Administrație publică

La elaborarea unei decizii se parcurg următoarele faze (etape):

1. iniţierea proiectului de decizie;
2. pregătirea proiectului de decizie;
3. evaluarea variantelor proiectului de decizie şi deliberarea;
4. adoptarea deciziei.

Iniţierea proiectului de decizie

Atunci când se cercetează geneza unei decizii administrative, este greu de precizat originea sa şi funcţionarii sau organele care au determinat iniţierea sa. După adoptarea deciziei, faza iniţierii proiectului aparţine trecutului. De aceea, pentru a găsi originea unei decizii importante, uneori trebuie urcat departe pe scara timpului.

Sunt dese cazurile în care, în administraţia publică o propunere se traduce în viaţă după ce a fost respinsă de mai multe ori în decursul vremii. Un proiect abandonat în multe rânduri ca fiind neoportun, este adaptat în cele din urmă, în timp ce alte propuneri aşteaptă la rând.

În majoritatea cazurilor, impulsul de la originea proiectului vine din exteriorul administraţiei care este direct interesată în satisfacerea cerinţelor actuale şi mai puţin a celor viitoare. Din acest motiv, mecanismul administrativ funcţionează lent şi echilibrul care se stabileşte între elementele sale componente, are un caracter static. Cum orice tendinţă de schimbare este neutralizată, iniţiativa proiectului de decizie vine din afara instituţiei publice.

Iniţiativa poate aparţine organelor legislative sau celor administrative ierarhic superioare, organelor eminente ori celor subordonate, organizaţiilor obşteşti etc. Iniţiativa organelor superioare rezultă din adoptarea unui act normativ, a cărui executare implică sarcini sau măsuri tehnico-organizatorice pentru instituţiile subordonate. Şi acestea din urmă pot iniţia elaborarea unor decizii în cazurile prevăzute de lege sau când activitatea lor ori a organului superior solicită o reglementare în care este necesar să se implice. Organizaţiile obşteşti şi cetăţenii determină iniţierea unor decizii administrative prin cereri, sesizări şi reclamaţii.

Imediat ce se recunoaşte existenţa unei probleme şi necesitatea soluţionării sale, intervine iniţiativa administraţiei. Pentru ca această iniţiativă să fie eficientă, ea trebuie să atingă un anumit nivel al structurii administrative. Indiferent ce organ manifestă iniţiativa, ea se explică prin aceea că, la un moment dat, anumite cerinţe sociale solicită să fie satisfăcute de către administraţia statului.

Pregătirea proiectului de decizie

Reprezintă cea mai importantă fază a procesului decizional. Ea are un caracter dinamic şi intern, referindu-se la acţiunea participanţilor la procesul decizional. În această fază, este precizat conţinutul deciziei, fapt care influ-enţează strategia şi mijloacele concrete de acţiune, în vederea realizării unui anumit scop; ca atare, ea se desfăşoară pe mai multe etape:

1. a) determinarea obiectivului deciziei. În general, obiectivele şi mijloacele se stabilesc de către instituţiile publice, iar ulterior se fixează priorităţile. Unele proiecte temeinic justificate n-au mai fost adoptate întrucât, la timpul lor, au trebuit să cedeze locul altora, considerate urgente; astfel că, atunci când le-a venit din nou rândul, ele au fost abandonate, nemaifiind de actualitate.

Definirea scopului (obiectului) deciziei este un element important al procesului decizional. Ea se realizează, fie prin precizarea unui anumit obiectiv bine definit, care trebuie îndeplinit, fie prin formularea unei probleme de rezolvat, care urmăreşte, astfel, un anume scop. Odată precizat, scopul trebuie să întrunească o largă adeziune.

Este posibil, însă, să se stabilească o succesiune de obiective, dintre care fiecare, odată ce a fost înfăptuit, constituie punctul de plecare pentru următoarele. Drept urmare, se pot calcula, cu aproximaţie, probabilităţile de realizare şi termenele de execuţie.

Obiectivele trebuie să aibă un caracter concret şi administraţia este cea care evaluează problemele şi stabileşte mijloacele de acţiune.

1. b) documentarea sau informarea. Aceasta asigură cunoaşterea exactă a situaţiei reale în domeniul în care urmează a fi adoptată decizia. În acest scop se constituie un sistem informaţional, capabil să furnizeze date complete şi corecte privind realităţile economico-sociale, în care intervine decizia administrativă. Chiar dacă, în anumite cazuri, informaţiile se întemeiază pe supoziţii, deciziile nu se pot elabora în acelaşi mod.

Deoarece, adesea, datele sunt numeroase, ele trebuie culese într-un mod organizat, iar ulterior sunt prelucrate. Astfel, informaţiile pot fi prezentate şi sub forma unor indici sau diagrame. De asemenea, informaţiile verbale urmează a fi comunicate clar şi concis.

Documentarea are un dublu obiect: unul teoretic şi un altul care se referă la starea de fapt. Documentarea teoretică are un caracter general; ea implică o informare pe multiple planuri (politic, social, juridic, ştiinţific şi tehnic). Informarea politică priveşte cunoaşterea programului politic al Guvernului, în problemele legate de proiectul de decizie care urmează a se elabora. În plan social, se culeg toate informaţiile necesare despre contextul elaborării proiectului. Este necesară şi o informare juridică, deoarece funcţionarii publici implicaţi în procesul decizional, trebuie să aibă suficiente cunoştinţe în domeniul menţionat. De asemenea, o informare ştiinţifică şi tehnică, în proiectul de decizie, asigură utilitatea, valoarea şi reducerea cheltuielilor administrative.

Documentarea privind situaţia de fapt are un caracter special; ea trebuie să asigure o informare completă şi exactă în domeniul realităţilor sociale în care se pregăteşte o nouă decizie.

O documentare incompletă sau deformată asupra realităţii, determină adoptarea unor decizii eronate.

1. analiza materialului documentar. În această etapă, elementul important constă în interpretarea datelor selecţionate. În mod normal, interpretarea trebuie să fie obiectivă, dar în practică un oarecare subiectivism există întotdeauna. Întregul material informativ este prelucrat prin inducţie, deducţie, analiză critică, sinteză în scopul stabilirii semnificaţiei fiecărui document şi a posibilităţilor acţiunii ce urmează a se realiza.

Pe lângă analiza tuturor elementelor implicate, se recomandă să se stabilească semnificaţia şi consecinţele acţiunii acestora, factorii umani implicaţi în apariţia şi manifestarea lor, locul, timpul şi cauzele care le-au produs.

1. elaborarea proiectului de decizie. În această etapă, se procedează la o operaţie de evaluare a ansamblului şi a evoluţiei situaţiei de fapt. Pe baza materialului documentar selecţionat, pot fi propuse numeroase variante, fiecare dintre ele având un grad diferit de probabilitate.

Este de dorit ca proiectul unei decizii importante să cuprindă o expunere de motive, în care să se prezinte, atât avantajele, cât şi dezavantajele. Proiectele de decizie sunt alcătuite de organele prevăzute în actele normative sau, în lipsa unor prevederi legale, de organele şi compartimentele desemnate de instituţia care decide.

Evaluarea variantelor proiectului de decizie şi deliberarea

Evaluarea şi studierea variantelor proiectului de decizie revin în sarcina conducătorului instituţiei, precum şi răspunderea pentru aceste operaţiuni. Actul deliberării este precedat de dezbateri, în care se apreciază argumentele pro şi contra, procedându-se la analiza critică a proiectului de decizie. În cazul în care se propun, pentru rezolvarea aceleaşi probleme, soluţii total diferite, înseamnă că obiectul proiectului de decizie n-a fost exact definit, documentarea este nesatisfăcătoare ori s-au strecurat interese personale sau de grup care influenţează rezultatul deliberării.

În orice deliberare, se au în vedere următoarele elemente:

• delimitarea întinderii analizei şi identificare normelor ştiinţifice sau tehnice ce urmează a fi respectate şi aplicate în materia care face obiectul proiectului de decizie;
• stabilirea procedurii legale de deliberare sau precizarea acesteia, dacă nu este prevăzută

în actele normative;

• determinarea metodelor folosite pentru culegerea cunoştinţelor ştiinţifice necesare, precum şi a datelor concrete în situaţii similare;
• utilizarea unei tehnologii adecvate deliberării.

Şedinţele în care se deliberează trebuie pregătite şi convocate în termen util, transmiţându-se persoanelor (membrilor) implicate în această activitate, textul proiectelor de decizie, împreună cu materialele utilizate la întocmirea lor. Fără furnizarea la timp a documentaţiei, membrii forului decident nu cunosc conţinutul proiectelor de decizie şi nu-şi pot exprima poziţia în legătură cu acestea. În necunoştinţă de cauză, membrii colegiului de analiză se pot ralia la opiniile celorlalţi, fiind prejudiciat însuşi actul deliberării.

Evaluarea variantelor propuse proiectului de decizie şi deliberarea sunt realizate cu eficienţă, dacă organul decident este alcătuit din membri temeinic pregătiţi profesional, capabili să analizeze problemele dificile care se pun în activitatea administraţiei publice.

Adoptarea deciziei

Adoptarea deciziei constituie un drept şi o obligaţie ale conducerii. Atitudinea de nehotărâre, a conducerii, prejudiciază activitatea subordonaţilor, atunci când o decizie este indispensabilă pentru funcţionarea lor. O conducere eficientă se poate înşela în adoptarea deciziilor sale, dar atunci când împrejurările o cer, ea decide cu orice risc şi îşi asumă această răspundere. Adoptarea deciziei este rezultatul unui proces de o complexitate deosebită, care ia în considerare: condiţiile interne şi externe, practica experimentală şi rezultatele anterioare,

Din punct de vedere procedural şi al metodelor operaţionale, pentru ca adoptarea unei decizii să fie fundamentată ştiinţific, este necesar să se respecte următoarele principii:

1. a) principiul definiţiei. Se poate adopta o decizie eficientă, dacă problema care urmează a fi soluţionată este precis definită, stabilindu-se exact conţinutul acesteia şi ce anume trebuie rezolvat. O problemă insuficient cunoscută sau eronat determinată nu poate fi soluţionată în mod adecvat. De modul în care este stabilită problema esenţială depinde, în cea mai mare măsură, soluţia adoptată.

Fără determinarea cauzelor reale ale faptelor negative a căror combatere se urmăreşte şi fără înlăturarea aspectelor superficiale ale activităţilor, nu se poate ajunge la rezultatul dorit.

1. principiul justificării suficiente. Conform acestui principiu, decizia trebuie luată pe baza unor motive temeinic studiate, care o justifică în faţa tuturor, astfel încât oricine ar fi chemat, pentru rezolvarea problemei, să ajungă la aceeaşi soluţie sau la una apropiată.
2. principiul identităţii. La adoptarea deciziilor este necesar să se analizeze ca faptele implicate să aibă aceeaşi semnificaţie cu faptele de referinţă (cu baza de date) şi să nu fi primit, între timp, alte interpretări. În cazul acesta, există riscul de a se lua o decizie care, în alte situaţii, ar fi dat rezultate eficiente, dar în condiţile date este necorespunzătoare.

În concluzie, trebuie verificate faptele, circumstanţele de loc şi de timp, toate împrejurările care pot modifica datele problemelor şi natura soluţiilor, pentru ca identitatea deciziei să rămână neschimbată.