În doctrina occidentală contemporană avansarea este tratată împreună cu notarea funcţionarului public, pentru că de rezultatele obţinute cu ocazia notării la care se adaugă şi vechimea ce exprimă experienţa în profesie depind avansarea, promovarea în funcţiile publice.
Notarea funcţionarilor europeni se realizează printr-o procedură obişnuită dar cu deosebirea că nu este o notare cifrică. Elementele avute în vedere sunt sarcinile de serviciu şi cunoştinţele lingvistice.
Evaluarea are la bază patrusprezece criterii repartizate astfel: şase au în vedere competenţa profesională, modul în care se îndeplinesc sarcinile de serviciu, patru au în vedere randamentul activităţii prestate şi ultimele sunt determinate de conduita în serviciu.
Modul de notare este prin calificative de la „ excelent" până la „lasă de dorit ".
Trebuie menţionat că evoluţia profesională şi disciplinară a fiecărui funcţionar public trebuie urmărită şi apreciată, an de an şi consemnată în fişele de apreciere întocmite anual.
Sistemul aprecierii anuale este utilizat aşa cum s-a arătat şi în literatura de specialitate[1] în scopul cunoaşterii de către instituţiile publice a posibilităţilor şi perspectivelor de promovare, de repartizare şi utilizare judicioasă a funcţionarilor publici.
Totodată, sistemul de evaluare anuală îi ajută pe funcţionari să-şi aprecieze nivelul propriu al activităţii profesionale şi morale, în funcţie de nivelul pregătirii şi experienţei profesionale a acestora.
În România, există un sistem de evaluare a performanţelor individuale ale funcţionarilor publici care se face anual. Procedura de evaluare are ca scop: avansarea în treptele de salarizare, retrogradarea în treptele de salarizare, promovarea într-o funcţie publică superioară, eliberarea din funcţia publică, stabilirea cerinţelor de formare profesională a funcţionarilor publici.
Metodologia de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor publici se aprobă prin hotărâre a Guvernului[2], la propunerea Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, după consultarea organizaţiilor sindicale ale funcţionarilor publici, reprezentative la nivel naţional.
Evaluarea activităţii funcţionarilor publici se face pe baza criteriilor elaborate de Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.
La începutul anului, conducătorii de compartimente vor comunica fiecărui funcţionar public, în scris, criteriile de performanţă stabilite de Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, corespunzătoare categoriei, gradului şi clasei funcţiei publice ocupate de acesta.
Anual, conducătorii compartimentelor din cadrul unei autorităţi publice completează şi notează în fişa de evaluare performanţele profesionale, obţinute în ultimele 12 luni de către funcţionarii publici din subordine.
În urma evaluării performanţelor profesionale individuale, funcţionarului public i se acordă unul dintre următoarele calificative: "foarte bine", "bine", "satisfăcător", "nesatisfăcător".
În situaţia în care funcţionarul public a fost notat cu calificativul „nesatisfăcător", conducătorul instituţiei publice va proceda la eliberarea din funcţie.
În situaţia în care are loc restrângerea numărului de posturi la o autoritate sau la o instituţie publică, conducătorul autorităţii sau instituţiei publice va avea în vedere rezultatele obţinute de funcţionarii publici la evaluarea anuală a activităţii.
S-a apreciat, astfel, că cel mai îndreptăţit să formuleze aprecierea este şeful direct al funcţionarului public, întrucât îl cunoaşte cel mai bine pe funcţionar sub aspectul activităţii şi comportării acestuia.
În alte state, la aprecierea funcţionarului îşi spun cuvântul specialişti din domeniul relaţiilor cu personalul şi chiar colegii acestuia, pentru ca ulterior să facă mai uşor acceptabile unele măsuri, precum promovarea, acordarea salariului de merit etc.
Pentru a-şi produce eficienţa necesară, evaluările trebuie să fie făcute cu bună - credinţă şi să se exprime realitatea.
De aceea, evaluarea anuală trebuie să depăşească limitele unui chestionar şi să reprezinte nu o descriere, ci o analiză a activităţii efectuate de funcţionar, a trăsăturilor caracteristice personalităţii şi perspectivelor dezvoltării sale.
Aplicând criteriile legale şi dovedind obiectivitate în întocmirea aprecierilor anuale, raportat la administraţia publică a ţării, care constituie un tot unitar, evaluările întocmite în diferite localităţi ale ţării pot contribui la realizarea unei politici administrative unitare şi eficiente.
Caracterizările superficiale, subiective, cu ignorarea eforturilor şi contribuţiei personale a funcţionarului, vor determina ineficienţa activităţii viitoare a acestuia.
Pentru a evita astfel de aspecte, cei nemulţumiţi pot face, în condiţiile legii, contestaţii.
Tot pentru a le face eficiente, evaluările urmează a fi aduse la cunoştinţa funcţionarului, cu scopul de a-şi îmbunătăţi activitatea în raport cu aprecierea primită, precum şi la cunoştinţa factorilor care participă la îndrumarea sau controlul activităţii instituţiei respective, inclusiv a organizaţiei sindicale.
[1] J. Ziller, op. cit. (Administrations ...), p. 236 - 239.
[2] În prezent metodologia de evaluare este cuprinsă în H.G. nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 530 din 14 iulie 2008.