Pin It

Subsistemul informațional cuprinde ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor informaționale, circuitelor informaționale, procedurilor informaționale și mijloacelor de tratare a informațiilor implicate în procesul de fundamentare a deciziilor manageriale care contribuie la îndeplinirea sistemului de obiective al instituției publice.

Principalele componente ale subsistemului informațional al unei instituții publice sunt:

  • data;
  • informația;
  • circuitul informațional;
  • fluxul informațional;
  • procedura informațională;
  • mijloacele de tratare a informațiilor.

Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese și fenomene desfășurate în instituția publică.

Informația constituie acea dată care aduce adresantului un plus de cunoaștere cu privire la un proces sau la un fenomen desfășurat în instituția publică, furnizându-i elemente noi, utilizabile în îndeplinirea sarcinilor ce îi revin.

Informațiile vehiculate în instituțiile și autoritățile publice prezintă o mare diversitate și pot fi grupate în funcție de o serie de criterii, între care amintim:

  • mod de exprimare;
  • grad de prelucrare;
  • sensul vehiculării;
  • mod de evidență;
  • proveniență;
  • destinație;
  • obligativitate pentru beneficiar;
  • natura proceselor reflectate;
  • grad de secretizare.

Modul de exprimare

  • informații orale
  • sunt exprimate prin viu grai;
  • au o viteză mare de circulație;
  • sunt nuanțate și interpretabile.
  • informații scrise
  • sunt consemnate, de regulă, pe hârtie;
  • pot fi stocate;
  • se transmit cu o viteză mai redusă comparativ cu cele orale.
  • informații audiovizuale
  • au o viteză mare de circulație;
  • sunt sugestive și nuanțate;
  • pot fi consemnate integral și rapid.

Gradul de prelucrare

  • informații primare
  • nu au suferit un proces de prelucrare informațională;
  • sunt analitice și predominant informative.
  • informații intermediare
  • se află în diferite stadii de prelucrare informațională;
  • sunt vehiculate îndeosebi la nivelul palierelor manageriale medii și inferioare, atât în cadrul instituțiilor publice centrale, cât și a celor locale.
  • informații finale
  • au parcurs toate etapele procesului de prelucrare informațională;
  • prezintă un caracter sintetic și sunt complexe;
  • se adresează cu precădere managerilor de nivel superior din instituțiile publice, regăsindu-se în decrete, hotărâri, ordonanțe și legi.

Sensul vehiculării

  • informații descendente
  • se transmit în interiorul instituțiilor publice, de la eșaloanele manageriale superioare la cele inferioare sau între instituții publice, de la cele centrale, la cele locale;
  • se concretizează în decizii, dispoziții, instrucțiuni, metodologii, legi, decrete și ordonanțe.
  • informații ascendente
  • se vehiculează între palierele manageriale inferioare și cele superioare ale unei instituții publice, precum și între instituții publice locale și instituții care activează la nivel central;
  • se regăsesc în rapoarte cu privire la stadiul îndeplinirii unor obiective și la modul de aplicare a unor decizii manageriale.
  • informații orizontale
  • se transmit în cadrul unei instituții publice, între compartimente situate pe același nivel ierarhic, precum și între instituții publice aflate în relații de cooperare;
  • au un caracter funcțional și contribuie la integrarea pe orizontală a activităților organizaționale.

Modul de evidență

  • informații curente
  • se regăsesc în rapoarte care reflectă nivelul realizat al obiectivelor previzionate la un moment dat, precum și dinamica activităților desfășurate în instituția publică;
  • prezintă un grad redus de prelucrare.
  • informații statistice
  • evidențiază nivelurile realizate la principalele obiective ale instituției publice într-o formă sintetică;
  • se regăsesc în baze și bănci de date, constituind un instrument frecvent utilizat de manageri în activitatea de evaluare a performanțelor instituției, precum și în previzionarea unor obiective care vizează orizonturi mari de timp.

Proveniență

  • informații endogene
  • au parcurs diferite stadii de prelucrare informațională în cadrul instituției publice;
  • prezintă un caracter eterogen, determinat de varietatea proceselor și a activităților desfășurate în instituția publică;
  • informații exogene
  • provin din mediul ambiant al instituției publice;
  • se concretizează în decizii, instrucțiuni și metodologii cu caracter obligatoriu.

Destinație

  • informații interne
  • se adresează unor titulari de funcții și posturi din instituția publică;
  • prezintă un grad redus de formalizare.
  • informații externe
  • sunt vehiculate între emițători din instituția publică și receptori din mediul ambiant al acesteia;
  • au un caracter selectiv și sunt formalizate.

Obligativitatea pentru beneficiar

  • informații imperative
  • se transmit în cadrul instituțiilor publice, între manageri și executanți, precum și între autorități reprezentative (Președinție, Guvern, Parlament etc.) și alte instituții publice;
  • se regăsesc în decizii manageriale, care trebuie aplicate de către receptori.
  • informații nonimperative
  • se vehiculează în mod curent între diferite niveluri ierarhice ale piramidei manageriale;
  • prezintă o dimensiune preponderent informativă.

Natura proceselor reflectate

  • informații de cercetare-dezvoltare;
  • informații comerciale;
  • informații cu privire la realizarea și furnizarea de servicii publice;
  • informații financiar-contabile;
  • informații din sfera resurselor umane;
  • informații culturale;
  • informații politice.

Gradul de secretizare

  • informații clasificate
  • sunt reglementate prin Legea nr.182/2002;
  • cuprind informații secret de serviciu și informații secret de stat;
  • informațiile secret de stat reunesc trei categorii: secret, strict secret și strict secret de importanță deosebită.
  • informații de interes public
  • sunt reglementate prin Legea nr.544/2001;
  • se referă la procesele și activitățile desfășurate în cadrul

unei instituții publice (spre exemplu, datele de identificare a instituției, structura organizatorică,

resursele financiare, bugetul, bilanțul contabil, strategiile, politicile, planurile și programele de dezvoltare etc.);

  • pot fi obținute pe baza unei solicitări scrise, depuse la sediul instituției publice sau expediate prin poștă.

Transmiterea unei informații între doi titulari de funcții sau de posturi presupune un circuit și in flux informațional.

Circuitul informațional constituie traseul pe care îl parcurg informațiile de la emițător la receptor.

Într-o instituție publică există mai multe tipuri de circuite informaționale, care pot fi grupate în funcție de următoarele criterii:

  • sensul de vehiculare;
  • frecvență;

> configurație.

Sensul de vehiculare

  • circuite informaționale verticale
  • se stabilesc în cadrul unei instituții publice, între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite și aflate în relații de subordonare, precum și între instituții publice între care există relații de subordonare;
  • vehiculează informații ascendente și descendente.
  • circuite informaționale orizontale
  • se creează între posturi sau compartimente aflate pe același nivel ierarhic în cadrul structurii organizatorice a unei instituții publice, precum și între instituții aflate în relații de cooperare;
  • vehiculează informații orizontale.
  • circuite informaționale oblice
  • se stabilesc în cadrul unei instituții publice, între posturi și compartimente situate pe paliere ierarhice diferite, între care nu există relații de subordonare sau între organizații publice aflate în relații de tip stat major;
  • vehiculează informații ascendente și descendente.

Frecvență

  • circuite informaționale periodice
  • se repetă la intervale de timp determinate;
  • reflectă ciclicitatea proceselor și a activităților

desfășurate în instituția publică;

  • vehiculează informații care sunt utilizate în elaborarea unor situații și rapoarte solicitate de managementul superior al instituției publice.
  • circuite informaționale ocazionale
  • se stabilesc cu o frecvență aleatoare;
  • sunt mai puțin numeroase, fiind determinate de situații și evenimente deosebite.

Configurație

  • circuite informaționale liniare - vehiculează informații între posturi și compartimente aflate în relații de tip ierarhic, de stat major și de cooperare;
  • circuite informaționale ondulatorii - reflectă schimbarea permanentă a nivelului ierarhic;
  • circuite informaționale în formă de arc - urmăresc traseul unor informații referitoare la modul de aplicare a unor decizii manageriale;
  • circuite informaționale în formă de spirală - vehiculează informații atât pe orizontală, cât și pe verticală.

Fluxul informațional cuprinde totalitatea informațiilor vehiculate cu o anumită viteză, frecvență și pe anumiți suporți informaționali între emițător și receptor

Procedura informațională reunește un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor în cadrul unei instituții publice.

O activitate importantă din sfera informațională, aflată în atenția managerilor din instituțiile publice, este documentarea administrativă. Pe baza informațiilor obținute în activitatea de documentare administrativă se fundamentează și se elaborează decizii manageriale, rapoarte, statistici etc. care vizează diferitele segmente organizaționale ale instituției publice - cercetare- dezvoltare, comercial, financiar-contabil, resurse umane etc.

Specialiștii au delimitat în cadrul managementului un domeniu distinct intitulat managementul documentelor, care cuprinde, în principal, următoarele activități:

  • evidența și circulația documentelor în cadrul instituției publice;
  • redactarea documentelor (spre exemplu, formularea unui răspuns la o adresă, redirecționarea unui document către un serviciu sau către o persoană din cadrul instituției publice, clasarea în vederea utilizării ulterioare, eliminarea documentului în situația în care acesta nu prezintă interes etc.);
  • clasarea și arhivarea documentelor (sistemele de clasare cel mai frecvent utilizate sunt alfabetic, numeric, cronologic, ideologic și zecimal.

Mijloacele de tratare a informațiilor constituie suportul tehnic al sistemului informațional cu ajutorul căruia se efectuează operațiile de culegere, înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor vehiculate în cadrul unei instituții publice, precum și între diferite organizații din sectorul public. Mijloacele de tratare a informațiilor utilizate în instituțiile publice sunt de trei tipuri:

  • manuale - calculatoare de birou, instrumente clasice;
  • mecanizate - minicalculatoare, echipamente mecanografice;
  • automatizate - computere, terminale, rețele de calculatoare etc.
  • Funcții ale subsistemului informațional

Subsistemul informațional are un rol important în economia sistemului de management al unei instituții publice, îndeplinind trei funcții principale:

  • funcția decizională;
  • funcția operațională;
  • funcția de documentare.

Funcția decizională reflectă menirea subsistemului informațional de a asigura informații corecte, oportune și complete, necesare în activitatea de fundamentare și de adoptare a deciziilor manageriale și administrative.

Decizia de management public este rezultatul activităților de culegere, înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor. Totodată, fluxurile informaționale, circuitele informaționale și mijlocele de tratare a informațiilor au un rol semnificativ în elaborarea și adoptarea unor decizii manageriale eficiente în instituțiile publice.

Funcția operațională este cea prin care subsistemul informațional declanșează acțiunile de aplicare a deciziilor manageriale și a actelor administrative (legi, decrete, hotărâri etc.), în vederea îndeplinirii sistemului de obiective al instituției publice. Prin componentele sale (date, informații, fluxuri, circuite informaționale etc.), subsistemul informațional are un rol esențial atât în planul înțelegerii corecte a conținutului deciziilor și al actelor normative, cât și în cel al aplicării corespunzătoare a acestora. Din punct de vedere funcțional, subsistemul informațional condiționează în mod decisiv eficiența activităților desfășurate în instituțiile publice și, implicit, creșterea gradului de satisfacere a interesului public.

Funcția de documentare exprimă menirea gnoseologică a subsistemului informațional, în sensul că acumularea în timp a diferitelor categorii de informații - economice, financiare, comerciale, culturale etc. - contribuie semnificativ la îmbogățirea cunoștințelor resurselor umane din instituțiile și autoritățile publice. În perioada actuală, marcată de un dinamism accentuat pe multiple planuri (politic, economic, social etc.), funcția de documentare a subsistemului informațional devine tot mai importantă.

  • Principiile subsistemului informațional

Pentru a-și îndeplini funcțiile decizională, operațională și de documentare, subsistemul informațional din instituțiile publice trebuie să aibă la bază o serie de principii, prezentate succint în continuare.

Principiul proiectării subsistemului informațional potrivit cerințelor managementului unei instituții publice

Subsistemul informațional constituie o componentă a sistemului de management al instituției publice. Rațiunea existenței sistemului informațional în cadrul instituțiilor și autorităților publice o reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru desfășurarea proceselor de management și de execuție.

Prin urmare, subsistemul informațional trebuie conceput și proiectat astfel încât să contribuie la realizarea principalelor categorii de obiective ale instituției publice - obiective fundamentale, obiective derivate, obiective specifice și obiective individuale.

Principiul corelării subsistemului informațional cu subsistemul decizional și cu structura organizatorică a instituției publice

În activitatea de proiectare a structurii organizatorice a unei instituții sau autorități publice, trebuie să se țină cont de faptul că fiecare post reprezintă atât un emițător, cât și un receptor de informații. Totodată, relațiile organizatorice stabilite între posturi, funcții și compartimente sunt circuite informaționale.

Din punct de vedere funcțional, subsistemul informațional trebuie să se armonizeze cu subsistemul decizional, astfel încât informațiile vehiculate în instituțiile publice să reprezinte baza de fundamentare a unor decizii manageriale și administrative eficiente.

Principiul unității metodologice a tratării informațiilor

În vederea asigurării compatibilității între toate componentele sistemului informațional, este necesar ca modul de culegere și de prelucrare a informațiilor să fie unitar din punct de vedere metodologic. O astfel de abordare conferă sistemului informațional un plus de rigurozitate, facilitând operarea unor modificări în structura și în funcționalitatea sa, precum și extinderea utilizării computerelor și a aplicațiilor informatice.

Principiul concentrării asupra abaterilor semnificative

Pe verticala sistemului de management al instituției publice trebuie transmise numai informațiile care reflectă abateri semnificative de la obiectivele previzionate.

Aplicarea acestui principiu determină o economie de timp atât pentru manageri, cât și pentru executanți, datorită reducerii numărului, dimensiunii și frecvenței situațiilor informaționale întocmite, transmise și analizate. Prin transmiterea informațiilor esențiale, se asigură degrevarea subsistemului informațional de informații nerelevante, care afectează calitatea proceselor de înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor esențiale.

Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacție componentelor sistemului de management al instituției publice

Desfășurarea proceselor de management din instituțiile și autoritățile publice prezintă caracteristici temporale diferite și, în consecință, este necesar ca și viteza de reacție a componentelor sistemului managerial să fie diferită. Astfel, timpii de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor și, implicit, timpii de fundamentare și elaborare a deciziilor manageriale trebuie diferențiați. Acest fapt se realizează prin utilizarea unor proceduri și a unor mijloace variate de tratare a informațiilor.

Principiul asigurării de maximum de informații finale din fondul de informații primare

Cele mai importante decizii manageriale și administrative se fundamentează pe informații finale. În acest context, se impune ca fondul de informații primare existent într-o instituție sau autoritate publică să fie valorificat la maximum, în vederea obținerii unor informații finale pertinente.

Actele normative emise de către instituțiile publice din administrația centrală se bazează pe informații sintetice, îndeosebi finale, care sunt rezultatul unui amplu proces de documentare administrativă.

Principiul flexibilității

Acest principiu presupune adaptarea permanentă a parametrilor subsistemului informațional la schimbările înregistrate în mediul ambiant. În acest sens, este recomandată o abordare modulară a sistemului informațional, care facilitează accesul operativ la informațiile relevante. Un sistem modular - alcătuit din componente bine delimitate, cu autonomie operațională, însă integrate din punct de vedere funcțional - permite operarea rapidă a modificărilor necesare în modulele implicate, fără a necesita, de regulă, schimbări la nivelul concepției de ansamblu.

Principiul eficienței

Corolar al principiilor prezentate anterior, principiul eficienței are în vedere un proces continuu de evaluare și comparare a efectelor cantitative și calitative ale sistemului informațional cu costurile necesare realizării și funcționării acestuia. Trebuie luate în considerare și efectele propagate, îndeosebi cele din sfera decizională, mai dificil de cuantificat, însă esențiale pentru eficiența economică și socială a instituțiilor publice.