Administrație publică

Documentația de atribuire reprezintă acele documente care conțin cerințele formale, tehnice și financiare, și care permit descrierea obiec­tivă a obiectului contractului de achiziție publică și pe baza căruia opera­torul economic își va elabora oferta.

• ANUNȚUL DE INTENȚIE - ÎNTOCMIREA ȘI PUBLICAREA LUI

Anunțul de intenție constituie startul oricărei proceduri de achiziție publică. În vederea asigurării transparenței atribuirii contractelor de achiziție publică, autoritatea contractantă, ori de câte ori dorește să atri­buie un contract de achiziție publică, are obligația de a publica un anunț de participare sau o invitație de participare, în funcție de procedura apli­cată. Anunțul de participare se publică în Buletinul achizițiilor publice și pe pagina web a Agenției.

Anunțul de intenție va fi publicat în mod separat pentru bunuri, lucrări și servicii, în cel mult 30 de zile calendaristice de la data aprobării bugetului propriu al autorității contractante respective.

Anunțul de intenție va cuprinde toate contractele de achiziții publi­ce preconizate a fi atribuite până la sfârșitul anului bugetar. Publicarea anunțului de intenție nu obligă autoritatea contractantă să efectueze achiziția publică respectivă. Publicarea anunțului de intenție este obliga­torie pentru toate contractele de achiziție publică a căror valoare estima­tă este: > 200.000 lei pentru bunuri și servicii și, respectiv, > 1.000.000 lei pentru lucrări.

• CAIETUL DE SARCINI

În momentul inițierii oricărei proceduri de achiziții publice, autorita­tea contractantă va elabora Caietul de sarcini, în care vor fi descrise în detaliu caracteristicile obiectului achiziției și clauzele de bază ale con­tractului care urmează a fi încheiat în urma desfășurării procedurilor co­respunzătoare.

De calitatea întocmirii caietelor de sarcini depinde calitatea bunului, serviciului sau lucrării publice achiziționate. Aceasta se referă, în ega­lă măsură, la toate tipurile de achiziții publice: de bunuri, servicii sau lucrări.

Legea nu conține prevederi exprese referitoare la caietul de sarcini, și nu-l declară ca parte componentă și element de bază al contractului de achiziții publice, în care să se conțină clauze obligatorii impuse unilateral de către autoritatea contractantă.

Cu toate acestea, legislația în vigoare prevede o definiție oficială și un model de Caiet de sarcini (a se vedea Anexa nr. 1):

Caiet de sarcini - documentație scrisă, parte componentă a documen­telor de licitație sau a invitației de participare, care detaliază condițiile tehnice de execuție a lucrărilor, cerințele față de calitatea materialelor, standardele și reglementările tehnice aplicabile, protecția mediului, protecția muncii, tehnologiile, transporturile pe șantier, inspecțiile, tes­tele, verificările, modificările, măsurătorile etc.^[1]

Elaborarea caietului de sarcini este la fel de importantă și complexă ca și cea a studiului de fezabilitate deoarece se referă la obiectul con­tractului și cu cât acest obiect este mai complex și necesită costuri mai mari, cu atât mai multe persoane (specialiști) trebuie să fie implicate în elaborarea acestei documentații.

Caietul de sarcini:

• Este un act unilateral care determină interesul public urmărit de autoritatea contractantă și nu poate fi negociat;
• Stabilește condițiile de eficiență, calitate și continuitate a bunuri­lor, serviciilor, și lucrărilor achiziționate;
• Reflectă caracteristici calitative ale activităților;
• Este parte integrantă a documentelor de licitație (inclusiv a Con­tractului) și reprezintă principalele criterii în baza cărora ofertan­tul întocmește oferta;
• Precizează cerințele minime obligatorii pe care ofertele trebuie să le îndeplinească și reprezintă o "bază de raportare” pentru eva­luarea ofertelor primite.

Caracteristicile tehnice, incluse în caietul de sarcini, trebuie să repre­zinte o descriere exactă și exhaustivă a obiectivului achiziției. Structura Caietului de sarcini include:

• Obiectul
• Autoritatea contractantă
• Descriere generală
• Caracteristicile bunurilor, lucrărilor și serviciilor solicitate de auto­ritatea contractantă
• Mostre
• Definiții
• Cerințe privind calculul costului

Excepții: Documentația descriptivă poate ține loc de caiet de sarcini în cazul aplicării:

• dialogului competitiv,
• procedurilor negociate,
• achiziție din unică sursă.

Această documentație este mai puțin detaliată decât caietul de sar­cini, dar la fel de importantă, deoarece constă din indicații stabilite de autoritatea contractantă privind calitatea, cantitatea și performanțele ce pot fi obținute, condițiile legale și contractuale, care constituie baza pentru pregătirea ofertelor preliminare și pentru derularea procedurii.

Caietul de sarcini se întocmește de către autoritatea contractantă, de regulă, pentru achizițiile înfăptuite prin licitație publică, dar poate fi întocmit la orice tip de achiziții.

• Caietul de sarcini reprezintă descrierea obiectivă a produselor, servici­ilor sau lucrărilor necesare autorității contractante.
• Caietul de sarcini conține, în mod obligatoriu, specificații tehnice. Specificațiile tehnice sunt: cerințe, prescripții, caracteristici tehnice, origine, sursă, produse, procedeu special, marca de fabrică sau de comerț, brevet de invenție, licența de fabricație cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările. Specificații tehnice de­taliate sunt necesare în cazul când este un grad ridicat de precizie în descrierea cerințelor și se includ în Caietul de sarcini, pe lângă carac­teristicile descriptive, și indicații cantitative, cum ar fi valorile pentru nivelurile de performanță, mărime etc., care sunt: fie un minim care trebuie să fie îndeplinit, fie un maxim care nu trebuie depășit.
• INVITAȚIE LA LICITAȚIE ȘI INSTRUCțIUNILE PENTRU OFERTANțI

Majoritatea contractelor de achiziții publice sunt atribuite prin licitație publică. Formularele model de invitație și instrucțiunile pentru ofertanți (a se vedea Anexa nr. 2 ) sunt aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 763 din 11.10.2012 cu privire la aprobarea Documentației-standard pentru realizarea achizițiilor publice de bunuri și de servicii.

1. Scopul licitației

Autoritatea contractantă, indicată în Fișa de date a achiziției (FDA)^[2], emite Documentele de licitație în vederea furnizării de bunuri/servicii, după cum este specificat în secțiunea a 4-a - Tabelul cerințelor. Obiectul și numărul licitației sunt specificate în FDA. Denumirea și numărul lotu­rilor sunt prevăzute în FDA.

2. Sursa de finanțare

Autorității contractante i-au fost alocați bani publici, după cum este indicat în FDA, pentru plăți eligibile conform contractului pentru care acest document de licitație este emis.

3. Originea bunurilor și serviciilor

Toate bunurile/serviciile, livrate în urma acestei licitații, vor fi eligibi­le, cu excepția cazurilor când acestea au originea într-o țară specificată în FDA.

4. Participanții la licitație

Participant la licitație poate fi orice operator economic cu statut de întreprinzător, rezident sau nerezident, persoană fizică sau juridică, care are dreptul de a participa, în condițiile Legii nr. 96-XVI din 13 aprilie 2007 privind achizițiile publice, la procedura de atribuire a contractului de achiziții publice, cu excepția cazurilor specificate în FDA. Participantul la licitație poate fi persoană fizică sau juridică, companie, asociație sau ori­ce combinație legală a acestora sub formă de acord de intenție, sau una existentă, privind formarea consorțiului sau asociației (CA), care a fost invitată să participe la procedura de achiziții publice sau dorește să parti­cipe, sau depune ofertă în urma invitației la licitație. Toți membrii CA vor purta răspundere față de autoritatea contractantă în comun și individual.

Întreprinderile de stat ale Republicii Moldova pot participa la licitație doar în cazul în care demonstrează că sunt autonome din punct de vede­re juridic și financiar și operează conform dreptului comercial.

Ofertantul depune o declarație potrivit formularului din secțiunea a 3-a (F 3.6), referitor la faptul că acesta (inclusiv membrii CA) nu este în conflict de interes privind participarea lui la licitație, și anume: (1) nu este asociat și nici nu a fost asociat în trecut, în mod direct sau indirect, cu vreun consultant sau altă entitate care a pregătit specificațiile și alte documente aferente acestei licitații; și (2) depune doar o singură ofertă, cu excepția ofertelor alternative conform articolului IPO20 (aceasta nu restrânge participarea subcontractorilor în mai multe oferte). Ofertan­tul nu este admis la licitație în cazul în care acesta este inclus în Lista de interdicție a operatorilor economici, conform prevederilor articolului IPO37. Lista de interdicție poate fi găsită la adresa indicată în FDA.

5. Cheltuielile de participare la licitație

Ofertantul suportă toate costurile legate de pregătirea și înaintarea ofertei, iar autoritatea contractantă nu poartă nici o responsabilitate pentru aceste costuri, indiferent de desfășurarea sau rezultatul proce­durii de licitație.

• STUDIUL DE PREFEZABILITATE

Studiile de fezabilitate și de prefezabilitate au rolul de a stabili necesi­tatea și oportunitatea unei investiții și principalii indicatori tehnico-eco- nomici. Studiul de prefezabilitate și fezabilitate oferă soluții alternative și o stabilește pe cea optimă.

Studiile de prefezabilitate sunt perfectate la solicitare, reieșind din ter­menul, valoarea și perioada de implementare a proiectelor de investiții, precum și la solicitare de către instituțiile autorizate privind lansarea pro­cedurii de achiziții publice.

Studiile de prefezabilitate au un caracter mai superficial decât cele de fezabilitate, și prin urmare sunt realizate la costuri mai reduse. De obicei, acestea nu prezintă o analiză detaliată și se bazează pe informațiile exis­tente sau ușor de obținut. Studiile de prefezabilitate analizează mai mul­te alternative și variante de posibile studii de fezabilitate, având drept scop final să decidă asupra necesității elaborării unui studiu de fezabili­tate mai amplu. ^[3]

Studiile de prefezabilitate se bazează pe diverse studii de suport cum ar fi:

• Studiile de oportunitate;
• Studiile de piața
• Studiul și analiza materiilor prime
• Studiul locațiilor
• Studiul mediului natural
• Studiului mediului politic și economic
• Studii ale impactului asupra mediului natural
• Studii pentru selectarea echipamentului etc.

Studiul de fezabilitate final cuprinde un amplu raport al unui plan de afaceri, plan de marketing, plan financiar, studiu tehnic, studiu de piață etc. în funcție de necesități.

Studiul de prefezabilitate e un document în baza căruia se elaborea­ză studiul de fezabilitate, care include informația de analiză la nivel ma­cro al impactului proiectului, inclusiv posibilele variante alternative de atingere a obiectivelor proiectului de investiții capitale publice.^[4]

^[1]     Punct 1, din Regulamentul privind achizițiile publice de lucrări, aprobat prin HG nr.834 din 13 septembrie 2010, Publicat : 17.09.2010 în Monitorul Oficial nr. 169-171 art. nr : 923

^[2]     Hotărârea Guvernului nr. 763 din 11.10.2012 cu privire la aprobarea Documentației-standard pentru realizarea
achizițiilor publice de bunuri și servicii, Publicat : 19.10.2012 în Monitorul Oficial nr. 216-220 art. nr : 825

^[3]      http://www.metodologie.ro/studiuldefezabilitate.htm

^[4]     HG 1029, din 19.12.2013 cu privire la investițiile capitale publice 27.12.2013 în Monitorul Oficial nr. 311 art. nr : 1157