Teoria birocraţiei e considerată drept cea mai mare intenţie de a da sens rolului instituţionalizării în societatea modernă. Raţiunea arborată de Revoluţia franceză în schemele weberiene a căpătat caracter de tendinţă generală a modernităţii: raţionalizarea producţiei, raţionalizarea politicii, raţionalizarea administrării. în acest sens cunoscutul savant german Max Weber (1864-1920) a pus cel mai mare preţ pe birocratizare. Ideea în cauză a constituit laitmotivul tratatului său fundamental "Economia şi societatea" publicat postum în 1922.
Birocratizarea (Weber o concepe ca ierarhizarea strictă şi delimitarea clară a obligaţiunilor şi responsabilităţilor) apare în teoria examinată ca instituţia centrală în procesul de implementare a calculelor şi a previziunii şi, prin urmare, de excludere a iraţionalului, a spontaneităţii şi a imprevizibilului. Termenul "birocraţie" a apărut în sec. al XVIII-lea. La origine el avea o semnificaţie peiorativă: influenţa excesivă, abuzivă a birourilor administrative asupra cursului firesc al lucrurilor. Acest termen a fost folosit pentru prima dată în 1745 de economistul V. de Gournay. K. Marx considera birocraţia drept mijloc utilizat de stat pentru oprimarea omului (Războiul civil în Franţa). Lenin a pledat pentru un socialism fără birocraţie (Statul şi revoluţia).
Weber, remarcă analistul Julien Freund, s-a detaşat de interpretările enumerate şi a relevat importanţa birocraţiei în procesul de instituţionalizare (Freund, 1990: 203). Birocraţia, după Weber, e un "tip ideal", un important instrument metodologic "care ne este util pentru a avea un cadru de gîndire omogen apropiat realităţii" (Weber, 1995: 73, 79). Weber considera birocraţia "un tip mai curat de dominaţie legal- raţională" cărei îi revine controlul ierarhic, determinarea sectoarelor de muncă şi a responsabilităţilor. Birocraţia, în viziunea savantului, se mai caracterizează prin următoarele trăsături:
- ea este constituită din persoane libere, angajate contra unor taxe
- în funcţie de misiunile ce le revin;
- la baza ei se află ierarhizarea strictă;
- birocraţia activează în conformitate cu legităţile competitivităţii riguroase;
- angaj area personalului diriguitor este efectuată în baza calificării profesionale confirmate;
- misiunea de administrare e exercitată ca profesie unică sau ca profesie principală;
- mediul administrativ este separat distinct de cel al personalului (Weber, 1995:215).
Instituţionalizarea în schemele teoretice weberiene deci e concepută drept o ierarhizare strictă a puterii administrative, drept o delimitare riguroasă a misiunilor şi responsabilităţilor de sus în jos. Structuralizarea internă a întreprinderilor şi separarea eşalonului conducător de cel executiv au imprimat acestora dimensiuni noi, ele substituind starea amorfă de altă dată prin stricteţea gestionării. Construcţiile lui Weber au sugerat semnificaţiile comunicării în cazul instituţionalizării, deşi procesul comunicaţional a fost conceput doar ca informare operativă şi formală, ierarhic unidirecţională (Freund, 1990: 93,168,215).