Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici administrează evidenţa naţională a funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, pe baza datelor transmise de autorităţile si instituţiile publice.
„Trebuie remarcat că în completarea prevederilor legale din Statutul funcţionarilor publici cu privire la dosarul profesional, legiuitorul a venit cu o completare de mare interes în dezvoltarea acestei problematici şi mai ales a carierei funcţionarilor publici"[1].
In scopul asigurării gestionării eficiente a resurselor umane precum şi pentru urmărirea carierei funcţionarilor publici(aşa cum se dispune în alin. 3 al art. 25 din Legea 188/1999, republicată), autorităţile publice întocmesc dosarul profesional pentru fiecare funcţionar public.
Formatul standard al evidentei funcţiilor publice şi funcţionarilor publici, precum şi conţinutul dosarului profesional, s-a stabilit prin hotărâre a Guvernului, la propunerea Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici.
Această dispoziţie legală a fost adusă la îndeplinire prin adoptarea H.G. nr. 432/2004[2] privind dosarul profesional al funcţionarilor publici, modificată şi completată prin H.G. nr. 522 din 30 mai 2007[3], care reglementează modul de întocmire a dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi registrul de evidenţă a funcţionarilor publici în cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice.
Art. 2 alin. 1 din HG nr. 432/2004, prevede că: „în scopul asigurării gestionarii unitare si eficiente a resurselor umane, precum şi pentru urmărirea carierei funcţionarului public, conducătorii autorităţilor şi instituţiilor publice răspund de întocmirea, actualizarea, rectificarea , păstrarea si evidenta dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a registrului de evidenţă a funcţionarilor publici"
Aşadar , autorităţile şi instituţiile publice răspund de întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi asigură păstrarea acestora în condiţii de siguranţă .
Conducătorii autorităţilor şi instituţiilor publice răspund de asigurarea condiţiilor pentru satisfacerea operativă a cererilor privind eliberarea documentelor care să ateste activitatea profesională desfăşurată de funcţionarul public, vechimea în munca, în specialitate şi în funcţia publică.
Art. 16 alin. 1 din H. G. nr. 432/2004 dispune că autorităţile şi instituţiile publice, au obligaţia ca în caz de transfer sau de încetare a raporturilor de serviciu, să păstreze o copie a dosarului profesional iar originalul să se înmâneze funcţionarului public, pe baza de semnătură.
Autorităţile şi instituţiile publice au de asemenea obligaţia de a comunica Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, orice modificare intervenită în situaţia funcţionarilor publici, în termen de 10 zile lucrătoare.
Persoanele care au acces la datele cuprinse în evidenta naţională a funcţiilor publice, a funcţionarilor publici şi la dosarul profesional al funcţionarilor publici, au obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor cu caracter personal, în condiţiile legii.
Întocmirea, actualizarea, rectificarea, păstrarea şi evidenta dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a registrului de evidentă a funcţionarilor publici se desfăşoară potrivit alin. 2 al art. 16 din hotărârea amintită, în compartimentele de resurse umane din cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice, cu respectarea legislaţiei în vigoare, privind protecţia datelor cu caracter personal.
Persoanele responsabile cu întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale sunt obligate să certifice înscrierile efectuate, în termenele prevăzute de lege, prin semnătură şi prin menţionarea în clar a numelui şi funcţiei deţinute.
În cazul în care, autoritatea sau instituţia publică nu are un compartiment de resurse umane, activităţile de întocmire şi gestionare a dosarelor profesionale, precum şi a registrului de evidentă a funcţionarilor publici vor fi realizate de persoana care are prevăzute în fişa postului, atribuţii cu privire la evidenţa personalului.
Conform art. 3 din H.G. nr. 432/2004 în vederea gestionării unitare şi coerente, la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice, a evidenţei dosarelor profesionale, fiecărui funcţionar public i se atribuie un număr de referinţă. Numărul de referinţă este numărul sub care funcţionarul public este înregistrat în registrul de evidenţă a funcţionarilor publici şi se regăseşte în formularul „A" al dosarului de personal al acestuia .
Art. 4 alin. 1 din H. G. nr. 432/2004 prevede că dosarul profesional al funcţionarului public se întocmeşte în formatul standard prevăzut în Anexa nr.1 şi cuprinde date cu caracter personal şi profesional.
Pentru fiecare funcţionar public, potrivit art. 4 alin. 3 din hotărâre, se întocmeşte un singur dosar profesional în termen de 10 zile de la intrarea în corpul funcţionarilor publici.
Datele cu caracter personal, cele cu caracter profesional şi celelalte documente care trebuie să se afle obligatoriu în dosarul profesional sunt menţionate în articolul 5 din hotărârea amintită.
Documentele se îndosariază în dosarul profesional în ordinea cronologică a emiterii acestora.
Articolele 11 si 12 din H. G. nr. 432/2004 cuprind reglementari privind accesul la dosarul profesional şi la registru atât al funcţionarilor publici, cât şi al altor persoane (conducătorii autorităţiilor/ instituţiilor publice, conducătorii compartimentelor, membrii comisiei de disciplină, funcţionarii publici din cadrul compartimentului de resurse umane cu atribuţii în acest sens, instanţele judecătoreşti şi organele de cercetare penală).
Art.12 alin 2 prevede că accesul la dosarul profesional al persoanelor prevăzute la alin 1 al aceluiaşi articol, se face în prezenţa titularului dosarului.
Articolele 13 şi 14 prevăd dispoziţii privind rectificarea şi completarea datelor cuprinse în dosarul profesional şi în registru.
Datele cuprinse în dosarul profesional sau în registru pot fi rectificate sau completate în următoarele situaţii :
- la solicitarea scrisă şi motivată a funcţionarului public;
- la solicitarea scrisă şi motivată a conducătorului compartimentului de resurse umane sau, după caz, a persoanei care are atribuţii cu privire la evidenţa personalului, prevăzute în fişa postului, cu aprobarea conducătorului autorităţii sau instituţiei publice şi cu înştiinţarea funcţionarului public în cauză;
- pe baza hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile.
Rectificarea sau completarea datelor din dosarul profesional se
face pe baza documentelor doveditoare prezentate în original. Documentele doveditoare se restituie titularului, iar copiile de pe acestea , certificate pentru conformitate cu originalul de către persoana care are atribuţii cu privire la evidenta personalului, se păstrează în dosarul profesional.
Art. 15 - 21 din H. G. nr. 432/2004 prevăd dispoziţii referitoare la păstrarea dosarelor profesionale şi a registrului.
În vederea păstrării dosarelor profesionale şi a registrului de evidenţă a funcţionarilor publici în bune condiţii, conducătorii instituţiilor sau autorităţilor publice sunt obligaţi să ia măsuri pentru organizarea în mod special a locului unde se păstrează aceste documente. Locul trebuie să îndeplinească condiţiile necesare pentru păstrarea corespunzătoare, în condiţii de siguranţă.
Menţionăm faptul că reglementările din H.G. nr. 432/2004, care privesc registrul de evidenţă a funcţionarilor publici, au fost aplicabile începând cu data de 01 ianuarie 2007. Registrul devine document oficial de la data înregistrării şi se păstrează la sediul autorităţii sau instituţiei publice.
În cazurile de transfer sau de încetare a raportului de serviciu al funcţionarului public, conducătorul compartimentului de resurse umane sau, după caz persoana care are atribuţii cu privire la evidenta personalului, certifică valabilitatea şi exactitatea înregistrărilor.
Funcţionarul public are obligaţia ca în termen de 5 zile de la realizarea transferului, să predea originalul dosarului profesional autorităţii sau instituţiei publice în care se transferă.
Dosarul profesional al funcţionarului public al cărui raport de serviciu este suspendat în condiţiile legii, se păstrează de către autoritatea sau instituţia publică.
În cazul desfiinţării autorităţii sau instituţiei publice şi a preluării atribuţiilor acesteia de către o autoritate sau instituţie publică nou- înfiinţată, dosarele profesionale ale funcţionarilor publici preluaţi de către autoritatea sau instituţia publică nou-înfiinţată, precum şi registrul/registrele de evidentă a funcţionarilor publici vor fi transmise acesteia pe bază de protocol de către autoritatea sau instituţia publică supusă reorganizării.
În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unei autorităţi sau instituţii publice, fără ca activitatea acesteia să fie continuată de o altă autoritate ori instituţie publică, copiile de pe dosarele profesionale, precum şi de pe registre, în baza cărora se eliberează copii certificate şi extrase privind drepturile individuale ale funcţionarilor publici, sunt preluate şi păstrate la casele judeţene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureşti.
Articolele 22 si 23 din H. G. nr. 432/2004 prevăd dispoziţii privind reconstituirea şi arhivarea documentelor cuprinse în dosarele profesionale.
Copiile dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici ale căror raporturi de serviciu cu o autoritate sau instituţie publică încetează se arhivează, în condiţiile legii.
Declaraţia pe propria răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică, precum şi declaraţia de avere, se arhivează în cadrul autorităţii sau instituţiei publice, după 5 ani de la întocmirea lor.
În caz de furt , pierdere sau distrugere a dosarului profesional, se va întocmi şi se va elibera funcţionarului public în cauză, un duplicat, de către ultima autoritate sau instituţie publică cu care acesta a avut raporturi de serviciu.
Articolul 24 din H. G. nr. 432/2004, prevede contravenţii şi sancţiuni pentru următoarele fapte:
- nerespectarea dispoziţiilor art.2 alin 1 si ale art. 4 alin 3;
- fotocopierea şi/sau transmiterea unor fotocopii de pe documentele aflate în dosarul profesional către terţe persoane, fizice sau juridice în alte situaţii decât cele prevăzute de lege;
- refuzul de a înscrie, la solicitarea întemeiată a funcţionarului public şi în condiţiile legii, modificările în dosarul profesional;
- refuzul de a elibera dosarul profesional la încetarea raporturilor de serviciu sau în caz de transfer;
- refuzul de a elibera copii de pe fila/filele de registru la încetarea raporturilor de serviciu în caz de transfer;
- refuzul accesului la dosarul profesional în condiţiile prevăzute de lege;
- întocmirea defectuoasă, netransmiterea sau transmiterea cu întârziere nejustificată temeinic a documentelor cuprinse în dosarul profesional, solicitate de Agenţia Naţionala a Funcţionarilor Publici ori de celelalte persoane fizice sau juridice îndreptăţite, în condiţiile prevăzute le lege.
Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor se fac de către persoanele împuternicite prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici.
Articolul 25 alin 2 din H. G. nr. 432/2004 prevede actele care nu pot fi incluse în dosarul profesional şi , mai ales, semnificaţia valorilor pe care le vizează aceste acte şi care la rândul lor se întemeiază pe drepturi şi libertăţi fundamentale care trebuie ocrotite şi anume : libertatea gândirii, a opiniilor, a credinţelor religioase, a conştiinţei, care potrivit art. 29 alin. 1 din Constituţie nu pot fi îngrădite sub nici o formă ; dreptul de asociere, garantat de articolul 40 din Constituţie, alte libertăţi, ocrotite de Constituţie.
Autoritatea sau instituţia publică este obligată să elibereze un document care să ateste activitatea desfăşurată de funcţionarul public, vechimea în muncă a acestuia, în specialitate şi în funcţia publică.
În dosarul profesional al funcţionarului public trebuie să existe două documente importante, respectiv declaraţia de interese şi declaraţia de avere.
Cât priveşte prima declaraţie, Legea nr. 161/2003 prevede că în termen de 15 zile de la numirea în funcţie, funcţionarul public este obligat să depună declaraţia de interese, pe propria răspundere, cu privire la funcţiile şi activităţile pe care le desfăşoară, astfel:
- calitatea de asociat sau acţionar la societăţi comerciale, companii/societăţi naţionale, instituţii de credit, grupuri de interes economic, precum şi membru în asociaţii, fundaţii sau alte organizaţii neguvernamentale;
- funcţia de membru în organele de conducere, administrare şi control ale societăţilor comerciale, regiilor autonome, companiilor/societăţilor naţionale, instituţiilor de credit, grupurilor de interes economic, asociaţiilor sau fundaţiilor ori al altor organizaţii neguvernamentale;
- calitatea de membru în cadrul asociaţiilor profesionale şi/sau sindicale;
- calitatea de membru în organele de conducere, administrare şi control, retribuite sau neretribuite, deţinute în cadrul partidelor politice, funcţia deţinută şi denumirea partidului politic.
Dacă apar modificări la declaraţia iniţială, funcţionarii publici au obligaţia să actualizeze declaraţia în termen de 30 de zile, de la producerea acestor modificări sau încetări ale funcţiilor sau activităţilor.
Declaraţiile de interese sunt publice. Acestea se depun de către funcţionarii publici la compartimentul de resurse umane din cadrul autorităţilor, instituţiilor publice sau unităţilor din care fac parte.
Declaraţiile de interese ale funcţionarilor publici se consemnează într-un registru special numit "Registrul declaraţiilor de interese", al cărui model se stabileşte prin hotărâre a Guvernului.
În afară de declaraţia de interese, funcţionarii publici sunt obligaţi în temeiul Legii nr. 115/1996 pentru declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, a altor persoane cu funcţii de conducere şi de control şi a funcţionarilor publici, astfel cum a fost modificată prin Legea nr 161/2003, să dea şi o declaraţie de avere.
Declaraţia de avere se depune la compartimentul de resurse umane din cadrul autorităţilor, instituţiilor publice sau unităţilor din care fac parte.
Persoana din compartimentul de resurse umane , desemnată să primească declaraţiile de avere, are obligaţia să primească şi să păstreze această declaraţie, să elibereze depunătorului o dovadă de primire şi să ia măsuri pentru publicarea acesteia.
Funcţionarii publici au obligaţia să actualizeze anual declaraţia de avere în cazul în care dobândesc bunuri de natura celor prevăzute în lege.
Legea nr. 161/2003 cu modificări prevede potrivit art.6 alin 3, că persoanele numite în funcţii publice pe perioade mai mari de 4 ani sau pe durată nedeterminată, au obligaţia să depună o declaraţie de avere actualizată, din 4 în 4 ani.
O.U.G. nr. 14/2005 privind modificarea formularelor pentru declaraţiile de avere şi de interese[4], a modificat art.111 alin 2 din Cartea I., Titlul IV. Cap.VI din Legea nr. 161/2003.
Nedepunerea declaraţiei de avere la 31 decembrie a fiecărui an, sau din 4 in 4 ani, după caz, atrage după sine , declanşarea din oficiu a procedurii de control.
Cât priveşte dosarul personal al funcţionarului public european, potrivit art. 26 din Statut, acesta conţine:
- a) toate documentele privind situaţia sa administrativă şi toate rapoartele privind competenţa, eficienţa sau comportamentul său;
- b) observaţiile formulate de funcţionar cu privire la respectivele documente.
Orice document trebuie înregistrat, numerotat şi arhivat în ordine, fără întrerupere; instituţia nu poate utiliza sau cita documentele menţionate la litera a împotriva unui funcţionar în cazul în care acestea nu au fost communicate funcţionarului în cauză înainte de a fi arhivate.
Comunicarea oricărui document se certifică prin semnătura funcţionarului sau, în lipsa acesteia, prin scrisoare recomandată trimisă la ultima adresă comunicată de funcţionar
Dosarul personal al funcţionarului nu poate conţine nici o referire la activităţile şi opiniile sale politice, sindicale, filozofice sau religioase, la originea sa rasială sau etnică ori la orientarea sa sexuală.
Fiecărui funcţionar îi poate corespunde un singur dosar personal.
Orice funcţionar are dreptul, chiar şi după încetarea raporturilor de muncă, de a lua la cunoştinţă de toate documentele din dosarul său şi de a face copii după acestea.
Dosarul individual este confidenţial şi nu poate fi consultat decât la birourile administraţiei sau pe un suport electronic securizat. Cu toate acestea, dosarul este transmis Curţii de Justiţie a Uniunii Europene atunci când se introduce o acţiune în justiţie care îl priveşte pe funcţionar.
Potrivit art. 26a din Statut, funcţionarul are dreptul de a lua cunoştinţă şi de dosarul său medical, în conformitate cu normele adoptate de fiecare instituţie.
[1] Ioan Alexandru, op.cit., p. 349.
[2] Publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 341 din 19 aprilie 2004.
[3] Publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 397 din 13 iunie 2007.
[4] Publicată in M.Of. Partea I , nr. 200/09.03.2005.