Organizarea procesuală constă în delimitarea principalelor categorii de procese manageriale și de execuție care concură la realizarea sistemului de obiective al instituției publice.
Sistemul de obiective al instituției publice include cinci categorii de obiective:
- obiective fundamentale;
- obiective derivate de gradul I;
- obiective derivate de gradul II;
- obiective specifice;
- obiective individuale.
Obiectivele fundamentale reflectă principalele scopuri ale unei instituții publice, vizează orizonturi mari de timp și au un caracter sintetic și integrator.
Obiectivele derivate de gradul I se deduc din obiectivele fundamentale și implică o parte apreciabilă din procesele de muncă desfășurate în instituția publică.
Obiectivele derivate de gradul II se deduc din obiectivele derivate de gradul I, sunt definite mai concret și implică procese de muncă restrânse care au, de regulă, aceleași caracteristici principale.
Obiectivele specifice sintetizează utilitatea unor lucrări sau acțiuni care contribuie la realizarea obiectivelor derivate.
Obiectivele individuale concretizează obiectivele specifice la nivelul fiecărui salariat al instituției publice.
Organizarea procesuală cuprinde următoarele elemente:
- funcțiuni;
- activități;
- atribuții;
- sarcini.
Funcțiunea reprezintă un ansamblu de activități omogene și/sau complementare desfășurate de resurse umane cu o anumită specializare, în vederea realizării unor obiective derivate de gradul I.
Activitatea este reprezentată de ansamblul atribuțiilor omogene îndeplinite de angajați care posedă cunoștințe de specialitate dintr-un domeniu mai restrâns, în vederea realizării unor obiective derivate de gradul II.
Atribuția reunește mai multe sarcini executate în mod periodic de un personal specializat pe un domeniu restrâns, în vederea realizării unui obiectiv specific.
Sarcina reprezintă o componentă a unui proces de muncă complex sau un proces de muncă simplu ce concură la realizarea unui obiectiv individual care, de regulă, se atribuie spre îndeplinire unui salariat al instituției publice.
Fiecare instituție sau autoritate publică are cinci funcțiuni principale, și anume:
- funcțiunea de cercetare-dezvoltare;
- funcțiunea comercială;
- funcțiunea de realizare și furnizare de servicii publice;
- funcțiunea financiar-contabilă;
- funcțiunea de resurse umane.
Funcțiunea de cercetare-dezvoltare cuprinde o suită de activități desfășurate în cadrul instituției publice prin care se concep și se aplică noi sisteme, metode, tehnici și proceduri de management în procesele de realizare și furnizare de servicii publice, în vederea îndeplinirii sistemului de obiective și, implicit, a creșterii gradului de satisfacere a interesului public. Această funcțiune este structurată pe următoarele activități:
- identificarea și aplicarea unor modalități moderne de organizare, de realizare și furnizare de servicii publice, de gestionare a resurselor, de control și evaluare a activităților, care să contribuie la îndeplinirea sistemului de obiective al instituției publice;
- adaptarea metodelor, tehnicilor, procedurilor, precum și a stilurilor manageriale promovate la coordonatele specifice mediului intra și extraorganizațional;
■ inițierea și menținerea unei comunicări permanente cu
alte instituții publice și cu cetățenii, în vederea creșterii calității serviciilor publice oferite.
Funcțiunea comercială reunește ansamblul activităților care vizează obținerea resurselor materiale, financiare, umane și informaționale necesare realizării și furnizării de servicii publice, precum și stabilirea legăturilor cu mediul extern, în vederea îndeplinirii sistemului de obiective.
Principalele activități ale acestei funcțiuni sunt:
- cercetările de marketing public, care au drept obiectiv studierea cererii și a ofertei de servicii publice, precum și stabilirea poziției deținute de instituție pe piața serviciilor publice;
- cercetările de marketing social, prin care se identifică nevoile sociale generale și specifice ale unor colectivități sau ale unor grupuri sociale reprezentative din cadrul unei unități administrativ-teritoriale (comună, oraș, municipiu, județ, regiune);
- promovarea serviciilor publice, prin folosirea unor mijloace de informare adecvate care să furnizeze informații cât mai complete și obiective cu privire la serviciile publice oferite;
- asigurarea resurselor materiale, financiare, umane și informaționale necesare realizării și furnizării de servicii publice.
Funcțiunea comercială prezintă o importanță majoră întrucât piața validează calitatea serviciilor oferite de instituțiile publice și, prin urmare, apreciază în ce măsură acestea își îndeplinesc misiunea social-economică pentru care au fost create.
Funcțiunea de realizare și furnizare de servicii publice rezidă în ansamblul activităților de bază, auxiliare și de servire prin care se realizează sistemul de obiective al instituției publice.
Activitățile integrate în această funcțiune sunt:
- realizarea de servicii publice;
- furnizarea de servicii publice;
- dotarea cu echipamente și alte mijloace de muncă;
- întreținerea și înnoirea permanentă a soft-ului și a celorlalte mijloace moderne de muncă implicate în realizarea și furnizarea de servicii publice.
Prin desfășurarea activităților cuprinse în această funcțiune, instituția publică își îndeplinește misiunea, respectiv oferirea unor servicii care să satisfacă nevoile sociale generale și specifice.
Funcțiunea financiar-contabilă cuprinde totalitatea activităților prin care se obțin și se gestionează resursele financiare necesare îndeplinirii sistemului de obiective, se înregistrează și se evidențiază în expresie valorică dinamica elementelor patrimoniale ale instituției publice.
În sfera funcțiunii financiar-contabile sunt incluse
următoarele activități:
- activitatea financiară - vizează atragerea și utilizarea rațională a resurselor financiare necesare instituției publice (aceste resurse pot fi proprii, constituite din taxe, impozite, concesiuni, închirieri etc. și atrase, având drept sursă de proveniență bugetele publice și diferite împrumuturi contractate);
- activitatea contabilă - are în vedere înregistrarea și evidența în expresie valorică a fluxurilor economice vehiculate în cadrul instituției publice;
- activitatea de analiză economico-financiară - rezidă în:
- identificarea cauzelor care au generat situații
nefavorabile;
- conceperea unor metode și tehnici care să conducă la îmbunătățirea modului de gestionare a resurselor financiare ale instituției publice;
- orientarea veniturilor publice către sistemul de obiective al instituției publice;
- ierarhizarea priorităților în procesul de alocare a resurselor bugetare.
Instituțiile publice gestionează fonduri publice pe care trebuie să le utilizeze într-un mod cât mai rațional, astfel încât acestea să se întoarcă în mediul de proveniență sub forma bunurilor și a serviciilor solicitate de contribuabili. În acest context, activitatea de analiză economico-financiară se constituie într-un instrument viabil de apreciere a modului de gestionare a fondurilor publice, precum și a eficienței economice cu care acestea au fost utilizate.
Funcțiunea de resurse umane cuprinde o suită de activități prin care se asigură resursele umane necesare în vederea îndeplinirii misiunii social-economice și a sistemului de obiective al instituției publice.
Această funcțiune este structurată pe următoarele activități:
- previzionarea necesarului de resurse umane în instituția publică;
- recrutarea resurselor umane;
- selecția resurselor umane;
- încadrarea resurselor umane;
- formarea inițială și perfecționarea continuă a resurselor umane;
- motivarea re surselor umane;
- evaluarea resurselor umane;
- promovarea resurselor umane;
- urmărirea carierei resurselor umane;
- protecția resurselor umane (are în vederea asigurarea unor condiții de siguranță și securitate angajaților, precum și protecția socială a acestora).
În opinia noastră, instituțiile publice din România trebuie să întreprindă o serie de acțiuni în sfera resurselor umane, între care amintim:
- fundamentarea, elaborarea și adoptarea unor strategii și politici realiste și coerente în domeniul resurselor umane, care să se reflecte în creșterea calității serviciilor publice oferite;
- recrutarea și selecția resurselor umane pe baza unor criterii de competență;
- angajarea resurselor umane potrivit nevoilor concrete existente la un moment dat în instituția publică;
- utilizarea unor standarde de performanță în activitatea de evaluare a personalului managerial și de execuție;
- promovarea unor politici de motivare complexă a resurselor umane;
- urmărirea evoluției în carieră a fiecărui salariat al instituției publice.
Între cele cinci funcțiuni prezentate se manifestă relații de interdependență, ca urmare a faptului că activitățile componente sunt intercorelate, formând un tot unitar și funcțional, care constituie suportul îndeplinirii misiunii social-economice a unei instituții publice, respectiv creșterea gradului de satisfacere a nevoilor sociale generale și specifice.