Administrație publică

În plan organizatoric, în metodologia de cercetare în administraţia publică ca şi a celei private se pot distinge două faze:

1. stabilirea obiectivelor ce urmează a fi îndeplinite, care se cuprind într-un plan de activitate al instituţiei respective;
2. realizarea activităţilor corespunzătoare acestui plan, prin acţiunea funcţiei de control din procesul de administrare.

Întocmirea unui plan de activitate este indispensabilă în orice instituţie administrativă. Conţinutul planului trebuie să fie în concordanţă cu obiectivele de îndeplinit şi resursele disponibile. Planul se întocmeşte pentru a stabili o ierarhie a obiectivelor şi a coordona activitatea în interiorul unei instituţii, în vederea atingerii unui scop comun. Deşi se bazează pe folosirea la maximum a posibilităţilor existente, alcătuirea planului trebuie să ţină seama şi de necesitatea constituirii unei rezerve. Experienţa a demonstrat că întocmirea de planuri, fără conceperea de rezerve, duce la apariţia unor deficienţe la nivelul compartimentelor funcţionale, care pot paraliza întreaga activitate a instituţiei.

Este de dorit ca planul să fie complet, iar fiecare acţiune să aibă un termen precis de realizare, precum şi resursele necesare.

În vederea realizării obiectivelor prevăzute în planul de activitate al instituţiei administrative, se utilizează anumite metode de organizare, care contribuie, totodată, la sporirea eficienţei activităţii în acest sector. Asemenea metode sunt:

1. Metoda utilizării de formulare adecvate activităţii instituţiilor din administraţie. În acest fel, se asigură organului administrativ numai datele strict necesare pentru rezolvarea problemei respective şi se realizează soluţionarea simplă şi rapidă a cererilor. Folosirea formularelor tipizate este raţională şi se impune, deoarece evită repetarea aceluiaşi text şi nu încarcă activitatea administraţiei cu examinarea unor date inutile. Utilizându-se asemenea imprimate, se completează numai datele minime, pentru a reflecta în documentul administrativ, ce urmează a fi emis, particularităţile individuale ale cazului (numele şi domiciliul solicitantului etc).

În ansamblu, extinderea folosirii formularelor în administraţia publică amplifică eficienţa acestei activităţi şi îmbunătăţeşte raporturile dintre ea şi colectivităţile umane. În viitor, pe măsura introducerii tehnicii de calcul moderne în administraţia publică, se impune întrebuinţarea unor chestionare şi formulare cu un conţinut standardizat.

Pe de altă parte, folosirea de formulare cu un conţinut neadecvat sau situaţii pe care acestea nu le prevăd, nu mai este raţională. Astfel, formularul poate să devină un instrument eronat de lucru, deoarece el estompează particularităţile cazului concret. De asemenea, nerespectarea unor limite raţionale, în utilizarea imprimatelor duce la înstrăinarea de problemele cetăţeanului şi la pericolul unei activităţi mecanice care nu ţine seama de situaţia reală, la irosirea resurselor umane.

2. Metoda colectării datelor necesare pentru soluţionarea cererilor. Activitatea de rezolvare a unei cereri coincide cu circuitul lucrării respective între compartimentele administrative de specialitate, care se cere a fi conceput pe baze raţionale. Prin circuitul raţional al unei lucrări se înţelege utilizarea unei metode adecvate prin care să se asigure obţinerea tuturor datelor necesare unei soluţionări concrete, cu un consum minim de efort şi de timp, atât pentru administraţie cât şi pentru solicitant.

În statul de drept, timpul cetăţeanului este la fel de preţios ca acela al funcţionarului public, urmărindu-se folosirea raţională a tuturor resurselor umane ale societăţii. În acest scop, în administraţia publică se pot utiliza două modalităţi de organizare a circuitului lucrărilor. În una dintre acestea, solicitantul care îşi înregistrează cererea este obligat să anexeze documentele necesare rezolvării cazului său. În cealaltă, solicitantul depune numai cererea, iar documentele necesare soluţionării sunt colectate de către lucrătorii din administraţie.

Aşadar, în prima metodă, solicitantul este cel care pregăteşte dosarul, prezentând documentele necesare, astfel încât instituţia publică să poată soluţiona cazul pe baza actelor anexate, (aproape) fără nici un fel de investigaţii suplimentare. Deşi metoda pare comodă şi simplă pentru ambele părţi, ea generează şi incoveniente. Astfel, cu excepţia actelor de stare civilă care trebuie procurate de solicitant, de obicei, rezolvarea problemei necesită colaborarea mai multor organe administrative diferite.

De exemplu, pentru a se elibera o autorizaţie de construcţie a unui imobil, este necesar un aviz de la serviciul arhitecturii asupra proiectului, de la organele sanitare, de la ROMTELECOM, ELECTRICA, DISTRIGAZ, etc. asupra respectării diferitelor cerinţe. Or, dacă obligaţia de a colecta toate avizele revine solicitantului, el pierde mult timp, deoarece fiecare instituţie analizează de la început cazul, înainte de a-şi da avizul. Normal ar fi ca, problema să fie analizată prin colaborare şi numai cu privire la aspectele tehnice, particulare, necesare la completarea dosarului respectiv.

De multe ori, din considerente de supraasigurare, i se cer solicitantului multe acte inutile, de exemplu o serie de adeverinţe care confirmă datele deja existente în actele dosarului.

Ca urmare, apare raţională doar cea de-a doua variantă, a rezolvării din oficiu de către organul administrativ. În acest caz, solicitantul supune cererea spre soluţionare instituţiei publice competente, anexând un minimum de documente. De exemplu, la cererea pentru obţinerea unei autorizaţii de construcţie, se anexează planul acesteia, iar toate documentele utile rezolvării ei, sunt colectate de instituţia administrativă care ia decizia finală. Pentru aceasta, strângerea documentelor nu reprezintă un volum prea mare de activitate.

În practică, cererea solicitantului şi documentele personale se trimit spre avizare tuturor organelor interesate şi printr-o simplă rezoluţie, pe această cerere, se acordă avizul necesar. Astfel, se realizează economii materiale şi de timp, deoarece analiza proiectului se face în ansamblu, complet şi pe loc, atunci când instituţia publică întocmeşte un referat sau acordă avizul său de specialitate.

Realizarea unui circuit raţional al lucrărilor se fundamentează pe studierea unor probleme de organizare şi tehnică administrativă. În acest scop, este necesar să se definească

etapele soluţionării lucrărilor, care sunt:

• intrarea lucrării, care reprezintă momentul în care o instituţie administrativă primeşte o problemă spre rezolvare. După primire, lucrarea trebuie imediat şi necondiţionat înregistrată, prin atribuirea unui număr de ordine de către compartimentul competent al instituţiei respective;
• soluţionarea lucrării, care ia forme concrete adecvate problemei de rezolvat şi are loc pe durata de timp dintre intrarea lucrării şi transmiterea deciziei administrative către persoana interesată.

Lungimea acestui interval de timp este influenţată de:

1. numărul locurilor de oprire ale lucrării, prin trecerea acesteia de la un funcţionar la altul;

1. timpul de aşteptare, adică perioada în care documentaţia completă este studiată în vederea adoptării deciziei;
2. durata etapei operative de luare a deciziei, respectiv intervalul în care funcţionarul competent examinează piesele dosarului şi gândeşte asupra variantelor posibile de soluţionare şi ia decizia.

Fundamentarea raţională a acestor etape se presupune respectarea unor condiţii, şi anume:

O diminuarea locurilor de oprire a lucrărilor, eliminarea staţionărilor inutile;

O renunţarea la colectarea unor date inutile, de la alte compar-timente specializate; un loc de oprire nejustificată tergiversează soluţionarea problemei şi consumă timpul funcţionarilor cu lectura şi gândirea asupra unei lucrări a cărei rezolvare nu este de competenţa lor.

O diminuarea timpului de aşteptare prin atribuirea dreptului de decizie chiar funcţionarului care a studiat efectiv lucrarea, urmând ca în cazuri complexe să ceară sprijinul şefului său direct.

3. Metoda repartizării funcţionarilor şi lucrărilor în instituţia administrativă. Activitatea unei instituţii administrative este condusă de şeful acesteia, care răspunde de organizarea ei raţională şi eficientă. Este eronată practica prin care şeful urmează să rezolve cât mai multe lucrări; el soluţionează numai pe acelea care nu pot fi repartizate spre soluţionare altor funcţionari.

Unii funcţionari lucrează direct cu publicul, la ghişee, alţii sunt implicaţi în pregătirea deciziilor administrative. În practică se constată o tendinţă de a se repartiza un număr prea mare de funcţionari în comparti-mentele care lucrează, fie direct cu şeful instituţiei, fie la pregătirea deciziilor. Astfel, este afectată calitatea activităţii desfăşurate cu publicul, prin apariţia unei aglomerări de solicitanţi care îşi pierd timpul aşteptând să ajungă la ghişeu.

Desfăşurarea în condiţii normale a activităţii este determinată de modul de organizare şi nu de excesul de personal. În limite raţionale, durata stabilită pentru primirea solicitanţilor poate să fie mică, iar în restul timpului de lucru, trebuie să se creeze condiţii ca funcţionarul să nu fie întrerupt de public. În practică, adesea aceste proceduri de organizare nu sunt respectate. Astfel, în timpul de primire al solicitanţilor, şeful compartimentului sau al instituţiei convoacă vreo şedinţă cu personalul, cheamă un funcţionar pentru anumite consultaţii sau pleacă din instituţie, în loc să acorde audienţe.

De aceea, la repartizarea lucrărilor în instituţiile administrative trebuie să se aibă în vedere necesitatea de a asigura servirea directă şi continuă a solicitanţilor. Este considerată judicioasă o structură administrativă care permite ca, în condiţii normale de activitate,

conducătorul să dispună de o anumită rezervă, pe care o poate folosi în cazuri de necesitate.

4. Metoda consfătuirilor. Această metodă reprezintă, modalităţi de coordonare a activităţii, şi de popularizare, sau clarificare a anumitor probleme administrative.

Consfătuirile consumă o mare parte din timpul de lucru, mai ales al funcţionarilor de conducere. Uneori, conducătorii nu mai au timp pentru a transmite subordonaţilor recomandările făcute la asemenea întruniri; or, funcţionarii necunoscând acele recomandări, îşi declină competenţa privind rezolvarea problemelor. Lucrările aşteaptă să fie rezolvate de conducătorul instituţiei, în timp ce acesta participă la alte consfătuiri, ceea ce înseamnă că activitatea lui nu este bine organizată.

Numărul consfătuirilor trebuie să fie raţional. În limitele raţionale, ele se dovedesc a fi utile în activitatea administraţiei, facilitând realizarea unui acord rapid între cei implicaţi. Consfătuirile simplifică rezolvarea problemelor şi facilitează colaborarea organelor administrative şi, ca urmare, rolul lor se amplifică. Ele dau rezultate eficiente dacă sunt pregătite şi organizate temeinic, cu un scop precis şi clar stabilit.