-
Cerinţe asupra deciziilor
Pentru ca deciziile de management să fie eficiente, conducerea unităţilor trebuie să aibă în vedere ca deciziile să răspundă la o serie de cerinţe. Cele mai importante sunt următoarele:
1) Decizia trebuie să fie fundamentata ştiinţific, respectiv trebuie
luata în concordanta cu cerinţele legilor economice obiective. Managerii sau decidenţii trebuie să fie buni cunoscători ai teoriei economice generale, ca şi teoriei şi practicii ştiinţifice. Sarcina conducătorului este aceea de a fi eficient, presupunând existenta unor temeinice cunoştinţe de specialitate, îmbinarea cu cunoştinţe din domeniul ştiinţei conducerii, înlăturarea subiectivismului, improvizaţiei, rutinei şi întâmplării. Inteligenta, imaginaţia şi cunoştinţele sunt resurse esenţiale, dar numai eficienta le transforma în rezultate. Prin ele insele, acestea stabilesc doar limite a ceea ce se poate atinge.
Elaborarea unor decizii corecte nu este posibila decât în condiţiile în care decidentul dispune de suficiente informaţii cu privire la problemele sau fenomenul în studiu.
2) Decizia trebuie luata de acel organism sau acea persoana de conducere care are drepturi legale şi atribuţii în acest sens. Fiecare lucrător intelectual poate fi un factor de decizie dacă prin poziţia şi cunoştinţele lui, este răspunzător de o contribuţie care afectează material capacitatea firmei agricole de a activa şi de a obţine rezultate. El trebuie sa-si asume responsabilitatea pentru contribuţia sa. Prin cunoştinţele lui, el poate fi considerat ca fiind mai bine dotat decât oricare altul pentru luarea deciziei corecte . El poate fi suprasolicitat, poate fi retrogradat sau concediat, dar atât timp cât deţine funcţia, toate scopurile şi standardele sunt atribuţiile lui. Calitatea de factor de decizie a operatorului nu depinde de faptul ca el conduce oamenii sau nu. Intr-o ferma specialistul în prospectarea pieţei poate avea un personal de doua sute de oameni, în timp ce omologul sau de la cel mai apropiat concurent este sigur, având doar un secretar. Aceasta nu înseamnă ca trebuie să fie mare diferenţa în contribuţia aşteptată de la cei doi. Bineînţeles ca cei doua sute de oameni pot munci mai mult decât unul singur, dar asta nu înseamnă şi ca ei produc şi contribuie mai mult. Folosirea unui număr mare de oameni la prospectarea pieţei poate îmbogăţi rezultatele cu acea creştere de perspicacitate, imaginaţie şi calitate care da firmei agricole potenţialul de evoluţie rapida şi succes. Munca intelectuala nu se defineşte prin cantitate şi nici prin cost, ci prin rezultatele sale.
3) Decizia trebuie să fie precisă, să nu permită interpretări diferite, şi ca atare să nu fie contradictorie. Coordonarea deciziilor sau integrarea lor în ansamblul deciziilor adoptate trebuie să se efectueze atât pe orizontala cat şi pe verticala. Pe orizontala cu deciziile luate de organele de conducere de la acelaşi nivel, iar pe verticala corelarea cu decizii luate la nivelurile superioare. Sunt situaţii când decidentul uita să coreleze deciziile luate de el cu lanţul de decizii luate anterior, sau cu alte decizii luate în acelaşi timp, pe alte probleme, ceea ce duce la confuzii şi acţiuni contadictorii care au efecte deosebit de negative asupra activităţii desfăşurate.
4) Decizia trebuie luata la timp. Factorii de decizie eficienţi ştiu ca timpul este factorul care impune limite oricărei activităţi. Luarea deciziilor în momentul oportun duce la punerea în valoare a tuturor posibilităţilor economice ale unităţii, a iniţiativele oamenilor, a rezolvării la timp a problemelor ce intervin.
5) Formularea deciziilor trebuie să se facă în mod corespunzător. Aceasta cerinţa rezulta din faptul ca deciziile se adresează diferitelor categorii socio-profesionale, şi nu trebuie, şă creeze confuzii, interpretări eronate, etc.
În funcţie de luarea deciziilor, conducerea în ansamblu poate fi ordonată în trei faze:
- faza predecizională;
- faza decizională;
- faza postdecizională.
-
Îmbunătăţirea procesului decizional
O primă modalitate de îmbunătăţire a procesului decizional este reprezentată de o mai strânsă colaborare între diferitele compartimente/persoane din cadrul unor instituţii, între instituţii sau autorităţi, în acelaşi domeniu sau în domenii diferite ale administraţiei publice pentru că deşi sunt semnate de unul sau mai mulţi manageri publici, deciziile de management sunt, de regulă, rezultatul activităţii mai multor persoane, fiecare având un rol bine determinat în procesul de culegere a informaţiilor, de analiză şi de fundamentare a variantelor decizionale, de alegere şi adoptare a deciziei, dar şi de implementare a acesteia.
Participarea mai multor persoane la procesul decizional constituie un factor de garanţie a viabilităţii manageriale a deciziei, simplificând în mod considerabil procesul de aplicare şi de urmărire a aplicării unei decizii de calitate.
În anumite împrejurări, necesitatea soluţionării urgente a unor probleme poate impune adoptarea deciziei de către o singură persoană, fără consultări. Asemenea situaţii ar trebui să aibă însă un caracter de excepţie, întrucât prin conţinutul ei decizia este un rezultat al colaborării mai multor persoane.
Întrucât de voinţa şi de capacitatea decizională a conducătorilor instituţiilor depinde calitatea deciziilor adoptate, trebuie ca persoanele cu drept de decizie să posede o logică desăvârşită, un puternic spirit de discernământ şi responsabilitate, o deplină şi exactă cunoaştere a realităţii sociale, a cerinţelor actuale şi de perspectivă.
Toate aceste calităţi trebuie să fie completate cu temeinice cunoştinţe în domeniile în care intervin deciziile de management public şi administrative. De aceea, din colectivele care adoptă deciziile administrative şi de management public la acest nivel este bine să facă parte şi specialişti, deoarece fără o pregătire de specialitate, cel puţin a unora dintre factorii de decizie, nu este exclusă posibilitatea ca deciziile adoptate să nu poată oferi cea mai adecvată rezolvare a problemei în cauză sau cel mai potrivit act normativ necesar completării cadrului legislativ existent şi funcţionării sistemului.
Persoanele cu drept de decizie, şi deţinătoare ale unor funcţii publice la nivelul mediu al administraţiei, cât şi cele fără drept de decizie trebuie să aibă, de asemenea, cunoştinţe corespunzătoare de specialitate şi o bună pregătire profesională, o temeinică şi exactă imagine asupra realităţilor sociale, a necesităţilor ce urmează a fi satisfăcute, precum şi a posibilităţilor materiale de satisfacere a acestora. Totodată se recomandă a avea mult realism şi un dezvoltat spirit de discernământ, obiectivitate şi corectitudine în alegerea modalităţilor de rezolvare a problemelor publice.
Îmbunătăţirea procesului de luare a deciziei la nivel politico-administrativ poate avea loc şi prin creşterea capacităţii celor aflaţi la interfaţa între nivelul administrativ şi cel politic, aşadar a celor care se ocupă de fundamentarea deciziilor, prin îmbunătăţirea pregătirii acestora în domenii precum colectarea datelor, metode de cercetare şi analiză, redactarea de politici publice şi capacitatea de a transpune politicile publice în acte normative.
Într-o bună măsură calitatea procesului decizional depinde de calitatea activităţilor desfăşurate de persoanele cu funcţii publice de pe nivelurile medii şi superioare ale aparatului administrativ, dar şi de calitatea pregătirii tuturor funcţionarilor publici antrenaţi în documentare, analiză, elaborarea variantelor decizionale şi/sau pentru fundamentarea deciziilor de management public sau a acelor administrative.
-
Implicarea cetăţenilor în deciziile privind politicile publice
Consider că o altă modalitate de îmbunătăţire a procesul decizional în administraţia publică este participarea cetăţenească. Eficienţa unei decizii de management public, dar şi a celor administrative depinde, în primul rând, de cunoaşterea cât mai completă şi mai exactă a cerinţelor sociale, a nevoilor populaţiei, a interesului public general.
În vederea realizării obiectivului fundamental al mangementului public, se impune ca, la adoptarea deciziilor să participe şi cetăţenii. Cetăţenii pot participa chiar la adoptarea deciziilor, atât prin prezenţa lor în structurile de conducere colective ale adminstraţiei de stat, cât şi prin sugestiile şi propunerile pe care le înaintează instituţiilor şi autorităţilor administrative în vederea adoptării unor decizii sau pentru îmbunătăţirea celor în curs de adoptare sau executate deja.
Participarea cetăţenilor la adoptarea deciziilor, fie în mod individual, fie într-un cadru instituţionalizat, organizat, constituie o dovadă reală a dezvoltării continue a unui stat democratic, orientat spre cunoaşterea şi rezolvarea problemelor de stat şi sociale, politice şi economice ale societăţii.[1] În acest proces sunt atrase şi organizaţiile nestatale, neguvernamentale. În general, în România rolul lor se reduce la implicarea în rezolvarea unor probleme sociale prin furnizarea unor servicii publice sub forma asistenţei sociale, consultanţei de specialitate, etc.
Însă implicarea cetăţenilor nu este un lucru uşor de realizat. Furnizarea de informaţii cetăţenilor şi ascultarea ideilor acestora necesită timp şi resurse. Schimbul de idei nu înseamnă că totul va merge bine în mod automat. Dar numai în aşa fel poate fi consolidat un parteneriat viabil între comunitate şi autoritatea locală şi eficientizat procesul decizional.
Participarea cetăţenească conferă mai multe avantaje dezvoltării comunitare, cele mai importante fiind următoarele: promovarea democraţiei, promovarea unei guvernări transparente şi integrate şi promovarea educaţiei sociale.
Pentru sporirea nivelului de participare a populaţiei la procesul decizional se impun următoarele măsuri[2]:
− asigurarea unei conlucrări mai bune între administraţia publică locală şi populaţie, inclusiv prin sporirea atenţiei autorităţilor publice faţă de iniţiativele cetăţenilor;
− elaborarea şi aplicarea unui regulament care ar stabili modul de examinare şi implementare a propunerilor făcute de populaţie, ar asigura monitorizarea realizării acestor propuneri şi informarea publicului despre rezultatele acestui proces;
− familiarizarea publicului cu tehnicile/formele de participare la procesul decizional prin intermediul trainingurilor şi seminarelor despre aspectele democraţiei participative organizate de comun cu ONG specializate;
− diversificarea formelor de implicare a cetăţenilor la procesul decizional, prin utilizarea largă a fişelor de participare a cetăţenilor;
− testarea opiniei publice referitor la posibilităţile de soluţionare a problemelor locale, identificarea direcţiilor prioritare şi modului de realizare a acestora;
− crearea în localităţi a grupurilor de iniţiativă, formate din lideri de opinie, persoane notorii (oameni de afaceri, profesori, etc) în vederea organizării şi atragerii populaţiei în activităţi comunitare;
− monitorizarea activităţilor comunitare din partea grupurilor de iniţiativă şi a populaţiei, informarea populaţiei privind rezultatele acestui proces,
-
Informatizarea procesului decizional
Pentru îmbunătăţirea procesului decizional este necesară informatizarea acestuia. Larga proliferare a informaticii, revoluţia informaţională actuală îşi propun o puternică amprentă şi asupra proceselor decizionale. S-a conturat deja, în special în ţările dezvoltate, o informatizare a proceselor decizionale, ce constă în utilizarea pe scară largă a computerelor în toate fazele acestora, apelând la programe specializate de natură să amplifice substanţial viteza şi eficacitatea decizională.
Informatizarea decizională este probabil tendinţa cea mai vizibilă, managerii profesionişti actuali având pe biroul lor un computer pe care-l utilizează cotidian pentru a obţine informaţiile necesare fundamentării anumitor decizii, pentru a contura şi compara variante decizionale, ca şi în controlul şi evaluarea deciziilor precendente.
Principalele variabile care determină informatizarea decizională sunt:
- posedarea de către managerii publici a cunoştinţelor şi abilităţilor necesare utilizării eficace a computerelor;
- dotarea cvasitotalităţii instituţiilor publice cu calculatoare performante;
- posedarea de către instituţiile publice de bănci de informaţii cuprinzătoare al căror conţinut este indispensabil luării deciziilor şi evaluării efectelor implementării lor;
- realizarea de numeroase programe informatice de uz general sau profilate decizional, deosebit de utile managerilor publici în conceperea şi aplicarea deciziilor;
- constituirea şi utilizarea de sisteme informaţionale gigant, de magistrale informaţionale care oferă rapid şi ieftin informaţii de care managerii publici au absolută nevoie în procese decizionale.
- conturarea treptată în cadrul instituţiilor publice a unei culturi organizaţionale, cu o pronunţată dimensiune informatică, ce influenţează pozitiv, pe multiple căi, informatizarea deciziei;
- demonstrarea de către practică şi performanţele instituţiilor publice a aportului major pe care informatizarea îl aduce în planul modernizării proceselor decizionale.
Informatizarea decizională generează multiple avantaje specifice în cadrul organizaţiei publice[3]:
- creşterea gradului de fundamentare, de raţionalitate a deciziilor, a utilizării unui volum mult mai mare de informaţii prelucrate cu proceduri şi modele sofisticate;
- accelerarea adoptării deciziilor, oferind şanse superioare de încadrare în perioada decizională optimă;
- facilitatea şi creşterea preciziei în evaluări de către managerii publici a efectelor deciziilor;
- degrevarea parţială a manageriilor publici de efectuare a unor sarcini de rutină referitoare în special la culegerea, prelucrarea şi verificarea informaţiilor, ceea ce le crează posibilitatea concentrării asupra componentelor majore ale activităţii lor.
[1]Transparency International, Participarea societăţii civile la procesul decizional de nivel local
[3] Ovidiu Nicolescu (coordonator), Sistemul decizional al organizaţiei, Editura Economică, Bucureşti, 1998, pag. 148.