În perioada actuală, instituțiile publice prezintă o pronunțată dimensiune decizională, întrucât performanțele acestora sunt influențate în mod determinant de calitatea deciziilor fundamentate, elaborate și aplicate. Practic, eficiența procesului decizional condiționează funcționalitatea unei instituții publice.
În variantă simplificată, un flux decizional vehiculat în cadrul unei instituții publice poate fi reprezentat astfel:
Problemă decizională ^ Proces decizional ^ Decizie managerială
Dat fiind faptul că decizia constituie rezultanta procesului decizional, ne propunem o analiză detaliată a conținutului și a structurii acestuia.
Procesul decizional constă într-o succesiune logică de etape progresive, în cadrul cărora decidentul soluționează o anumită problemă cu ajutorul unor metode, tehnici și proceduri specifice.
Procesul decizional din cadrul unei instituții publice include următoarele componente umane și informațional-decizionale:
- decidentul;
- obiectivele decizionale;
- variantele decizionale;
- criteriile decizionale;
- mediul ambiant decizional;
- consecințele decizionale.
Decidentul, personaj-cheie al procesului decizional, este reprezentat de un manager sau de un organism managerial care urmează să aleagă soluția optimă din mai multe variante posibile. Eficiența unei decizii depinde de pregătirea managerială, experiența și sistemul de valori ale decidentului. Tendința dominantă care se manifestă la nivelul managerilor din instituțiile publice o constituie creșterea capacității lor decizionale, pe fondul profesionalizării managementului.
Obiectivele decizionale reprezintă nivelurile criteriilor decizionale propuse de către decident pentru a fi atinse în urma aplicării deciziei.
Mulțimea variantelor decizionale cuprinde totalitatea modalităților în care decidentul poate să acționeze în vederea soluționării problemei decizionale.
Criteriile decizionale constituie punctele de vedere pe care decidentul le ia în considerare în procesul decizional, respectiv în evaluarea variantelor decizionale stabilite anterior și în alegerea soluției optime.
Rezolvarea unei probleme decizionale presupune utilizarea unui set de criterii, astfel încât aceasta să fie abordată dintr-o perspectivă multiplă. Criteriile decizionale se grupează în funcție de specificul și de importanța lor, iar decidentul trebuie să țină cont de relațiile de interdependență existente între acestea.
Mediul ambiant decizional rezidă în ansamblul elementelor interne și externe instituției publice care sunt influențate și influențează direct sau indirect decizia managerială.
În perioada contemporană asistăm la o creștere a complexității mediului ambiant decizional, determinată de o serie de factori, cum ar fi: ridicarea nivelului de pregătire generală și managerială a resurselor umane, perfecționarea subsistemelor informaționale ale instituțiilor publice, informatizarea activităților, înregistrarea unor schimbări frecvente în mediul legislativ, crearea și dezvoltarea unor noi sisteme de relații între organizațiile din sectorul public etc.
Consecințele decizionale reprezintă rezultatele potențiale care s-ar obține potrivit criteriilor decizionale stabilite anterior. Estimarea consecințelor reprezintă o activitate de previziune care nu se poate realiza întotdeauna cu multă exactitate, întrucât nu se cunosc în mod cert cauzele care ar putea determina producerea lor.
Decidentul are misiunea de a identifica diferitele componente ale procesului decizional. Fiecare proces decizional prezintă anumite particularități, în funcție de specificul și de importanța componentelor decizionale pe care le include.
Eficiența procesului decizional din cadrul unei instituții este condiționată de parcurgerea progresivă a mai multor etape, dispuse în următoarea succesiune logică:
- identificarea și formularea problemei decizionale;
- definirea criteriilor și a obiectivului decizional;
- stabilirea variantelor decizionale;
- alegerea variantei optime;
- implementarea deciziei;
- evaluarea rezultatelor aplicării deciziei.
Identificarea și formularea problemei decizionale
În această etapă - care reprezintă punctul de origine pe axa procesului decizional - decidentul stabilește dacă problema cu care se confruntă are sau nu o dimensiune decizională.
În evoluția unei instituții publice există evenimente declanșatoare de procese decizionale și evenimente care nu constituie mobilul unor astfel de procese.
Evenimentele sigure, cu o probabilitate de apariție maximă, nu declanșează, de regulă, procese decizionale. În schimb, evenimentele probabile, care survin cu o probabilitate ce poate fi apreciată și evenimentele posibile, care au loc cu o probabilitate pe care decidentul nu o poate estima sunt, în general, generatoare de cicluri decizionale.
Încadrarea unui anumit eveniment în sfera decizională depinde în exclusivitate de decident și, în consecință, această acțiune prezintă o doză consistentă de subiectivism.
Un aspect important în economia acestei etape îl constituie structurarea precisă a problemei. O problemă decizională este bine structurată atunci când atât situația existentă, cât și cea dorită sunt clare, iar maniera în care se poate trece dintr-o stare în alta este evidentă. Aceste probleme sunt repetitive și familiare, provocând puține controverse.
Dat fiind faptul că procesul decizional necesită un consum de timp apreciabil și este însoțit adesea de erori, unele instituții publice au elaborat programe pentru soluționarea problemelor bine structurate. Aceste programe reduc durata ciclului decizional, conferind decidentului posibilitatea de a trece direct de la identificarea problemei la alegerea variantei optime.
Limita majoră a acestor programe decizionale rezidă în tendința lor de a se menține pe aceeași linie, deși, în multe cazuri, condițiile problemei se modifică.
Următorul pas este formularea problemei decizionale. Există mai multe variante de formulare a acesteia, și anume:
- formularea aleatoare - nu presupune o informare și o analiză prealabile și, pe acest fond, pot fi omise o serie de aspecte semnificative pentru soluționarea problemei decizionale;
- formularea rutinieră - are la bază cunoașterea unor situații asemănătoare din perioada precedentă, fiind adecvată în măsura în care există similitudini între problemele actuale și cele anterioare;
- formularea pe bază de instruire - este o variantă de formulare care are drept suport experiența acumulată în planul rezolvării problemelor decizionale;
- formularea paradigmatică - reprezintă o combinație între formularea rutinieră și formularea pe bază de instruire, în sensul că decidentul aplică o serie de metode care s-au dovedit eficiente în situații similare;
- formularea sistemică - presupune abordarea evenimentelor care au generat procesul decizional (aflate în relații de interdependență) într-o viziune sistemică.
Această etapă, care deschide ciclul decizional, este importantă în ansamblul procesului decizional, întrucât necunoașterea exactă a problemei decizionale poate avea efecte negative multiple, chiar dacă următoarele etape vor fi parcurse corect. În acest sens, este relevantă afirmația profesorului american Peter F. Drucker, conform căreia ,,un răspuns corect la o întrebare pusă greșit este lucrul cel mai inutil, dacă nu chiar periculos”.
Definirea criteriilor și a obiectivului decizional
Criteriile decizionale reprezintă puncte de vedere ale decidentului, cu ajutorul cărora acesta izolează anumite aspecte ale realității în cadrul procesului decizional.
Criteriile decizionale pot fi dependente sau independente. Două criterii decizionale sunt independente dacă alegerea unei variante din punctul de vedere al unui criteriu nu influențează determinarea unei alte variante din punctul de vedere al celuilalt criteriu considerat. În caz contrar, criteriile sunt dependente.
De asemenea, în această etapă, decidentul trebuie să contureze tabloul corelațiilor existente între obiectivele de ansamblu ale instituției publice și obiectivul decizional respectiv. Prima condiție de realizare a unui obiectiv este definirea clară și precisă a acestuia.
În fond, obiectivul unui proces decizional, din punctul de vedere al unui criteriu, este nivelul propus a fi realizat pentru acel criteriu. Important de subliniat este faptul că un astfel de obiectiv trebuie să fie realist, rațional, mobilizator și stimulator.
Stabilirea variantelor decizionale
În urma identificării problemei decizionale, decidentul constată existența mai multor variante. În cadrul acestei etape are loc o inventariere a variantelor decizionale care, în funcție de gradul de implicare a decidentului, poate fi:
- pasivă - decidentul nu participă la determinarea variantelor de decizie;
- activă - decidentul se implică efectiv în procesul de stabilire a variantelor decizionale.
Decidentul alege soluția optimă din mulțimea variantelor decizionale. În acest sens, pot fi utilizate metodele de stimulare a creativității resurselor umane - sinectica, brainstorming-ul, tehnica Delphi etc.
Alegerea variantei optime
Această etapă este cunoscută în literatura de specialitate și sub denumirea de „decizie propriu-zisă”, întrucât în cadrul ei are loc alegerea variantei care corespunde cel mai bine criteriilor decizionale definite. Situația ideală este atunci când soluția optimă se obține cu ajutorul unor modele matematice care pot cuantifica diferite influențe și consecințe decizionale.
În perioada actuală asistăm la o amplificare a complexității proceselor decizionale, fapt care impune utilizarea unor metode participative de fundamentare a deciziilor.
Implementarea deciziei
Implementarea constă într-un set de acțiuni care au drept obiectiv aplicarea efectivă a deciziei manageriale adoptate în etapa anterioară. În situația în care procesul decizional prezintă un grad ridicat de complexitate, implementarea este precedată de experimentare. Experimentarea deciziei cuprinde două faze:
- experimentarea in vitro - se realizează cu ajutorul unor tehnici de simulare decizională;
- experimentarea in vivo - se efectuează dacă rezultatele primei faze experimentale au fost pozitive.
În fapt, implementarea deciziei reprezintă o experimentare in vivo pe termen lung.
Evaluarea rezultatelor aplicării deciziei
Ciclul decizional se încheie cu etapa de evaluare, în cadrul căreia se compară nivelul rezultatelor obținute cu cel al obiectivelor previzionate, în vederea depistării eventualelor abateri.
Această etapă prezintă o importanță majoră în economia procesului decizional, atât din punct de vedere retrospectiv, dar mai ales prospectiv, în sensul că poate constitui fundamentul desfășurării unui nou proces decizional la parametri calitativi superiori.