Administrație publică

• Subsistemul metodologico-managerial - definire, conținut și funcții

Subsistemul metodologico-managerial reunește ansamblul sistemelor, metodelor și tehnicilor de management utilizate în cadrul unei instituții publice în vederea îndeplinirii misiunii sale social- economice, respectiv creșterea gradului de satisfacere a interesului public. În esență, instrumentarul managerial la care recurg managerii din instituțiile publice cuprinde:

• sisteme de management
• managementul prin obiective;
• managementul proiectelor într-un mediu complex;
• managementul prin bugete;
• managementul prin excepții;
• managementul participativ.
• metode și tehnici de management
• metoda diagnosticării;
• metoda ședinței;
• delegarea;
• tabloul de bord;
• metodele de stimulare a creativității resurselor umane;
• graficul săptămânal de muncă al managerului;
• programul zilnic de activitate al managerului;
• analiza postului.

Subsistemul metodologico-managerial are un rol tot mai important în economia sistemului de management al unei instituții publice, îndeplinind trei funcții principale:

• crearea și dezvoltarea suportului logistic și metodologic pentru exercitarea proceselor și a relațiilor de management;
• imprimarea unei pronunțate dimensiuni științifice activității de management;
• cultivarea potențialului personalului managerial și de execuție.
• Sisteme de management promovate în instituțiile publice

Managementul prin obiective

Managementul prin obiective reprezintă un sistem managerial centrat pe implicarea resurselor umane în activitatea de fundamentare a obiectivelor și pe corelarea recompenselor sau, după caz, a sancțiunilor, cu nivelul realizat al obiectivelor previzionate.

Acest sistem de management a fost elaborat de profesorul american Peter F. Drucker și dezvoltat ulterior de Douglas Mc Gregor. Operaționalizarea managementului prin obiective în instituțiile publice presupune parcurgerea unor etape progresive, dispuse în următoarea succesiune:

> precizarea perioadei pentru care se stabilesc obiectivele;

• definirea sistemului de obiective al instituției publice (obiective fundamentale, derivate, specifice și individuale);
• stabilirea obiectivelor pentru fiecare manager și executant al instituției publice;
• delimitarea termenelor inițiale, intermediare și finale de realizare a obiectivelor previzionate;
• alocarea resurselor organizaționale (financiare, materiale, informaționale etc.) necesare îndeplinirii sistemului de obiective;
• formalizarea managementului prin obiective;
• monitorizarea procesului de implementare a managementului prin obiective;
• evaluarea rezultatelor obținute, prin comparare cu nivelul obiectivelor previzionate;
• aplicarea de recompense sau, după caz, de sancțiuni, în funcție de gradul de îndeplinire a obiectivelor;
• efectuarea ajustărilor care se impun și continuarea aplicării managementului prin obiective.

Managementul Proiectelor într-un Mediu Complex (PMCE )

Sistemul PMCE a fost elaborat în Marea Britanie ca un răspuns la soluționarea problemelor complexe cu care se confruntă

Project Management in a Complex Environment managerii din instituțiile publice. În vederea aplicării acestui sistem de management, trebuie avute în vedere următoarele elemente:

• structura organizatorică a instituției publice;
• planul de ansamblu al proiectului și planurile individuale ale celor implicați în derularea acestuia;
• controlul permanent în vederea identificării și soluționării problemelor apărute pe parcurs;
• rezultatele intermediare și finale;
• activitățile desfășurate de resursele umane - manageri și angajați - implicate în fundamentarea, elaborarea și implementarea proiectului.

Operaționalizarea sistemului PMCE presupune constituirea în cadrul instituției publice a unui grup de specialiști care formează Unitatea de Asigurare a Calității. Acest organism creat are sarcini, competențe și responsabilități în activitatea de control și de evaluare a obiectivelor pe parcursul derulării proiectului.

Cele mai importante etape ale aplicării acestui sistem de management sunt inițierea și, respectiv, finalizarea proiectului. Etapa de inițiere a proiectului cuprinde următoarele acțiuni:

• delimitarea activităților care urmează a fi desfășurate în cadrul proiectului;
• stabilirea criteriilor de evaluare a proiectului, în ansamblul său și pe faze;
• proiectarea structurii organizatorice a proiectului;
• elaborarea planului proiectului și a planului de calitate al acestuia;
• delimitarea fazelor proiectului și detalierea planului pentru prima fază.

În etapa de finalizare proiectului, managerul elaborează un raport care trebuie să cuprindă următoarele elemente:

• performanțele proiectului, evaluate prin raportare la previziunile estimate în etapa inițială;
• productivitatea obținută, comparativ cu a altor proiecte similare derulate în perioada anterioară;
• încheierea proiectului, prin certificarea rezultatelor de către managementul instituției publice.

Managementul prin bugete

Managementul prin bugete este un sistem managerial care constă în previzionarea, controlul și evaluarea activităților instituției publice cu ajutorul bugetelor.

Bugetul reprezintă un instrument managerial utilizat pentru dimensionarea obiectivelor, veniturilor, cheltuielilor și rezultatelor centrelor de gestiune constituite în cadrul instituției publice și, totodată, pentru evaluarea eficienței economice a acestora, prin compararea nivelului rezultatelor obținute cu cel al obiectivelor previzionate.

Etapele de aplicare a managementului prin bugete sunt, în esență, următoarele:

• delimitarea și dimensionarea centrelor de gestiune din cadrul instituției publice (pot fi constitute centre de gestiune la nivelul principalelor subdiviziuni organizatorice - departamente, compartimente, servicii, birouri etc.);
• fundamentarea și elaborarea bugetelor (sunt dimensionate valoric, pentru fiecare centru de gestiune, obiectivele, cheltuielile, veniturile și rezultatele);
• lansarea bugetelor pe centre de gestiune;
• execuția bugetară, înregistrarea și transmiterea eventualelor abateri;
• evaluarea activităților desfășurate de centrele de gestiune.
• Metode și tehnici manageriale adoptate în instituțiile publice

Metoda diagnosticării

Diagnosticarea este o metodă managerială care constă în identificarea punctelor forte și, respectiv, vulnerabile ale domeniului investigat, urmată de evidențierea cauzelor care le generează, precum și de formularea unor recomandări cu caracter corectiv sau de dezvoltare.

Diagnosticarea se caracterizează prin următoarele trăsături definitorii:

■ are drept fundament analiza „cauză-efect” (calitatea diagnosticului depinde în mod decisiv de identificarea cauzelor generatoare de disfuncționalități, precum și de corelarea recomandărilor cu cauzele respective);

• prezintă o pronunțată dimensiune participativă (complexitatea activităților desfășurate într-o instituție publică presupune antrenarea unor resurse umane de specialități diferite, îndeosebi a celor direct implicate în domeniile supuse investigării);
• se finalizează prin formularea unor recomandări transmise managerilor care coordonează activitățile analizate.

Metoda diagnosticării cuprinde următoarele etape:

• stabilirea domeniului de investigat de către managerii situați pe nivelurile ierarhice superioare ale instituției publice;
• documentarea preliminară, care constă în culegerea informațiilor cu caracter economic, tehnic, uman, managerial etc. referitoare la domeniul supus analizei;
• stabilirea principalelor puncte vulnerabile și a cauzelor care le generează;
• identificarea principalelor puncte forte și a factorilor determinanți;
• formularea recomandărilor, axate pe eliminarea cauzelor care au generat punctele vulnerabile și pe intensificarea factorilor care au determinat punctele forte.

Metoda ședinței

Ședința este o metodă de management care constă în reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp, în vederea soluționării unor probleme cu caracter informațional sau decizional.

În funcție de conținut, există patru tipuri de ședințe:

• ședințe de informare - au drept obiectiv prezentarea unor rapoarte care conțin informații referitoare la anumite activități organizaționale;
• ședințe decizionale - constau în conceperea, formularea și evaluarea unor variante decizionale, finalizându-se prin adoptarea deciziilor corespunzătoare;
• ședințe de armonizare - au drept conținut punerea de acord a acțiunilor managerilor și a membrilor unor compartimente situate pe același nivel ierarhic sau pe niveluri ierarhice apropiate în cadrul structurii organizatorice a instituției publice;
• ședințe de explorare - sunt axate pe investigarea unor aspecte necunoscute referitoare la viitorul instituției publice, fiind destinate stimulării creativității resurselor umane. Procesul de aplicare a metodei ședinței cuprinde patru etape:
• pregătirea ședinței;
• deschiderea ședinței;
• desfășurarea ședinței;
• finalizarea ședinței.

Brainstorming-ul

Brainstorming-ul sau „asaltul de idei” face parte din categoria metodelor de stimulare a creativității resurselor umane și are drept obiectiv emiterea unui număr cât mai mare de idei privind modul de soluționare a unei probleme. Aceste idei constituie rezultatul stimulării și dezvoltării spiritului creativ în cadrul grupului, în condițiile creării și menținerii unei atmosfere permisive, favorabile exprimării opiniilor.

Brainstorming-ul se desfășoară sub forma unei reuniuni la care participă între 5 și 12 persoane, de preferință cât mai eterogene din punctul de vedere al pregătirii și al formației profesionale. Lucrările reuniunii sunt conduse de o persoană care îndeplinește atât rolul de animator, cât și de moderator. Durata optimă de desfășurare a brainstorming-ului variază între 15 și 45 de minute.

Această metodă de management constituie un instrument de eficientizare a activității instituțiilor publice întrucât, prin conținutul și regulile sale de desfășurare, permite:

• prevenirea apariției unor situații de criză în organizațiile din sectorul public;
• conștientizarea tendințelor importante care se manifestă în mediul intra și extraorganizațional;
• identificarea variabilelor endogene și exogene care favorizează sau limitează dezvoltarea unor factori de risc;
• definirea scenariilor relevante pentru o analiză de impact încrucișat.

Sistemele, metodele și tehnicile de management prezentate, frecvent utilizate în instituțiile publice din țările dezvoltate și recomandate celor din România, constituie o sursă importantă de obținere a excelenței operaționale în organizațiile din sectorul public și, implicit, de creștere a gradului de satisfacere a nevoilor sociale generale și specifice.