Din punct de vedere organizatoric, administraţia publică se constituie ca un sistem integrat specific domeniului, compus din organe şi instituţii a căror funcţionare se întrepătrunde şi se intercondiţionează. La rândul său, structura administraţiei publice desemnează pe de o parte componentele instituţionale ale sistemului administrativ, iar pe de altă parte, compartimentele funcţionale ale fiecărei instituţii.
Structura nu este identică pentru toate organele administraţiei deoarece ea este determinată de sarcinile mari ce revin fiecăreia şi care sunt diferite, după specialitatea lor (politico-administrative, economice, social-culturale sau ştiinţifice). Instituţiile administraţiei care înfăptuiesc sarcini generale, pot avea o structură asemănătoare, o structură tip; acelea care îndeplinesc sarcini tehnice, de specialitate, urmează să aibă o structură deosebită pentru fiecare specialitate în parte, o structură individuală, proprie.
Prin cercetările efectuate în ştiinţa administraţiei, se urmăreşte să se determine structura optimală a organelor administraţiei statului. În acest sens, se studiază modul de repartizare a atribuţiilor între organele administraţiei şi a sarcinilor între compartimentele şi între funcţionarii din cadrul unui organ al administraţiei. Totodată, se au în vedere şi mijloacele de a se obţine raţionalizarea şi simplificarea structurilor instituţiilor publice.
În principiu, studierea structurii administraţiei publice se dovedeşte a fi de mare interes pentru asigurarea funcţionării eficiente a sistemului administrativ, permiţând:
- crearea unor organe ale administraţiei strict necesare realizării sarcinilor şi implicit evitarea înfiinţării unor instituţii inutile;
- prevenirea existenţei structurilor paralele cu atribuţiuni supra-puse;
- determinarea treptelor de organizare ale administraţiei centrale şi locale şi delimitarea activităţilor, pentru suprimarea acelor instituţii publice a căror existenţă nu se justifică;
- reducerea cheltuielilor pentru administraţie, inclusiv a celor de funcţionare a instituţiilor publice, prevenind risipa de resurse prin consum public nejustificat;
- îmbunătăţirea structurii compartimentelor din administraţie, pentru ca instituţiile sale să poată îndeplini, la un nivel superior sporit, sarcinile încredinţate;
- prin optimizarea structurii sale, administraţia se apropie de locuitorii circumscripţiilor din teritoriu, în scopul cunoaşterii şi satisfacerii exigenţelor acestora.
Prin urmare, structura defineşte ordinea şi poziţia elementelor care compun un organ al administraţiei. Pentru a-şi înfăptui sarcinile, organele administraţiei se divid în mai multe părţi componente. Distincţia şi relaţia dintre aceste subdiviziuni caracterizează, de asemenea, structura administraţiei. Spre deosebire de structura fizică, de exemplu a moleculelor, sau de cea biologică, a organismelor vii, structura administraţiei este stabilită prin acte normative. Eficienţa satisfacerii cerinţelor umane de către instituţiile administraţiei depind de calitatea organizării existente.
Un organ sau o instituţie publică este alcătuită din colectivul de funcţionari care au atribuţii ce formează competenţa acestora şi din mijloace materiale şi financiare. În mod concret, compartimentele de activitate cu diferitele lor denumiri: birouri, servicii, secţii, oficii, direcţii etc. alcătuiesc structura internă a unei instituţii publice sau aparatul acelei instituţii sau organizarea internă a acesteia.
Prin organizarea internă a unui organ al administraţiei sunt stabilite, atât structura internă, cât şi sarcinile ce-i revin pentru realizarea atribuţiilor prevăzute de lege. Repartizarea sarcinilor determină structurarea instituţiei respective sub aspectul funcţionalităţii ei. De aceea, structura internă mai poate fi denumită şi structură funcţională.
Concret, structura funcţională are în vedere modul cum sunt distribui-te sarcinile administraţiei şi căror organe le sunt încredinţate. Noţiunea de structură funcţională se regăseşte la toate organele administraţiei statului, fie centrale, fie locale.
În ţara noastră, putem distinge o structură funcţională, pornind de la faptul că toate organele administraţiei statului sunt coordonate de anumite organe ale administraţiei centrale care au caracter funcţional şi sunt subordonate Guvernului. În acelaşi timp, organele locale funcţionale
sunt subordonate consiliilor judeţene sau locale. Legat de organizarea internă a tuturor organelor administraţiei, există subdiviziuni cu caracter funcţional, de exemplu, la ministere, unde se găsesc direcţii funcţionale.
Structura organelor administraţiei evidenţiază atât aspecte cantitative, cât şi calitative. Aspectul cantitativ se reflectă în numărul organelor sau al instituţiilor publice specializate, în care se subdivide administraţia statului. Această cifră corespunde numărului de diviziuni efectuate în cadrul sarcinii totale a administraţiei statului. Aspectul calitativ se traduce în determinarea competenţei materiale a compartimentului de activitate atribuit fiecăreia dintre instituţiile administraţiei.
Organizarea administraţiei poate fi efectuată în raport de teritoriul statal. În toate statele, cadrul spaţial este delimitat juridic în circumscripţii administrativ-teritoriale. În ţara noastră, teritoriul statului este indivizibil şi unitar, dar circumscripţiile administrativ-teritoriale sunt organizate în scopul unei mai bune satisfaceri a intereselor colectivităţilor.
În realitate, nu teritoriul ca dimensiune în sine determină structura administraţiei, ci volumul de sarcini care urmează a fi înfăptuit în folosul oamenilor. De altfel, nici nu sunt posibile raporturi juridice cu teritoriile care nu au personalitate juridică, ci numai cu circumscripţiile administrativ-teritoriale, colectivităţile umane sau cu diferitele instituţii publice care au personalitate juridică.
Prin cercetarea structurii administrative se ajunge la definirea unui tip de structură care reprezintă soluţia unei probleme apărute într-o anumită etapă socială. Dar diferitele probleme nu pot avea o singură soluţie, mai ales în cadrul administraţiei publice locale, care prezintă particularităţi faţă de administraţia centrală.
Este însă important ca structura administraţiei să aibă un caracter dinamic, să se adapteze în mod continuu, la transformările rapide ale societăţii. Dacă unele instituţii publice nu ţin pasul cu evoluţia societăţii şi sunt retrograde în planul mentalităţii, este necesară reorganizarea acestora cau chiar desfiinţarea lor.