Organizarea structurală asigură gruparea componentelor procesuale - funcțiuni, activități, atribuții și sarcini - în funcție de anumite criterii și repartizarea acestora în subdiviziuni organizatorice, pe grupuri și persoane, în vederea îndeplinirii sistemului de obiective al instituției publice.
Expresie a organizării structurale, structura organizatorică a instituției publice reunește ansamblul persoanelor și al subdiviziunilor organizatorice
Structura organizatorică a instituției publice reprezintă ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor și al relațiilor organizatorice astfel constituite încât să asigure creșterea gradului de satisfacere a interesului public.
Structura organizatorică a instituției publice este alcătuită din două componente principale:
- structura managerială (funcțională);
- structura de execuție (operațională).
Structura managerială (funcțională) cuprinde ansamblul managerilor de nivel superior, al organismelor de management participativ, al subdiviziunilor structurale și al relațiilor organizatorice, prin ale căror decizii și acțiuni se asigură condițiile de desfășurare a proceselor de muncă din cadrul instituției publice, în vederea îndeplinirii misiunii sale social-economice.
Structura de execuție (operațională) este alcătuită din totalitatea subdiviziunilor organizatorice ale instituției publice în cadrul cărora se realizează și se furnizează servicii publice.
Principalele componente ale structurii organizatorice sunt:
- postul;
- funcția publică;
- funcția politică;
- ponderea ierarhică;
- compartimentul;
- nivelul ierarhic;
- relațiile organizatorice.
Postul reunește ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților care, în mod regulat, revin spre exercitare unui salariat al instituției publice.
Din această definiție rezultă că postul, cea mai simplă subdiviziune organizatorică a unei instituții publice, are următoarele componente:
- obiective;
- sarcini;
- competențe;
- responsabilități.
Obiectivele postului, denumite obiective individuale, constituie caracterizări sintetice ale utilității postului, ce exprimă rațiunea creării acestuia. Obiectivele sunt realizate de către titularul postului prin intermediul sarcinilor.
Sarcina reprezintă un proces de muncă simplu sau o componentă a unui proces de muncă complex, cu autonomie operațională, care, de regulă, se atribuie spre îndeplinire unui salariat al instituției publice.
Competența sau autoritatea formală definește limitele în cadrul cărora titularii de posturi pot acționa pentru a-și îndeplini obiectivele individuale. Prin competența formală se stabilesc mijloacele care pot fi utilizate de către titularii posturilor în demersul lor de a-și îndeplini sarcinile ce le revin.
Competența conferă titularului unui post o anumită autoritate formală, care prezintă două forme:
- ierarhică - este exercitată de instituții publice, autorități publice și funcționari publici situați pe niveluri ierarhice superioare în structura sistemului administrativ și se concretizează în acte normative, programe de acțiuni inițiate de reprezentanții formațiunilor politice, decizii politice, decizii administrative etc.
- funcțională - este exercitată asupra unor funcționari publici care activează în compartimente funcționale ale unor instituții și autorități publice, materializându-se în proceduri, metodologii, proiecte de acte normative care indică modul de aplicare a unor decizii administrative etc.
Pentru a-și îndeplini obiectivele, fiecare salariat al instituției publice trebuie să posede o anumită competență profesională, definită de nivelul de pregătire, de talent și experiență, precum și de o serie de calități, aptitudini, abilități și deprinderi specifice postului. În cazul titularilor posturilor de conducere, competența profesională trebuie dublată de competență managerială.
Responsabilitatea reprezintă obligația ce revine titularului unui post pe linia îndeplinirii obiectivelor individuale și a efectuării sarcinilor aferente.
Raționalitatea unui post este condiționată în mod decisiv de corelarea judicioasă a sarcinilor, competențelor și responsabilităților. Prin urmare, trebuie să existe o relație de echilibru între sarcinile, competențele și responsabilitățile circumscrise unui post. Această relație de echilibru este cunoscută în literatura de specialitate sub denumirea de „triunghiul de aur al organizării”. Necorelarea componentelor unui post poate genera situații nefavorabile, cum ar fi îndeplinirea parțială a unor sarcini, irosirea de resurse, declanșarea unor conflicte în cadrul instituției publice etc.
Funcția publică reunește totalitatea posturilor care prezintă aceleași caracteristici principale.
Specialiștii în management public apreciază că funcțiile publice existente la un moment dat în structura organizatorică trebuie să fie justificate de nevoile interne ale instituțiilor publice. Este necesar ca managerii publici să identifice aceste nevoi și să coreleze numărul de funcții cu obiectivele instituțiilor pe care le conduc, precum și cu amploarea activităților organizaționale.
În instituțiile și autoritățile publice se regăsesc două categorii principale de funcții:
- funcții publice manageriale;
- funcții publice de execuție.
Funcția managerială se caracterizează printr-o sferă mai largă de competențe și responsabilități referitoare la obiectivele colectivului condus și implică atribuții de previziune, organizare, coordonare, antrenare și control-evaluare, care se reflectă în adoptarea de decizii ce vizează munca altor persoane.
Funcția de execuție se caracterizează prin obiective individuale limitate, cărora le sunt asociate competențe și responsabilități mai reduse. Titularii funcțiilor de execuție pun în practică deciziile adoptate de către titularii funcțiilor manageriale.
Funcția politică este acea funcție ce revine în mod direct politicienilor care au candidat pentru ocuparea acesteia. Titularii funcțiilor politice răspund în fața liderilor politici și a organismelor de conducere ale partidelor pe care le reprezintă.
Funcțiile politice sunt, în exclusivitate, funcții de conducere. Funcțiile de președinte al României, de primar, de președinte al consiliului județean și de consilier local fac parte din categoria funcțiilor publice de conducere ocupate de reprezentanți ai politicului.
Ponderea ierarhică este definită de numărul de salariați conduși nemijlocit de un manager sau de un reprezentant politic ales într-o funcție de demnitate publică.
Dimensionarea adecvată a ponderii ierarhice reprezintă o decizie managerială cu impact important asupra funcționalității instituției publice. Astfel, supradimensionarea ponderii ierarhice poate genera dificultăți majore în activitățile de coordonare și de control desfășurate în instituțiile publice, în timp ce subdimensionarea acesteia atrage după sine creșterea semnificativă a costurilor asociate structurii organizatorice.
Ponderea ierarhică este influențată de o serie de factori, între care amintim:
- natura lucrărilor efectuate de subordonați;
- nivelul de pregătire a resurselor umane;
- gradul de motivare a salariaților;
- numărul, frecvența și amploarea legăturilor care se stabilesc între subordonați și manageri, precum și în interiorul colectivului condus;
- competența și experiența managerului.
Compartimentul reunește ansamblul persoanelor care desfășoară activități omogene și/sau complementare, de regulă pe același amplasament, fiind subordonate nemijlocit aceluiași manager.
În instituț iile și autoritățile publice există două categorii de compartimente:
- compartimente operaționale
- sunt implicate direct în procesul de realizare și furnizare de servicii publice;
- se regăsesc, cu precădere, pe nivelurile inferioare ale structurii organizatorice;
- compartimente funcționale
- efectuează analize, fundamentează și elaborează situații informaționale, pregătesc deciziile pentru managementul superior și acordă asistență de specialitate compartimentelor operaționale;
- prezintă o pondere mare pe nivelurile superioare ale
structurii organizatorice din instituțiile și autoritățile publice.
Nivelul ierarhic reprezintă totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeași distanță ierarhică față de managementul superior al instituției sau al autorității publice.
Numărul de niveluri ierarhice este o funcție de mai multe variabile, cum ar fi:
o dimensiunea instituției publice;
o amploarea activităților organizaționale;
o tipul de relații organizatorice existente între compartimente;
o prevederile legislative (precizează configurația structurii organizatorice a unor instituții și autorități publice).
În România, instituțiile și autoritățile publice din aceeași categorie au același număr de niveluri ierarhice, identificând-se astfel prototipuri de structuri cu configurații aproape identice. Această realitate existentă în sectorul public reflectă faptul că, în prezent, nu se conștientizează pe deplin rolul important pe care o structură organizatorică bine dimensionată îl are în funcționarea eficientă a unei instituții publice și, implicit, în realizarea misiunii sale social- economice.
Numărul nivelurilor ierarhice influențează în mare măsură activitatea desfășurată în instituțiile și autoritățile publice. Astfel, un număr redus de niveluri ierarhice atrage după sine scurtarea circuitelor informaționale, creșterea operativității în procesul de fundamentare a deciziilor manageriale și administrative, diminuarea distorsiunilor, a filtrajelor, a redundanțelor, precum și a supraîncărcării canalelor sistemului informațional, îmbunătățirea procesului de comunicare în instituțiile publice etc.
Relațiile organizatorice desemnează raporturile care se stabilesc între celelalte componente ale structurii organizatorice (posturi, funcții, compartimente etc.), instituite prin reglementări oficiale.
În funcție de natura și de modul de manifestare a competențelor și a responsabilităților, relațiile organizatorice din instituțiile și autoritățile publice se împart în patru categorii:
- • relații de autoritate
o sunt instituite prin intermediul unor reglementări oficiale, acte normative sau regulamente interne cu caracter obligatoriu;
o prezintă trei tipuri principale;
- relații ierarhice - se stabilesc între titularii posturilor manageriale și cei ai posturilor de execuție, precum și între titularii unor posturi manageriale situate pe niveluri ierarhice diferite;
- relații funcționale - se creează între două
compartimente ale instituției publice, unul dintre acestea având autoritate funcțională asupra celuilalt și se concretizează în transmiterea de regulamente, indicații, proceduri, prescripții etc. din domeniul său de activitate;
V relații de stat major - apar atunci când unor persoane sau grupuri de persoane li se deleagă de către managementul instituției publice sarcina soluționării unor probleme care afectează obiectivele unuia sau mai multor compartimente.
- relații de cooperare
o se stabilesc între posturi situate pe același nivel ierarhic, care aparțin însă unor compartimente diferite ale instituției publice;
o facilitează soluționarea unor probleme ce apar cu o anumită periodicitate, prin evitarea liniei ierarhice, fapt care se reflectă în creșterea operativității în plan decizional și operațional;
o apar atunci când două sau mai multe compartimente colaborează în vederea realizării unor lucrări sau servicii publice complexe.
- relații de control
o se stabilesc și se dezvoltă între compartimentele specializate de control și celelalte subdiviziuni
organizatorice ale instituției publice;
o competența de control nu este dublată de competență managerială, în sensul că deciziile impuse de rezultatele activității de control sunt adoptate de conducătorii compartimentelor respective sau de șefii lor ierarhici.
- relații de reprezentare
o exprimă raporturile care se creează și se dezvoltă între managerii de nivel superior din instituția sau autoritatea publică și ceilalți stakeholderi.