Orice decizie administrativă este dependentă de sistemul legislativ în vigoare. Calitatea deciziei depinde de respectarea legilor şi de cunoaşterea corectă a acestora de către funcţionarii publici.
Fundamentarea juridică a deciziilor administrative constituie o condiţie hotărâtoare pentru aplicarea lor.
În situaţii urgente este posibil ca adoptarea unei decizii să se facă de o singură persoană.
Putem delimita două categorii de participanţi la fundamentarea şi adoptarea deciziilor administrative, în funcţie de:
- Modul de implicare în procesul decizional sunt:
- Funcţionarii publici implicaţi direct;
- Funcţionarii publici implicaţi indirect;
- Cetăţenii consultaţi şi/sau specialişti implicaţi direct şi/sau indirect.
Funcţionarii publici se pot afla în trei contexte:
- de decizie;
- de consultanţă;
- de decizie,
În raport cu situaţia în care se află, gradul de răspundere este diferit. Pentru luarea unor decizii optime este necesară consultarea cetăţenilor din comunităţile interesate.
- Nivelul administrativ pe care se situează în structură, funcţionarii publici pot fi grupaţi în două categorii:
- funcţionari publici din administraţia centrală;
- funcţionari publici din administraţia locală.
Adaptarea deciziilor administrative este dependentă şi de participarea cetăţenilor:
- în organele de conducere colectivă;
- cu sugestii şi propuneri pentru rezolvarea problemelor comunităţii.
Procesul de fundamentare a deciziei administrative este complex şi presupune derularea a opt etape succesive în care sunt implicate mai multe persoane:
- iniţiere decizie;
- definire obiectiv decizional;
- documentarea;
- selectare / analiza informaţiei;
- conturarea şi analiza alternativelor decizionale;
- adoptare decizie;
- urmărire aplicare decizie;
- formulare concluzii.
Procesul de fundamentare a deciziilor de management public este complex şi presupune derularea a 8 etape succesive în care sunt implicate mai multe persoane.[1]
- Iniţierea deciziei
Această etapă constă în crearea unui cadru care să determine formularea unei decizii. Cadrul este construit din iniţiativele decizionale. Iniţiativa decizională poate să aparţină instituţiei sau autorităţii publice care o emite, dar la fel de bine poate să aparţină şi altor actori.
Instituţia sau autoritatea administrativă emitentă este obligată să adopte decizia numai în cazul când iniţiativa adoptării aparţine unor instituţii faţă de care aceasta este subordonată.
În alte situaţii, iniţiativa adoptării deciziei de management public şi a celei administrative intervine dacă se constată existenţa unei nevoi sociale sesizată chiar de cetăţeni, pentru a cărei satisfacere este necesară doar o decizie de management public sau doar o decizie administrativă.
- Definirea obiectului decizional şi a modalităţilor de realizare a acestuia
Mai întâi, este necesar să se stabilească în mod precis nevoia socială care trebuie satisfăcută, modalităţile şi mijloacele necesare pentru satisfacerea acesteia. Prin urmare, este evidentă determinarea obiectivului de realizat, a scopului, a modalităţilor şi resurselor corespunzătoare. Pe parcursul procesului se va avea în vedere gradul de prioritate, adică urgenţa satisfacerii unei anumite nevoi sociale.
- Documentarea în vederea formulării deciziei
Adoptarea unei decizii de management public presupune un proces complex de culegere a unui volum mare de informaţii realiste. Cu cât acest proces este mai riguros şi mai detaliat, cu atât va creşte şi calitatea deciziei. Fundamentarea deciziei trebuie să se bazeze pe o amplă şi aprofundată documentare.
În cadrul documentării se urmăreşte obţinerea informaţiilor necesare şi suficiente despre contextul decizional, despre priorităţile decizionale, cauzele care le determină, domeniile conexe, etc. Dacă procesul de documentare oferă date incomplete sau, mai grav, inexacte, rezultatul va fi adoptarea unei decizii eronate, care nu va conduce evident la rezolvarea adecvată a problemei în cauză şi va determina diverse blocaje. Documentarea se realizează prin cercetarea unor lucrări ştiinţifice, statistici, rapoarte, procese-verbale, anchete, legislaţia existentă, etc.
- Selectarea şi analiza informaţiilor culese
După ce s-a încheiat procesul de culegere a informaţilor urmează două activităţi la fel de importante: selectarea doar a informaţiilor strict corelate cu obiectivul decizional şi analiza acestora. Acestea sunt necesare, deoarece nu toate informaţiilor obţinute prezintă aceeaşi însemnătate şi legătură cu obiectivul decizional. În această fază se folosesc metode şi tehnici complexe de prelucrare a datelor, de elaborare a variantelor decizionale.
- Conturarea şi analiza alternativelor decizionale
În această etapă sunt implicaţi, alături de decidenţi şi consultaţi, specialişti în domeniul în care se încadrează decizia de management public, cea administrativă, respectiv cea de politică publică. În funcţie de caracterul deciziei se utilizează şi diverse metode şi tehnici pentru formularea ideilor şi ulterior a variantelor decizionale.
Esenţială în această etapă este conturarea unor soluţii, variante clare bine, fundamentate pentru problema analizată. Aceste alternative trebuie să fie orientate asupra obiectivelor la realizarea cărora participă.
- Adoptarea deciziei
Cunoscut fiind obiectivul decizional, în continuare se trece la alegerea variantei care corespunde cel mai bine acestuia. Procesul este deosebit de complex şi presupune transmiterea propunerilor formulate - alternativelor decizionale – în timp util decidenţilor, pentru ca aceştia să le poată analiza şi să formuleze, fie alte variante, fie puncte de vedere pentru completarea variantelor rezultate în urma şedinţelor de dezbatere.
În cadrul deliberării, decidenţii îşi vor exprima opinia în legătură cu propunerile prezentate. Pe baza confruntării diferitelor opinii este identificată o variantă decizională considerată optimă. În final, este aleasă şi avizată o variantă care ulterior dobândeşte caracter obligatoriu pentru a fi implementată.
Deliberarea se finalizează cu adoptarea deciziei, moment deosebit de important, care reclamă mult spirit de răspundere din partea decidenţilor.
- Urmărirea aplicării şi respectării deciziei
Aceasta de face de către persoane specializate sau de reprezentanţii instituţiilor publice, care exercită funcţia de control în cadrul sistemului administraţiei de stat la nivel central şi local. Ele urmăresc în mod expres modul în care se derulează procesele de aplicare a conţinutului deciziei adoptate.
- Formularea concluziilor rezultate după aplicarea deciziei
În procesul implementării deciziilor este posibil să se constate că o decizie nu reuşeşte să ofere cea mai bună rezolvare a problemelor care au generat-o. În aceste situaţii se recurge frecvent la modificarea sau chiar la anularea deciziei printr-o altă decizie care să corespundă noilor condiţii. Situaţiile de acest fel atrag însă costuri suplimentare, blocaje pe care sectorul public le suportă foarte greu.
De asemenea, în procesul executării se poate constata că obiectivele deciziei administrative pot fi realizate cu alte resurse, uneori mai mici, sau mai mari decât cele estimate şi într-un interval de timp mai scurt sau mai lung. În această etapă sunt formulate şi concluzii care privesc procedura folosită pentru aplicarea deciziei administrative, cheltuielile implicate cu documentarea, cu pregătirea şi motivarea personalului.
Procesul strategic de fundamentare a deciziilor de management public şi a celor administrative este deosebit de complex şi de durată, necesitând o permanentă legătură cu realitatea socială, cu obiectivele economice, sociale şi politice ale societăţii în diferite perioade.
[1] Armenia Androniceanu, Noutăţi în managementul public, Editura Universitară, Bucureşti, 2005, pag. 155.