erorilor; reporterii au mai mult timp pentru a pune întrebări cu adevărat importante şi pentru a aborda anumite puncte de vedere, mai degrabă decât să piardă timp cu obţinerea de informaţii de bază.
Turneele, mediatizate în presă sau la televiziunea prin satelit, constituie o modalitate extrem de eficientă pentru a expune anumite produse în cadrul pieţelor cheie.
Utilizarea de simboluri asigură personalizarea firmelor în rândul consumatorilor, având avantajul că sunt uşor de recunoscut. Se consideră, de exemplu, că simbolul utilizat de McDonald's este, după figura lui Moş Crăciun, cel mai cunoscut de către copiii din lumea întreagă.
Utilizarea de vehicule, de la baloanele cu aer cald până la vapoare, avioane, trenuri sau maşini de curse, reprezintă o modalitate la care apelează multe companii pentru a atrage atenţia asupra produselor pe care le realizează sau comercializează.
Vizita editorială exclusivă este o întâlnire pentru analiza unui scop anume între un editor şi o persoană importantă din companie.